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ROSA es nuestro Registro Obligatorio previo al Sistemas de Archivos. Para disponer de un Expediente Electrónico es necesario disponer de un indice de archivos electrónicos que conforman un expediente.
Desde ROSA, nos mostrará todos los archivos relacionados con el expediente concreto con el que trabajamos. Todos estos archivos se encuentran almacenados en nuestros sistemas de archivo documental DOCUWARE y en futuro en el proyecto SANDRA del PAECARM.
Desde ROSA podremos obtener los documentos aportados por el usuario, los emitidos por el Imas o los obtenidos por interoperabilidad que estén relacionados con el expediente que se trata, del procedimiento en que estemos (Dependencia, PNC, TERE, Contratación, ICC, Personal o cualquier otro aplicativo informático).
Desde ROSA podremos adjuntar documentos electrónicos al Expediente.
- DNI E INTERESADO. DNI y nombre del interesado sobre el visualizamos los documentos.
- EXPEDIENTE. Documentos del expediente en concreto que visualizamos documentos.
- Filtro de búsqueda por NUMERO DE REGISTRO. Busca el número del registro de rosa entre todos los documentos.
- Botón de BUSCAR. realizar una búsqueda entre todos los documentos del visor seleccionando solo aquellos que cumplen con los criterios del filtrado.
- Filtro de búsqueda LOGIN EMISOR. Nos permite filtrar todos los documentos del visor por: que han sido generados o subidos por un determinado emisor.
- Filtro de búsqueda por TIPO DE DOCUMENTO.- Busca entre todos los documentos del visor los que son de un determinado tipo.
- Botón (+) Filtros. Abre la lineas de filtros para establecer más filtros de búsqueda sobre el visor. (mas información abajo).
- MARCA DE SELECCIONADO. Marca o click por el que seleccionamos un documento concreto o varios.
- FECHA. Fecha de registro de documento en Rosa.
- TIPO DE DOCUMENTO. Tipo de documento posibles definidos para este procedimiento.
- DESCRIPCIÓN. Descripción del fichero adjuntando.
- EXPEDIENTE.- Numeración del expediente sea del procedimiento administrativo que sea del Imas. En el caso de varios expedientes den el VISOR (numpad) nos indicará que documento pertenece a cada caso.
- DNI INTERESADO O CIF ENTIDAD. Nos muestra el DNI o CIF del solicitante o interesado en el expediente del documento que nos muestra el visor.
- NUMERO DE REGISTRO. Número de Registro Electrónico de Documento.
- PROCEDIMIENTO. Nos indica el código y descripción del procedimiento al que pertenece el documento seleccionado.
- UNIDAD TRAMITADORA. Nos indica la unidad tramitadora del expediente.
- DNI INTERESADO O CIF ENTIDAD. Nos muestra el DNI o CIF del solicitante o interesado en el expediente del documento que nos muestra el visor.
- EMISOR DEL DOCUMENTO. Persona que adjunta el documento.
- Botón de seleccionar/deseleccionar todo. Mediante este botón marcamos todos los documentos que tenemos a la vista, o de estar marcados los deselecciona.
- Botón de Descarga de Documentos. Botón por el cual descarga en su carpeta «Descargas (Download)» todos los documentos seleccionados. Junto a este botón existe otro pequeño (C) que nos permite seleccionar la carpeta donde deseamos bajar los documentos. Mas detalle abajo.
- Botón de Imprimir Documentos. Botón por el cual manda a imprimir a la impreso todos los documentos seleccionados. Nos permite seleccionar un número de copias antes de enviar el documento a imprimir.
- Botón ADJUNTAR DOCUMENTO. Botón para adjuntar documentos (explicado más abajo).
- Botón VER DOCUMENTO. Permite visualizar el documento seleccionado.
- Botón IMPRIMIR JUSTIFICANTE. Genera el justificante de entrada del documento con los metadatos mínimos del documento seleccionado.
- Botón REFRESCAR. Permite incorporar al visor nuevos documentos que se hayan subido en el mismo momento de la consulta.
- Botón METADATOS. Permite visualizar los metadatos . Mas abajo se ofrece mayor detalle.
- Botón ENTREGAR DOCUMENTACIÓN. Permite entregar notificaciones al interesado en modo presencial.
- Botón COMPARTIR DOCUMENTOS. Permite compartir un documento de un expediente determinado con otro expediente del mismo interesado .(pulse este enlace para más detalle).
- Botón CREAR TAREAS. Crea una tarea para enviarla a una bandeja de tarea (BELEN). Mas detalle abajo.
- Botón de ANULAR.– Esta opción podrá anular un registro subido por error. Esto requiere que el usuario que anule sea el mismo que subió el documento. Para ello desde ROSA situase encima el documento y pulse el botón anular.
(más información de como anular un documento pulse aquí). - Botón de NOTIFICAR.– Esta opción solo estará disponible para el personal del Imas, que permite reenviar un documento con una aclaraciones a otro gestor de su misma o distinta sección. (abajo encontrará más detalle).
