En los procesos de incoación desde las bandejas de presentaciones presenciales (no presentadas a través de formulario electrónico específico), cuando clasifiquemos los documentos, debemos prestar atención a aquellos documentos de SOLICITUD INICIAL (código PITU 0001), ya que muchas de estas solicitudes han podido ser realizadas a través del sistema de Formularios Asistidos.

¿Cómo detecto al incoar una solicitud presencial que se trata de una solicitud realizada por el sistema de Formularios Asistidos?

Cuando lleguemos al proceso de Clasificación de documentos en la bandeja de incoación y abramos el documento para ver su contenido y poder clasificarlo debemos fijarnos que en su parte superior izquierda tengamos un código de barras con un número de referencia. Puede que el escaneo no tenga la suficiente calidad para poder leer el código de barras o ver con nitidez los número de referencia por ello ese mismo número lo tenemos reproducido en la parte superior derecha.

En este ejemplo podemos ver que la referencia es 00110020230829003768. De donde:

00 1100 2023 08 29 003768

– 00 Subfijo de procedencia
– 1100 número de procedimiento
– 2023 Año de cuando se generó
– 08 Mes de cuando se generó (Agosto)
– 29 Día en que se generó.
– 003768 número correlativo de formularios realizados de ese mismo procedimiento.

¿Qué hago al incoar el asiento desde la bandeja con esa referencia?

Una vez clasificados los documentos y sabiendo que se trata de una solicitud realizada a través de un formulario asistido, debemos copia con el ratón esta referencia, teniendo el documento de solicitud abierto en la otra pantalla de apoyo.

Cuando le demos a incoar, y se trata de una solicitud no tramitada a través del formulario específico, el sistema nos pide que ASIGNEMOS una Referencia, o que la CREEMOS.

Habitualmente la creamos sin habernos fijado de si se trata de una solicitud realizada a través del formulario Asistido, por lo que nos vemos forzados a introducir en la pantalla de incoación todos los datos que contiene la solicitud, pero si sabemos que se trata de una solicitud realizada con formulario asistido, si introducimos en la pantalla la referencia y le damos a asignar, nos transportará los datos de esa solicitud a la pantalla de incoación sin necesidad de trascribir los datos de la solicitud a la pantalla.

De tener un lector de código de barras podremos utilizarlo para leer el código de barras del documento en la pantalla auxiliar para evitar introducirlo y poder equivocarnos al introducirlo.

De meterlo equivocadamente el sistema nos dirá que esa referencia no existe para ese procedimiento.