Cualquiera de nosotros por nuestra profesión y actividad que realizados en el área social, podemos formar parte de un comisión técnica, o órgano colegiado, vinculante o no vinculante en sus decisiones, en la gestión de cualquier o varios procedimientos informatizados.

Al tenerlo informatizado es conveniente que toda la gestión se realice bajo el entorno electrónico definido, y el desarrollo del acta, los puntos tratados o la valoración de expedientes, no sean un proceso manual externo a la plataforma electrónica en la que trabajamos.

Conforme somos incluidos, nombrados o designados como miembros de una comisión técnica o de un órgano colegiado, el sistema nos irá autorizando a determinadas gestiones en relación a nuestro perfil en dicha comisión (como técnico, como miembro, como vocal, como asesor, como presidente, como secretarios…).

El Secretario o Presidente en los Órgano Colegiados, o el Gestor encargado en las Comisiones Técnicas, será el encargado de abrir actas, establecer las ordenes del día, preparar las convocatorias, rellenar el acta y su envío a la firma.

El resto de componentes podrán ver los expedientes y temas a tratar de modo directo, y solo en aquellas actas que figuren como miembros, se haya o no se haya realizado la sesión.

Como ejemplo, los miembros de las ECAS del proyecto HELEN, pueden entrar a través de este sistema y comprobar los actas en los que se encuentran como miembros, y ver la documentación necesaria de los temas a tratar.

Para ver en que actas participamos, el orden del día y lo expedientes que trataremos o que hemos tratado, acudiremos a OAS a nuestro menú personal UTILUSU, donde podemos cambiar nuestros datos (perfil), clave y otras actuaciones personales.

Una vez entremos en la Gestión de Actas en las que participo, el sistema nos mostrará todas aquellas Actas en las que me encuentro como miembro, con independencia de si soy Presidente, Secretario, vocal o simple miembro o asesor.

BLOQUE A.

En bloque A, nos mostrará en todas aquellas actas en las que me encuentro como miembro, que en ese momento abiertas en realización, ya que de querer ver las ya concluidas o cerradas, pulsaremos el check de cerradas en el margen superior izquierdo.

Este bloque tendrá una fila por cada acta concreta y al situarnos sobre ella, en el bloque B, se nos desplegarán los datos correspondientes a este ACTA. Los datos que nos muestra este bloque de cada ACTA son:

1. Año y número del acta.

2. Nombre del órgano colegiado o comisión de la que formamos parte.

3. Fecha y hora que se realizará la reunión convocada.

4. Estado del Acta. Encontraremos las posibilidades de: en Preparación, en curso, cerrada o concluida.

5. Fecha que finalmente se realizó la reunión y de cierre de acta.

6. Lugar donde se realizó, en caso que haya sido telemática será por VIDECONFERENCIA.

7. Baremo utilizado. En caso de comisiones técnicas de valoración de candidatos, nos indicará el tipo de baremo que se ha utilizado.

BLOQUE B.

En este bloque nos desplegará unos datos u otros dependiendo del Acta en que nos hayamos situado en el bloque A.

8. Expedientes. Expedientes que será revisados o valorados el día de la reunión.

9. Ficha del Expedientes. Pulsando este botón «F» el sistema nos llevará a la ficha de datos del expediente, para que consultemos cuanto creamos.

10. Documentos del Expedientes. Pulsando este botón «R» el sistema nos llevará a los documentos del expediente, para que consultemos cuanto creamos.

11. Cargar Asistentes. Pulsando este (botón solo para los gestores del acta) cargará en este acta los miembros definidos que forman parte del órgano colegiado, para que el día de la realización, se marquen aquello que acuden a la convocatoria de los que no. Esto permitirá comprobar la existencia de cuorum suficiente, y saber a que miembros se les enviará el acta a la firma.

12. Identificación profesional. Nos permitirá ver el login, usuario con el que se accede al sistema.

13. Asistencia. Check que nos indicará que el miembro de dicha comisión ha asistido a la convocatorio o no.

14. Nombre. Nombre y apellidos del miembro que forma parte de la comisión u órgano colegiado.

15. Cargo. Cargo que desempeña en la comisión.

16. Titular. Nos indica si es el titular de dicho cargo o por el contrario un suplente.