- SALIR. Sale de ROSA.
7 Botón (+) FILTROS.
Establece más filtros para buscar documentos sobre el visor:
- Filtro de búsqueda por DESCRIPCIÓN. Busca los documentos que tienen la misma descripción.
- Filtro de búsqueda entre FECHAS. Busca los documentos que tienen como fecha de emisión los emitidos entre las fechas de búsquedas.
- Filtro de búsqueda entre HORAS. Busca los documentos que tienen como hora de emisión los emitidos entre las horas deseada de búsquedas.
- Filtro de búsqueda entre PROCEDIMIENTO. Busca los documentos del visor que pertenecen a un determinado procedimiento.
- Filtro de búsqueda UNIDADES TRAMITADORA. Busca los documentos que tienen como Unidad Tramitadora la buscada.
- Botón CONTAR. nos indica el número de documentos del visor que cumplen con las condiciones de búsqueda que hemos determinado.
- Botón ORDENAR. nos permite ordenar por uno o varios campos del visor y de modo ascendente o descendente los documentos seleccionados. (Más información de como manejar ordenar pincha aquí).
20 Botón DESCARGAR DOCUMENTOS.
Esta opción descarga el fichero electrónico en la carpeta deseada. De no indicar una concreta mediante la opción (C) lo hará el directorio por defecto. De pulsar el botón de carpeta de destino, el formulario nos mostrará:
- USUARIO. Nos muestra el login y nombre del usuario que está operando.
- RUTA DE DESCARGA. Nos muestra la ruta de descarga que tiene seleccionada.
- Botón CAMBIAR RUTA. Permite buscar una nueva carpeta donde realizar la descarga.
- Botón RESTABLECER RUTA POR DEFECTO. vuelve a dejar la ruta de descarga por defecto sustituyendo la elegida para descarga.
- SALIR. abandona este formulario.
22 Botón ADJUNTAR DOCUMENTOS.
Mediante este botón nos permitirá adjuntar documentos a este expediente. Para ello seguiremos los siguientes pasos:
- APLICACIÓN INFORMÁTICA. aplicación informática que ejecuta el programa de ROSA. No es elegible, la asigna el programa de modo automático.
- TIPO DE DOCUMENTO.- listado de posibles documentos definidos para ese procedimiento que se puede adjuntar.
- PROCEDIMIENTO.- Procedimiento del Imas. Puede ser elegible según el caso. Ejmplo: Solicitud de Grado, Entrega de Participación, Tarjeta de Estacionamiento, Valoración de Grado, etc… Generalmente viene asignado.
- UNIDAD TRAMITADORA.- Unidad tramitadora del expediente: Pensiones, Personas con Discapacidad, Personas Mayores o Secretaría. Puede ser elegible, pero generalmente viene asignado.
- EXPEDIENTE.– Expediente al que se asigna el documento. Dependiendo del procedimiento. Puede ser elegible según el caso. Generalmente viene asignado.
- DNI INTERESADO.– DNI o CIF del interesado. Puede ser elegible aunque generalmente viene asignado.
- DESCRIPCIÓN. Detalle de que trata del documento.
- Botón de CONTINUAR. Pasa al siguiente paso para adjuntar el fichero buscándolo en el directorio de carpetas.
Una vez hemos seleccionado el fichero el sistema nos responderá con otra pantalla que no indicará:
De donde pulsaremos el botón (2) VISUALIZAR, nos permite ver antes el fichero que vamos a enviar a ROSA, de ser el deseado pulsaremos el botón (3) de ENVIAR, lo que enviará a ROSA en documento seleccionado. Si al visualizar el documento seleccionado comprobamos que no es el apropiado, pulsaremos el botón (4) CANCELAR, que nos devolverá de nuevo a la pantalla de seleccionar de nuevo el documento con el botón (1) de CONTINUAR, repitiendo de nuevo los pasos anteriores.
- AUTOFIRMA O PORTAFIRMAS, según se trate de personal propio de la CARM o externo, permite firmar el fichero si esté no se encuentra firmado.
- SALIR. Sale de la pantalla de adjuntar.
20 Botón VER DOCUMENTO.
Mediante este botón nos permitirá recuperar el documento almacenado en DOCUWARE-SANDRA según corresponda.
21 Botón IMPRIMIR JUSTIFICANTE.
Mediante este botón nos permitirá obtener justificante de el adjunto de dicho documento, con la fecha de registro de entrada y metadatos más significativos.
23 Botón Ver METADATOS.
Mediante este botón podemos ver los METADATOS asociados al documento.
27 Entrega de Documentación al interesado.
Mediante esta opción, (hay que tener permisos concretos), se pueden seleccionar un documento de Notificación que haya sido confeccionado para el usuario. Los requisitos es que el documento ha entregar ya haya sido notificado previamente en SEDE ELECTRÓNICA (recuerde que todos los documentos dirigidos al usuario, haya o no seleccionado medios electrónicos suben obligatoriamente a SEDE). Mediante esta opción usted conseguirá imprimir la Notificación y todos los documentos adjuntos que llevaba está para ser entregada de modo presencial al interesado. Al pulsar este botón, nos aparecerá la siguiente pantalla:
- EXPEDIENTE. Indica en el expediente en concreto del interesado en que está.
