¿Cómo ensobrar, preparar y entregar los documentos a correos?

      Tenemos tres tipos de documentos para su entrega a Correos. Cada tipo de documento requiere un modo de entrega en correos. De no hacerlo adecuadamente puede que las cartas entregadas sean devueltas.

Para ellos definiremos los requisitos de correos en nuestros envíos:

CAJETÍN DE FRANQUEO PAGADO. Cajetín que debe ir xerografiado en todos los sobres utilizados en el Imas.

correos franqueo pagado

ALBARÁN DE ENTREGA DE SOBRES A CORREOS. Albarán que se obtiene al entrar al programa de correos donde se indica el número de sobres a entregar y el modo.

correos albaranes

ADHESIVO PARA SOBRE INDICATIVO DE ACUSE DE RECIBO. Pegatina obtenida del programa de correos tras haber introducido la relación de cartas a notificar mediante prueba de acuse de recibo.

PEGATINA CORREOS 02

CAJETÍN INDICATIVO DE NOTIFICACIÓN TELEMÁTICA. Este indicativo xerografiado en el sobre indica que debe ser NOTIFICADA con PRUEBA DE ENTREGA ELECTRÓNICA.

CUADRO NOTIFICACIÓN

 

MODO 1. Carta normal sin certificado de entrega. (Sin acuse de recibo).

     Nuestro envío se reduce a la impresión del documento y su ensobrado. Nuestro sobre no llevará, ni etiqueta, ni indicativo alguno de modo de entrega que no sea el cajetín obligatorio de Franqueo Pagado.

  Los pasos a seguir son:

  1. Se imprimen los documentos correspondientes.
  2. Se ensobran. El sobre lleva nuestro timbrado y el cajetín de franqueo.
  3. Al final de la mañana se cuentan cuantas cartas van a ser enviadas y se realiza el albarán de correos en su programa indicando la cantidad de cartas a entregar.
  4. Se llama a correos recogida y se le entregan los sobres con el albarán.
  5. El empelado cuenta los sobres y los compara con el número indicado del albarán.

Emplearemos el siguiente sobre:

SOBRE

 

MODO 2. Carta con certificado de entrega normal. (Con pegatina de acuse de recibo).

     Este modo es para aquellas cartas que requieren una prueba de haber sido entregados (Acuse de Recibo). Este modo lo emplearemos con aquellos documentos que no tengan impreso en el documento a la altura del sobre ventanilla el código de Notificación Telemática.

  Los pasos a seguir son:

  1. Se imprimen los documentos correspondientes.
  2. Se ensobran. El sobre lleva nuestro timbrado y el cajetín de franqueo.
  3. Al final de la mañana se introducen en el programa de correos la relación de cartas con acuses de recibo, indicando el destinatario y dirección.Si esta relación ha sido realizada por programas conectados a nuestros registro informático, obtendremos del programa de registro un Excel con todos los datos que necesita el programa de correos para crear la relación. Pulsaremos la opción de importar fichero en el programa de correos y se nos quedarán registrados todos los nombres y direcciones a notificar.
  4. Una vez terminada la relación obtendremos por la impresora de etiquetas, todas las etiquetas correspondientes a estas cartas.
  5. Pegaremos cada una de las pegatinas al sobre a notificar.
  6. Obtendremos el Albarán de correos de la relación introducida.
  7. Llamaremos a correos para que proceda a su recogida.
  8. El empelado cuenta los sobres y los compara con el número indicado del albarán.

Emplearemos el siguiente sobre:

SOBRE AR PEGATINA INDICACIONES

De donde:

  1. Cajetín de franqueo Pagado.
  2. Ventanilla con el nombre y dirección del destinatario (sin código de barras NT).
  3. Pegatina obtenida del programa de correos de relaciones con prueba de entrega.

MODO 3. Carta con certificado de entrega Telemático. (Con código NT de acuse de recibo).

     Este modo solo se produce desde programas informáticos que confeccionan el documento con un código de notificación electrónica. Este es un código de barras que corresponde a una referencia única NT. Los podemos distinguir por que en el sobre ventanilla, encima del nombre y dirección lleva impreso un código de barras.

     Este sistema, permite que cuando se cierre la relación de correos con acuse de recibo mediante este sistema, se enviará por medios electrónicos a la Central informática de correos, que la procesará.

          Este sistema consigue enviar de modo electrónico firmadas por la entidad correos las pruebas de entrega, lo que unido a nuestros programas, dejará el documento de prueba en ROSA-SANDRA, y anota en los programas de gestión la fecha de entrega.

  Los pasos a seguir son:

  1. Se imprimen los documentos correspondientes.
  2. Se ensobran. El sobre lleva nuestro timbrado, el cajetín de franqueo y el cajetín de NOTIFICACIÓN PEE.
  3. Entraremos en el programa de Registro del Imas, cerraremos la relación de correo mediante medios electrónicos y obtendremos en papel la relación de documentos a entregar.impresor relacion telematica
  4. Obtendremos el Albarán de correos de la relación introducida.
  5. Llamaremos a correos para que proceda a su recogida.
  6. El empelado cuenta los sobres y los compara con el número indicado del albarán.Emplearemos el siguiente sobre:

SOBRE PEE INDICACIONES

De donde:

  1. Cajetín de franqueo Pagado.
  2. Código de Notificación Telemática. (NT). Ventanilla con el nombre y dirección del destinatario.
  3. Cajetín de indicador de NOTIFICACIÓN PEE.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Esta entrada fue publicada en CACO - Capacidad Económica y Copago, GUAPA - Gestión de Dependencia, Protocolos internos del IMAS, Trabajo en el IMAS. ¿Qué tengo que saber del Imas?, VISI - Vista Integrada de los Sistemas informáticos del Imas. Guarda el enlace permanente.

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