PILAR – REGISTRO – Cómo utilizar las Bandejas 3331 y 3357 del Registro.

     A menudo cuando incoamos desde la bandeja de nuestro procedimiento nos encontramos con apuntes de registro que:

  • Aun siendo de nuestro procedimiento, vienen incompletos, solo aparece el justificante de registro, sin ningún otro documento.
  • Está clasificado en nuestra bandeja pero lo que solicita es de otro procedimiento del Imas.
  • Está clasificado en nuestra bandeja pero lo que solicita es para el Imas pero para ningún procedimiento en concreto.
  • Esta clasificado en nuestra bandeja pero lo que solicita no corresponde al Imas.
  • Está en nuestra bandeja, pero la documentación que aparece es ilegible y no sabemos ni lo que solicita o pide.

Dependiendo del caso actuaremos de una y otra forma según corresponda. Para ello seguiremos el siguiente diagrama que nos aclara como actuar con las bandejas de triaje o de procedimientos no contemplados en PAECARM.

20200805 PILAR Reparto 3357_3331

Entrada de Documentación. (Registros Generales)

Registro electrónico. En este registro se registran todas las solicitudes y actos en trámite realizados de modo electrónico no presencial. Desde aquí nos pueden llegar desde Formularios Específicos del procedimiento concreto (99.5% de acierto), o a través de formularios electrónicos Genéricos donde el usuario indica el procedimiento al que se dirige (68.3% de acierto). Aquí ante la duda o claridad de lo solicitado el usuario elije el procedimiento 1609 de un departamento concreto como cajón de sastre. Desemboca en SANDRA EVENTOS.

Interoperabilidad de Registros. En este grupo entran los programas de intercambio registral electrónico como ORVE, SIR o REUS. Los documentos han sido presentados de modo presencial o electrónico en otras sedes o puntos de registro (no ventanillas únicas) no pertenecientes al Servicio de Atención al Ciudadano (SAC) de la CARM. Aquí requiere de una clasificación por parte del ciudadano si lo entrega electrónicamente o parte del personal del registro (no personal del SAC) que los recoge presencialmente, los escanea y los envía (75% de acierto). Aquí ante la duda o claridad de lo solicitado, el operador del registro elije el procedimiento 1609 de un departamento concreto como cajón de sastre. El uso de ORVE o SIR según el ayuntamiento depende de que haya suscrito el convenio de SIR o ORVE según el caso. Desemboca en SANDRA EVENTOS.

Registro presencial en la CARM.  Lo forman la red de Registros y Ventanillas Únicas de la CARM, dirigidos y coordinados por el SAC. Aquí se recogen los documentos en modo papel, son escaneado y registrados adjuntando los archivos electrónicos escaneados y firmandos al apunte de registro, y devolviendole la copia en papel al ciudadano. Aquí requiere de que los funcionarios habilitados del registro clasifiquen adecuadamente la petición del ciudadano. Recordemos la obligación de registrar todo lo presentando por el ciudadano con independencia de que esté claro lo que solicita, de que exista un procedimiento creado para tal fin, o de que la documentación sea suficiente o apropiada. A este último respecto solo puede hacer un reparo, pero jamás dejar de registrarla. Aquí, es donde ante la duda de los solicitado el Registro lo clasifica como 3357 de un departamento o entidad determinada. El porcentaje de acierto es del 82,5%. Desemboca en SANDRA EVENTOS.

 

Registro de Incoación. (Bandejas de procedimientos)

Bandejas de Incoación.

     Es un sistema de recogida de los asientos registrales entrantes por SANDRA EVENTOS, es decir que han entrado por cualquiera de las tres formas arriba explicadas. El porcentaje de acierto en cada asiento depende de la forma elegida en la presentación. Nuestros proyecto PILAR (Puntos de Incoación Local y de Acceso Remoto) desarrollado bajo el macroproyecto PAECARM recoge estos asientos y sus archivos anexos de SANDRA EVENTOS. Para saber más como manejar la bandeja de incoación puede ver Bandeja de Incoación.

 Por lo que al revisarlos para clasificar los documentos aportados nos podemos encontrar, diversos errores de clasificación o de calidad del asiento que nos obliga a actuar de un modo u otro, reclasificando (reasignando) este asiento registral en nuestra bandeja, a la bandeja de otro procedimiento, o de los procedimiento 3331 o 3357 según corresponda. Veamos cada caso:

  1. NO ES DE ESTE PROCEDIMIENTO, es de otro procedimiento del Imas. En este caso, debemos reasignarlo al procedimiento y departamento concreto de la lista de procedimientos del Imas.
  2. NO ES DE ESTE PROCEDIMIENTO, es de otro procedimiento de otro organismo de la CARM. En este caso, debemos reasignarlo al procedimiento 3331 del Departamento de Prevención de Riesgos, Registro e Información.
  3. NO ES DE ESTE PROCEDIMIENTO, es para el IMAS pero no existe un procedimiento PAECARM para él. En este caso, debemos reasignarlo al procedimiento 3357 y departamento concreto del Imas, en caso de que no exista departamento concreto debe hacerlo a nivel Dirección General.
  4. NO SÉ QUE ES. La documentación no tiene sentido, es ilegible, o no sé que es exactamente lo que pide, debemos reasignarlo al procedimiento 3331 del Departamento de Prevención de Riesgos, Registro e Información.
  5. ES DE MI PROCEDIMIENTO, pero con la documentación que llega es imposible incoar. En algunos casos solo nos llega el justificante de entrada al registro, sin documento anexos ninguno. Esto sucede porque determinados puntos registrales no tienen escaner o personal que digitalice los documentos (Ayuntamiento de Mazarrón o Yecla), o por contra, digitalizan pero no tienen interconectado su registro por SIR (Ayuntamiento de Murcia).  En este caso debemos mantener el asiento registral durante un mes en espera de que llegue la documentación en papel. De pasar el mes y no haber llegado esta documentación deberíamos reasignar el asiento al procedimiento 3331 del Departamento de Prevención de Riesgos, Registro e Información.

 

Bandeja 3357.

Finalidad. Recoge todas aquellas solicitudes y actos en trámite que no tienen un procedimiento concreto de PAECARM, peticiones de locales, invitaciones a la asistencia, solicitudes de información personalizada, etc…

     Existe una por cada departamento de la Secretaría General, y una única en las direcciones generales de Personas Mayores, Personas con Discapacidad y Pensiones, Valoraciones y Programas de Inclusión.

      A esta bandeja llegan de SANDRA EVENTOS todos los procedimientos clasificados como 1609 o desde modo presencial y por personal habilitado del registro, los clasificados como 3357. También llegan todos los otros asientos registrales de otros procedimientos que han sido reasignados a esta bandeja.

Bandeja 3331.

    Finalidad. recoger todos aquellos asientos registrales que no pueden ser incoados por diversas circunstancias.

     Existe una única en Secretaría y e cada una de las direcciones generales de Personas Mayores, Personas con Discapacidad y Pensiones, Valoraciones y Programas de Inclusión.

      A esta bandeja llegan reasignados desde otras bandejas.

(descarga aquí el esquema en pdf)

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