ROSA – ¿Qué es Rosa?

     ROSA es nuestro Registro Obligatorio previo al Sistemas de Archivos. Para disponer de un Expediente Electrónico es necesario disponer de un indice de archivos electrónicos que conforman un expediente.

    Desde ROSA, nos mostrará todos los archivos relacionados con el expediente concreto con el que trabajamos. Todos estos archivos se encuentran almacenados en nuestros sistemas de archivo documental DOCUWARE y en futuro en el proyecto SANDRA del PAECARM.

      Desde ROSA podremos obtener los documentos aportados por el usuario, los emitidos por el Imas o los obtenidos por interoperabilidad que estén relacionados con el expediente que se trata, del procedimiento en que estemos (Dependencia, PNC, TERE, Contratación, ICC, Personal o cualquier otro aplicativo informático).

     Desde ROSA podremos adjuntar documentos electrónicos al Expediente.

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  1. DNI INTERESADO O CIF ENTIDAD. Nos muestra el DNI o CIF del solicitante o interesado en el expediente al que se le relacionan todos los documentos.
  2. EXPEDIENTE.- Numeración del expediente sea del procedimiento administrativo que sea del Imas.
  3. MARCA DE SELECCIONADO. Marca o click por el que seleccionamos un documento concreto o varios.
  4. FECHA. Fecha de registro de documento en Rosa.
  5. TIPO DE DOCUMENTO. Tipo de documento posibles definidos para este procedimiento.
  6. PROCEDIMIENTO. Procedimiento al que pertenece: Solicitud de Grado, Solicitud de Tarjeta de Estacionamiento, etc…
  7. DESCRIPCIÓN. Descripción del fichero adjuntando.
  8. NUMERO DE REGISTRO. Número de Registro Electrónico de Documento.
  9. EMISOR DEL DOCUMENTO. Persona que adjunta el documento.
  10. NOMBRE DEL FICHERO. Nombre del fichero adjuntado en ROSA.
  11. APLICACIÓN. Nombre de la aplicación informática que ha subido el documento.
  12. (12-23) Botoneras.
  13. Botón de seleccionar/deseleccionar todo. Mediante este botón marcamos todos los documentos que tenemos a la vista, o de estar marcados los deselecciona.
  14. Botón de Descarga de Documentos. Botón por el cual descarga en su carpeta “Descargas (Download)” todos los documentos seleccionados.
  15. Botón de Imprimir Documentos. Botón por el cual manda a imprimir a la impreso  todos los documentos seleccionados.
  16. Botón ADJUNTAR DOCUMENTO. Botón para adjuntar documentos (explicado más abajo).
  17. Botón VER DOCUMENTO. Permite visualizar el documento seleccionado.
  18. Botón IMPRIMIR JUSTIFICANTE. Genera el justificante de entrada del documento con los metadatos mínimos del documento seleccionado.
  19. Botón METADATOS. Permite visualizar los metadatos . Mas abajo se ofrece mayor detalle.
  20. Botón COMPARTIR DOCUMENTOS. Permite compartir un documento de un expediente determinado con otro expediente del mismo interesado .(pulse este enlace para más detalle).
  21. Botón de ANULAR.– Esta opción  podrá anular un registro subido por error. Esto requiere que el usuario que anule sea el mismo que subió el documento. Para ello desde ROSA situase encima el documento y pulse el botón anular.ROSA anular
    (más información de como anular un documento pulse aquí).
  22. Botón de NOTIFICAR.– Esta opción solo estará disponible para el personal del Imas, que permite reenviar un documento con una aclaraciones a otro gestor de su misma o distinta sección. (abajo encontrará más detalle).
  23. SALIR. Sale de ROSA.

