Ponemos en marcha el proyecto BELEN (Bandeja ELectrónica de Entrada de Notificaciones), mediante este sistema recibiremos los avisos y tareas a realizar en las diversas aplicaciones.

        Tanto de modo automatizado (los sistemas informáticos) o de modo manual (creación de tareas manual) se van creando avisos y tareas que se depositan en bandejas de tipos de trabajos asignados a una determinada persona o en espera de que sea asignada.

      En todas las plataformas informáticas del Imas (SIMAS), en cada una de sus aplicaciones informáticas gestoras (PNC, GUAPA, GPAS, GVAMIN,  SUSI, TERE, SAD, TLA, CACO, etc..) dispondremos en el Menú de una opción de las tareas que tenemos a realizar con respecto a la aplicación informática en la que nos encontramos.

         En definitiva el proyecto BELEN pretende resolver el problema que supone el trabajar con expedientes electrónicos y no con expediente en papel.

     Cuando trabajamos con un expediente en papel y no lo depositan en la mesa, nos lo deja un compañero con una nota «para pedir documentación» o para «hacer carta de inicio del procedimiento». Nosotros vamos cogiendo esos expedientes en papel, actuamos y una vez acabado nuestro cometido le pasamos el expediente a otro compañer@ el expediente, indicándole en una nota lo que tiene que hacer con él.

     Cuando trabajamos con expedientes electrónicos, no hay carpetas, y por consiguiente no tenemos una carpeta del expediente encima de nuestra mesa que nos recuerde lo que tenemos que hacer, lo que tenemos pendiente. Este es el cometido de BELEN, donde cada expediente con su nota de que hay que hacer supone una TAREA, y en lugar de dejarlo en la mesa de nuestro compañer@, lo dejamos en una bandeja de trabajos asignado a un compañer@ concreto o pendiente de que lo coja el primero de los compañer@s que quede libre y que esté asignado a esta tarea.

    Así pues, una Tarea es una actuación a realizar con el expediente, lo que equivale al expediente en papel con la nota de lo que hay que hacer, y una bandeja es el lugar de la mesa donde lo dejamos apilado para actuar, bien en la nuestra, o en la de otro compañero.

    Esto supone una gran ventaja, pues el expediente no se desplaza de mesa en mesa, de técnic@ en técnic@, ni se necesita disponer de él encima de nuestra mesa para actuar, ya que lo vemos en todo momento a través del visor de ROSA-SANDRA, de donde podemos actuar, adjuntar u obtener documentos.

 

¿Qué es una Bandeja?

       Por buscar una equivalencia en papel, serían las diversas bandejas que tendríamos sobre nuestra mesa donde dejaríamos los diversos expedientes dependiendo de la función que pensamos realizar. Por ejemplo; supongamos que una compañer@ nuestr@ nos trae encima de nuestra mesa diversos expedientes, unos para que solicitemos documentos al interesado y otros para que hagamos un documento informando al interesado que su solicitud ha sido incoada. Nosotros para organizarnos, tendríamos dos bandejas, en una, depositaríamos los expedientes a los que tenemos que pedir documentación y en la otra bandeja dejaríamos aquellos a los que tenemos que realizar el documento informándole que su solicitud ha sido incoada. En lo sucesivo utilizaremos este mismo ejemplo para comprender la evolución de la tarea y el movimiento por las diversas tarjetas. 

 

 Estas bandejas electrónicas tienen determinadas propiedades configuradas por Informática con arreglo a las instrucciones de los responsables de gestión. Así pues estas propiedades puede ser la siguientes:

TIPO. Sobre su tipo, esto nos indica su forma de funcionamiento, los tipos posibles son:

• Sistema. Bandejas que solo puede usar el sistema informático, a través de sus aplicaciones y donde los técnic@s pueden acceder a ver la tareas y actuar sobre ellas, pero que no permite a ningún tecnic@ dejar ninguna tarea en estas bandejas. Ejemplo de ellas con INTEROPERABILIDAD TERMINADA, INTEROPERABILIDAD ERRONEA, etc..
• Activa. Bandejas que pueden ser utilizadas por los técnic@s y por el sistema informático.