- NUMERO REGISTRO ROSA. Número del registro del documento en ROSA.
- FECHA. Fecha en la que fue confeccionada la Notificación.
- TIPO DE DOCUMENTOS. Tipo del Documento (Notificación Resolución, notificación petición de documentos, notificación subsanación, etc..).
- DOC. Número de documentos que acompañan a la notificación y que saldrán por la impresora para entregar al interesado (excluido el justificante de entrega).
- DATOS DE REGISTRO: Año, numero y fecha del registro de Salida del Imas y de la CARM..
- Botón HISTÓRICO: muestra el usuario y las fechas en que ha hecho entrega de esta misma documentación. (El interesado puede ir a recogerla varias veces en caso de perdida pero los plazos de entrega correrán desde la primera vez que se le entregó).
- Botón IMPRIMIR. Envía a la impresora el oficio de Notificación y los documentos que le acompañan.
- Botón SALIR. Abandona la pantalla de entrega de documentos.
Mas información sobre este tema en…
29 Botón CREAR TAREA.
Mediante esta opción, (solo disponible al personal del Imas), se envía un documento concreto del visor, como una tarea al proyecto BELEN (Bandejas ELectrónica de Entrada de Notificaciones). Así pues, un documento concreto que tenemos en nuestro visor lo podemos enviar a la bandeja de tareas de un usuario o Centro de Servicios Sociales concreto. Veamos el formulario:
- CON DOCUMENTO. Indica que esta tarea que vamos a depositar en la bandeja irá con el documento seleccionado anexado, por lo que lo podrá visualizar desde su bandeja.
- NUMERO REGISTRO ROSA: indica el número de registro del documento en ROSA.
- TAREA. Lleva por defecto la descripción del propio documento aunque podemos escribir lo que deseemos «la resolución que esperabas», «para que pidas documentos», etc..
- BANDEJA. Bandeja donde depositaremos la tarea, estas bandejas de trabajos depende del aplicativo informático en que se está, y en la bandejas a las que tiene permiso el destinatario.
- DESTINATARIO. Elegiremos al Técnico o compañero que queremos asignarle la tarea.
- DOCUMENTO DE RESPUESTA. Si con el envío de la tarea, requerimos de él un documento de contestación, elegiremos con qué documento nos tiene que contestar. Pongamos un ejemplo:
Tengo un documento que es una petición de informe social de un ciudadano de PNC, o AIPD, o AEPM, crearía una tarea en la bandeja SUSI_RESPUESTAS, asignada a un centro de Servicios Sociales (el que le corresponde al ciudadano) donde debe contestarme con un informe social, por lo que el documento que elegiré será «INFORME SOCIAL O NOTA INFORMATIVA«. - CENTRO DE SERVICIO SOCIALES: si queremos que esta tarea vaya con destino a un Centro de Servicio Sociales (bandejas SUSI) y no a la bandeja de trabajo de cualquier proceso del Imas.
- Botón NUEVA TAREA: crea la tarea que previamente hemos indicado en los valores anteriores.
- Botón SALIR. Abandonamos el formulario sin crear una tarea.
Para saber más sobre BELEN, (pulse aquí).
31 Botón NOTIFICAR.
Esta opción solo está disponible para personal propio del Imas. Para llegar hasta aquí usted estará situada en la pantalla ROSA de documentos de un expediente, y habrá pulsado el botón 17 de envío. Una vez pulsada esta opción ROSA nos mostrará la siguiente pantalla:
- USUARIO. Si hemos seleccionado esta opción nos solicita el login del usuario del Imas o procederemos a buscarlo por el nombre y apellidos con el botón de ayuda del final de la línea.
- CENTRO/ORGANICA. Si hemos elegido esta opción nos permitirá buscar por la estructura del Imas, la lista o listas de correo que dicho departamento tiene asignada. Para ver la listas existentes y la administración de listas de correo pulse el siguiente enlace.
- EMAIL. Nos mostrará el Email seleccionado, bien del usuario o de la lista de correo asignado a la estructura.
- ASUNTO. Confeccionará un texto de asunto fijo con «Tramitar el expediente..», detalle del expediente y nombre del interesado. Este texto puede ser modificado.
- CUERPO DE EMAIL. Monta un texto fijo con todos los datos importante de referencia del expediente, del procedimiento asignado y tipo de documento enviado, así como cuantas referencias son necesarias para su gestión.
- ACLARACIÓN. Texto libre al añadir al mensaje principal donde se aclare cualquier otra actuación que sea de utilidad por ejemplo: «Para pedir documentación..»
- Botón Enviar. Envía el mensaje al correo electrónico del destinatario.
- Botón de SALIR. Abandona el formulario.
El resultado será un email al usuario destinatario o lista de correo:
IMAS "Online" 