16  Botón ADJUNTAR DOCUMENTOS.

     Mediante este botón nos permitirá adjuntar documentos a este expediente. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

ROSA ADJUNTAR

  1. APLICACIÓN INFORMÁTICA. aplicación informática que ejecuta el programa de ROSA. No es elegible, la asigna el programa de modo automático.
  2. TIPO DE DOCUMENTO.- listado de posibles documentos definidos para ese procedimiento que se puede adjuntar.ROSA ADJUNTAR DOCUMENTO
  3. PROCEDIMIENTO.- Procedimiento del Imas. Puede ser elegible según el caso. Ejmplo: Solicitud de Grado, Entrega de Participación, Tarjeta de Estacionamiento, Valoración de Grado, etc… Generalmente viene asignado.
  4. UNIDAD TRAMITADORA.- Unidad tramitadora del expediente: Pensiones, Personas con Discapacidad, Personas Mayores o Secretaría. Puede ser elegible, pero generalmente viene asignado.
  5. EXPEDIENTE.– Expediente al que se asigna el documento. Dependiendo del procedimiento. Puede ser elegible según el caso. Generalmente viene asignado.
  6. DNI INTERESADO.– DNI o CIF del interesado. Puede ser elegible aunque generalmente viene asignado.
  7. DESCRIPCIÓN. Detalle de que trata del documento.
  8. Botón de CONTINUAR. Pasa al siguiente paso para adjuntar el fichero buscándolo en el directorio de carpetas.ROSA ADJUNTAR CARPETAS
  9. AUTOFIRMA O PORTAFIRMAS, según se trate de personal propio de la CARM o externo, permite firmar el fichero si esté no se encuentra firmado.
  10. SALIR. Sale de la pantalla de adjuntar.

 


17 Botón VER DOCUMENTO.

     Mediante este botón nos permitirá recuperar el documento almacenado en DOCUWARE-SANDRA según corresponda.

ROSA VER DOCUMENTO


18 Botón IMPRIMIR JUSTIFICANTE.

     Mediante este botón nos permitirá obtener justificante de el adjunto de dicho documento, con la fecha de registro de entrada y metadatos más significativos.

ROSA JUSTIFICANTE


19 Botón Ver METADATOS.

     Mediante este botón podemos ver los METADATOS asociados al documento.

ROSA Metadatos


22 Botón NOTIFICAR.

Esta opción solo está disponible para personal propio del Imas. Para llegar hasta aquí usted estará situada en la pantalla ROSA de documentos de un expediente, y habrá pulsado el botón 17 de envío. Una vez pulsada esta opción ROSA nos mostrará la siguiente pantalla:

ROSA REENVIO

  1. USUARIO. Si hemos seleccionado esta opción nos solicita el login del usuario del Imas o procederemos a buscarlo por el nombre y apellidos con el botón de ayuda del final de la línea.
  2. CENTRO/ORGANICA. Si hemos elegido esta opción nos permitirá buscar por la estructura del Imas, la lista o listas de correo que dicho departamento tiene asignada. Para ver la listas existentes y la administración de listas de correo pulse el siguiente enlace.
  3. EMAIL. Nos mostrará el Email seleccionado, bien del usuario o de la lista de correo asignado a la estructura.
  4. ASUNTO. Confeccionará un texto de asunto fijo con “Tramitar el expediente..”, detalle del expediente y nombre del interesado. Este texto puede ser modificado.
  5. CUERPO DE EMAIL. Monta un texto fijo con todos los datos importante de referencia del expediente, del procedimiento asignado y tipo de documento enviado, así como cuantas referencias son necesarias para su gestión.
  6. ACLARACIÓN. Texto libre al añadir al mensaje principal donde se aclare cualquier otra actuación que sea de utilidad por ejemplo: “Para pedir documentación..”
  7. Botón Enviar. Envía el mensaje al correo electrónico del destinatario.
  8. Botón de SALIR. Abandona el formulario.

El resultado será un email al usuario destinatario o lista de correo:

ROSA REENVIO CORREO

 

 

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5 respuestas a ROSA – ¿Qué es Rosa?

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