Accesibilidad por ROL. permite que esta bandeja solo sea operable, tanto a nivel de consulta como de actuación sobre un determinado grupo de técnic@s concretos.

Usuabilidad por APLICACIÓN. permite que esta bandeja solo sea operable por determinadas aplicaciones informáticas.

 

¿Qué es una Tarea?

       Una tarea es una actuación a realizar, con un determinado expediente en una determinada bandeja, Esta tarea puede pasar por diversos estados:

CREADA PENDIENTE DE ASIGNAR. Esta tarea que se encuentra creada y no tiene un técnic@ asignado para su realización, por lo que tendrá que ser asignada a un técnico en concreto para ser realizada. Volviendo a los ejemplos anteriores, tenemos los expedientes depositados en las dos bandejas, pero no hemos dicho quién se va a encargar de hacerlos. 

ASIGNADA PENDIENTE DE ACTUAR. La tarea depositada en la Bandeja está pendiente de que el técnic@ asignado actué en consecuencia.

DE BAJA. El técnico deja en estado de BAJA la tarea al considerarla innecesaria o inapropiada, y esta tarea no tiene actuaciones posteriores por parte de él o de otros técnicos en la misma u otras bandejas. Volviendo a nuestro ejemplo anterior, tenemos un expediente en la bandeja que se encuentra vació, no tiene papel alguno, por lo que no podemos actuar de modo alguno. Tampoco le corresponde a otros técnicos hacer nada con ello, se trata sin duda de un error. 

EN ESPERA. El técnico deja en estado de ESPERA la tarea al no poder actuar de modo inmediato sobre ella por causas ajenas a su posible actuación, es decir, que para poder realizarla debe esperar a que ocurra algo. Volviendo a nuestro ejemplo anterior, tenemos que enviar la carta pidiendo documentos, pero hasta que estos no vengan, no podemos pasar la tarea a otro compañero encargado de seguir con ello, por lo que quedamos en una situación de espera para poder actuar. 

FINALIZADA. El técnico deja en estado de FINALIZADA cuando la tarea es completada y no existe actuación posterior con el expediente, ni nuestra, ni de ningún otro técnic@. Esta tareas generalmente se dan en los últimos pasos de la finalización del expediente, en las fases de Notificación o Resolución.

 

¿Cómo veo mis tareas y trabajos?

Dependiendo de nuestro perfil, Coordinadores, Jefes de Sección o Jefes de Servicio, también podremos acceder a otra opción de asignación de tareas.

 

 

¿Qué es el Registro General de Tareas?

    Cuando entramos en la opción «Mis Tareas» encontramos la siguiente vista de avisos y tareas que tenemos asignada a nuestro nombre:

1. APLICACIÓN. Nos indica la aplicación informática en la que estamos. No la podemos seleccionar, este valor cambia conforme entramos a las Tareas según la aplicación informática en la que estamos.
2. BANDEJA. Nos permite seleccionar la bandeja de tareas que queremos consultar o trabajar con ella. Por defecto viene en blanco y nos muestra todas.
3. TÉCNICO ASIGNADO. En caso de perfiles de coordinadores y responsables de gestión, aparece en blanco y muestra todas las tareas, asignadas y no asignadas a cualquier técnico. Nos permite seleccionar un técnico en concreto. En el caso de no entrar en las tareas particularizadas, mostrará nuestro login y no dejará cambiar este dato.
4. CENTRO DE SERVICIOS SOCIALES. En el caso de usuarios de Centros Servicios Sociales, gestores de Unidades de Trabajo Social de las Entidades Locales de la Región de Murcia, aparecerá este valor fijo, con el de su centro de servicios sociales, en caso de gestores del Imas podrán seleccionar un centro de servicios sociales.
5. FECHA DE CREACIÓN. Nos permite acotar entre dos fechas dadas las tareas creadas.
6. ESTADO. Permite seleccionar todas las tareas que tengan un estado concreto. Por defecto viene blanco y muestra todos los estados. Los estados posibles son:
   1. Tarea creada pendiente de asignar técnico
   2. Tarea asignada pendiente de actuar
   3. Tarea en situación de ESPERA.
   4. Tarea en situación de BAJA.
   5. Tarea Finalizada o completada.
7. TAREAS SIN TÉCNICO ASIGNADO.  Check que permite al coordinador o gestor del procedimiento seleccionar aquellas tareas que no tienen técnico asignado, con la finalidad de asignar el trabajo a cada técnico. Por defecto, viene sin marcar.
8. MARCA DE TAREAS NO ACTIVAS .  Check que permite al marcarlo que nos muestre aquellas tareas que dejamos en baja o que hemos resuelto. Por defecto, viene sin marcar.
9. Botón de BUSCAR. Realiza la búsqueda de tareas que cumplan con los filtros arriba indicados.
10. Botón de nueva BÚSQUEDA. Pone con los valores de inicio todos los valores empleados en los filtros de búsqueda.
11. FECHA DE CREACIÓN. Muestra la fecha con que fue creada la tarea.
12. DESCRIPCIÓN DE LA TAREA. Descripción de la tarea a realizar.
13. botón MAS DETALLE (+). Botón por el cual nos muestra una ficha de la tarea que nos muestra más detalles y que nos permite cambiar la descripción de la tarea.
    1. BANDEJA. Indica la bandeja de la Tarea.
    2. OBSERVACIONES. Nos indica que actuaciones tenemos que realizar con la tarea que tenemos asignada a esa bandeja.
    3. Descripción TAREA. Nos permite modificar el texto de la descripción de la tarea.
    4. APLICACIÓN. La aplicación que ha generado la Tarea y sobre la que hay que realizar la actuación.
    5. TIPO DE DOCUMENTO.  Nos indica el tipo y nombre del documento a devolver con la finalización de la tarea, en caso de que la tarea lleve consigo la devolución de otro documento resultante o relacionados con el inicial de la tarea.
    6. CENTRO DE SERVICIOS SOCIALES. Código y nombre del Centro de Servicios Sociales donde se encuentra asignada la tarea.
    7. Libre.
    8. FECHA Y HORA. De la creación de la Tarea.
    9. LECTURA. Fecha y hora de cuando se realizó la lectura.
    10. RESOLUCIÓN. Fecha con la que se resolvió la tarea.
    11. Botón de SALIDA. botón por el que abandona este formulario.
14. botón VISUALIZA EL DOCUMENTO. En el caso de una tarea con documento asociado de ROSA muestra el documento anexado a la tarea.
15. BANDEJA. Muestra la bandeja donde está depositada la tarea.
16. TÉCNICO ASIGNADO. Muestra el login del técnico que tiene asignada la tarea, en el caso de nuestras tareas, siempre saldremos nosotros. En el caso de tareas de coordinación o de responsables del procedimiento, verá las tareas de los diversos técnicos, así como este campo vacío en caso de tareas pendientes de asignar.
17. ESTADO. Nos muestra en que estado se encuentra la tarea. Los estados han sido explicados en el apartado 6 de este mismo articulo.
18. EXPEDIENTE. Muestra los datos del expediente asociado a la tarea en el caso de que la tarea verse sobre un expediente.
19. Barra de desplazamiento. Permite desplazar más campos asociados a la tarea que no están en la vista principal, entre ellos, DNI del interesado, nombre del interesado, centro de servicios sociales asociados, etc..
20. Número de REGISTRO. En el caso de documento asociado, muestra el número de registro del documento en ROSA de la tarea en la que estamos situada.
21. Login y nombre del TÉCNICO ASIGNADO. Muestra el login y el nombre del técnico asignado a la tarea en la que estamos situado.
22. Botón de REASIGNAR. Permite reasignar esta tarea a otro técnico. La lista de técnicos quedará reducida a aquellos que tienen permiso sobre la bandeja actual. De ser otro técnico que tiene asignadas otras bandejas, primero habría que asignar la nueva bandeja y después podremos reasignar el técnico.
23. Botón de CAMBIO DE BANDEJA. Permite la tarea de bandeja. Para ello pulsaremos el botón de elección de listas.Al realizar el cambio la ventana nos indicará:
    Nos mostrará el detalle de las bandejas a elegir:

    

24. Crear TAREAS. Permite crear nuevas tareas sin documento asociados, por lo que al pulsar este botón nos muestra el siguiente formulario:
    1. SIN DOCUMENTO. Nos indica que vamos a crear una tarea sin documento asignada.
    2. Descripción de una TAREA. Escribiremos la descripción de la tarea.
    3. BANDEJA. Nos permite elegir la bandeja sobre la que deseamos generar la tarea.
    4. TÉCNICO ASIGNADO. elegiremos el técnico al que asignaremos la tarea, en caso de no existir técnico lo dejaremos en blanco.
    5. Botón NUEVA TAREA. Graba y da de alta esta nueva tarea.
    6. Botón de SALIR. botón por el que abandonamos esta pantalla.
25. Botón DAR DE BAJA LA TAREA.  Mediante este botón dejaremos en baja la tarea que tengamos seleccionada en la vista.
26. Botón HISTÓRICO. Este botón nos mostrará el histórico de las diversas bandejas por las que ha pasado la tarea y los diversos técnicos que lo han tenido asignado, las fechas y tiempos de resolución. Nos mostrará la siguiente pantalla:
    1. Número de Registro. Número de Registro de la Tarea.
    2. Fecha Registro. Fecha de anotación en el histórico.
    3. Descripción. Descripción que entonces tenía la Tarea.
    4. Bandeja. Bandeja por la que había pasado.
    5. Aviso. Fecha por la que se había producido la reasignación de la Tarea.
    6. DNI y nombre del Interesado. Dni y nombre del interesado afectado por el expediente.
    7. Usuario. Nombre y login del técnico que realizó la reasignación de la tarea o de la bandeja.
    8. Fecha de Creación. fecha de creación de la tarea seleccionada.
    9. Fecha de lectura. Fecha en la que fue leído por el técnico asignado.
    10. Fecha de Realización. Fecha con la que se finalizó o termino la tarea.
    11. Estado. Estado en la que se encuentra ese movimiento de la tarea.
    12. Técnico asignado. Nombre y login del técnico asignado a esa tarea.
    13. tipo documento respuesta. Tipo de documento de respuesta en el caso de que se solicite en esta tarea.
    14. Aplicación. Aplicación informática que ha generado la tarea.
    15. Centro de Servicios Sociales. Nombre de la UTS que tenía asignada esta tarea.
    16. Botón de Salir. Sale del formulario histórico de la tarea.
27. Botón de PONER EN ESPERA UNA TAREA. Botón destinado a dejar en el estado de Tarea en espera, la tarea que tenemos pendiente.
28. Botón de FINALIZAR TAREA. Botón destinado para finalizar una tarea. Cuando finalizamos una tarea, esta tarea desaparece de la vista de tareas a realizar. Las tareas que tenemos definidas con la obligación de que el técnico asocie un documento resultante no nos deja finalizarla hasta que no hayamos adjuntado el documento solicitado, por lo que al darle al botón de finalizar nos muestra el siguiente mensaje.
    Para ajuntar el documento o ver los documentos adjuntados a una tarea, lo haremos situándonos en la tarea a completar y pulsando el botón de ver adjuntos:

    

    Una vez la pulsamos nos muestra la siguiente pantalla:

    

    En el botón (1) con el signo (+) Ver, vemos el contenido del documento anexado a la petición. Se puede adjuntar varios documentos. Para adjuntar pulsamos el botón (2) Adjuntar y reclamará la pantalla de adjuntar documentos en ROSA.

    

 

¿Bandejas comunes a todos los procesos?

Existen una serie de bandejas creadas en BELEN donde desembocan los procesos generados por los módulos o programas comunes, como:

• Proyecto PILAR: Bandejas de Incoación
• Módulo PETIDOC: de petición de documentos.
• Módulo de REGISTR@-IMAS: gestión  de salidas y acuses de recibos.

Estas son: