¿Qué son los canales?
Los canales son los medios de distribución o difusión que utilizamos para el envío y entrega de comunicaciones o notificaciones a los interesados de nuestros expedientes. En la actualidad tenemos cuatro canales:
1. SEDE ELECTRÓNICA – DHE. Sede Electrónica o Dirección Habilitada Electrónica.
Para ello el interesado tiene que tener medios electrónicos para acceder a la SEDE ELECTRÓNICA DE LA CARM o a la CARPETA CIUDADANA estatal. Tiene las siguientes características:
1. Se suben todas las comunicaciones y notificaciones que se emiten a los interesados, tenga o no medios electrónicos o haya elegido o no papel.
2. El plazo que tiene le interesado para aceptarla es de 10 días en el caso que sea sujeto obligado o haya elegido solo medios electrónicos, en caso de no aceptarla se entenderá rechazada.
3. En el caso que el interesado no sea un sujeto obligado y haya elegido papel dispondrá de 90 días en sede electrónica, y transcurrido este plazo NO SE entenderá rechazado.
4. Emite un justificante al gestor de haber subido a SEDE para ser notificado electrónicamente e interesado que tiene que formar parte de su expediente electrónico. En el caso de los realizados con los sistemas informáticos del IMAS-Consejería de Política Social, el sistema lo baja automáticamente a ROSA del expediente.
5. Cuando el ciudadano lo abre electrónicamente el SEDE, nos emite un justificante de lectura del interesado que hay que adjuntar a su expediente electrónico, en sistemas del IMAS-Consejería lo hace automáticamente.
6. Transcurrido 10 de ser un sujeto obligado o haber elegido medios electrónicos, el sistema emite un justificante de RECHAZO que debemos adjuntar al expediente, el sistemas del IMAS-Consejería lo hace automáticamente.
2. ENMA. Envío de Notificaciones por Medios Automatizados. (saber más)
Tiene las siguientes características:
1. Se suben todas las comunicaciones y notificaciones que se emiten a los interesados, tenga o no medios electrónicos o haya elegido o no papel.
2. No se envía por este sistema aquellos interesados que sean subjeto obligado o hayan elegido solo medios electrónicos.
3. No se envía por este sistema aquellos interesados que no hayan facilitado un teléfono móvil Y un email donde enviarles del doble factor.
4. No requiere tener medios electrónicos ni acceder a la sede para obtener la comunicación.
5. El plazo que tiene le interesado para aceptarla es de 30 días para descargársela, transcurrido este tiempo caducará y NO SE ENTENDERA rechazada, se le enviará posteriormente por el canal papel.
6. Cuando el ciudadano lo abre por doble factor, nos emite un justificante de lectura del interesado que hay que adjuntar a su expediente electrónico, en sistemas del IMAS-Consejería lo hace automáticamente.
3. CECI. Comunicación Electrónica de Citaciones (saber más).
Tiene las siguientes características:
1. Solo se utiliza para citaciones presenciales o de visita a los interesados, tenga o no medios electrónicos o haya elegido o no papel. Paralelamente el documento de citación puede salir por el resto de canales Sede, Enma y papel.
2. No se envía por este sistema aquellos interesados que no hayan facilitado un teléfono móvil O un email donde enviarles el localizador.
3. No requiere tener medios electrónicos ni acceder a la sede para confirmar o anular su cita.
4. El plazo que tiene le interesado para aceptarla es hasta el día de la cita, transcurrido este tiempo caducará y NO SE ENTENDERA ni confirmada, ni anulada, se le enviará posteriormente por el canal papel.
5. Cuando el ciudadano confirma o anula su cita, nos emite un justificante de confirmación o anulación del interesado que hay que adjuntar a su expediente electrónico, en sistemas del IMAS-Consejería lo hace automáticamente.
5. PAPEL. Envío de cartas a través de entidades postales. (saber más).
Tiene las siguientes características:
1. Solo se enviarán aquellas comunicaciones o notificaciones, que no sean sujetos obligados, que no hayan escogido solo medios electrónicos y que no hayan sido comunicadas por cualquiera de los anteriores canales, incluido la entrega presencial.
2. Se crean relaciones de cartas por departamentos y en caso de acuse de recibo se transmiten electrónicamente a los servidores informáticos de la entidad postal para que tenga un pre-registro de las entregas a realizar.
3. Se aconseja su envío a Imprenta Regional para su impresión, ensobrado y entrega a la entidad postal, lo que permite una trazabilidad de la carta en todo el proceso de confección y entrega. Proyecto INMA.
4. No permite enviar ninguna carta sin que antes haya sido subida a la SEDE ELECTRÓNICA, por lo que nos la indica de color ROJO.
5. No se aconseja hacer relaciones de envíos de cartas postales sin que hayamos dejado transcurrir 7 días entre la subida a sede y envío por el resto de canales, con a finalidad de dar tiempo a que el interesado pueda abrirla por cualquier otro de los canales indicados y evitar la emisión de la carta y el coste postal de la emisión con prueba de entrega. Nos la ilumina de color amarillo.
6. SIR. Sistema de Intercambio Registral. (saber más).
Tiene las siguientes características:
1. Es de obligado cumplimiento para comunicarse documentación de interesados entre administraciones, donde el interesado es un tercero, no la entidad de derecho público que la recibe.
2. Nos es posible enviarlo por otro canal alternativo.
3. Por este canal solicitaremos informes de ciudadanos (terceros), certificados de empadronamiento, o cualquier otra documentación que verse sobre un tercero.
4. De ser el interesado la propia entidad administrativa lo haremos por SEDE-DEH, ya que el interesado no es un tercero, sino la propia administración de destino, caso de subvenciones a los ayuntamientos.
¿Cómo comprobar las fechas de prueba de entrega de la comunicación o notificación al interesado por los diversos canales?
En caso de que el interesado lo abriese por diversos canales, prevalecería la fecha menor de todas ellas, aunque en nuestro registro de salida nos dejaría reflejada la trazabilidad de las diversas entregas y canales.
Cuando nuestro sistema informático confecciona una carta de notificación o de comunicación crea un Registro de Salida propio por año. En el anota, el interesado, su dirección de entrega postal, el documento principal de comunicación, los documentos que lleva este anexados, la fecha que fué confeccionado, la persona que lo confeccionó, y los diversos canales por los que fué comunicado, anotando también, las diversas fechas de recepción por el interesado según el canal.
Supongamos que estamos en el visor de documentos ROSA de un expediente y quisiéramos saber si determinada comunicación o notificación, ha sido recepcionada por el interesado.
Para ello nos situaríamos sobre la comunicación o notificación generada y de nuestro menú de opciones de la parte inferior derecha desplegaríamos la subopción Ver el Registro de Salida.
Una vez seleccionada la opción el sistema nos mostrará el siguiente formulario del Registro de Salida con la información que deseamos.
1. Check de Acuse de Recibo. Si se encuentra marcado significa que es una notificación que requerirá prueba de entrega, de no estar marcado sería una comunicación sin acuse de recibo.
2. Fecha de recepción por parte del interesado de la entrega. Encontraremos en ella la fecha menor donde el interesado ha aceptado la entrega de los diversos canales, y será la fecha desde donde contaremos los plazos para entrega de documentos, o para plazo de recursos. Esta fechas las mete automáticamente el sistema de modo electrónico conforme recibe las pruebas de entrega, no se introducen manualmente.
3. Canal ENMA. Nos indica si ha sido enviado por este canal, indicándonos fecha y hora de cuando ha sido enviado. En situación nos irá indicando los distintos estados que recoge, que pueden ser ENVIADA y LEIDA. El campo ACUSE nos indica el documento que se ha emitido de prueba de entrega en caso de que haya sido leído o recepcionado por el interesado. En este y ejemplo vemos que ha sido enviada pero no ha sido leído por el interesado a través de este canal.
4. Canal SEDE-PAPEL. Nos indica si ha sido enviado por este canal, indicándonos fecha y hora de cuando ha sido enviado. En situación nos irá indicando los distintos estados que recoge, que pueden ser ENVIADA, RECHAZADA, CADUCADA y LEIDA. El campo ACUSE nos indica el documento que se ha emitido de prueba de entrega en caso de que haya sido leído o recepcionado por el interesado. En este y ejemplo vemos que ha sido enviada abierta por el interesado el día 04/11/2026 a las 14:37 y nos aporta el número de acuse de recibo que pinchando sobre él nos mostraría el siguiente documento.
5. Canal CORREOS POSTAL-PAPEL. Nos indica si ha sido enviado por este canal, indicándonos fecha y hora de cuando ha sido enviado. En situación nos irá indicando los distintos estados que recoge, que pueden ser ENVIADA, RECHAZADA, REHUSADA, DIRECCIÓN DESCONOCIDA, NO RESIDE EL INTERESADO, INTERESADO DESCONOCIDO y LEIDA. El campo ACUSE nos indica el documento que se ha emitido de prueba de entrega en caso de que haya sido leído o recepcionado por el interesado. En este y ejemplo vemos que ha sido enviada abierta por el interesado el día 04/11/2026 a las 14:37 y nos aporta el número de acuse de recibo que pinchando sobre él nos mostraría el siguiente documento.
¿Cómo veo la trazabilidad de un documento enviado postalmente?
En los artículos anteriores hemos visto como podemos ver la trazabilidad del documento una vez sale desde nuestros sistemas al interesado y su vuelta, ¿pero en caso de la confección y el envió postal hasta que sale?
Todo depende de si para la impresión, ensobrado y entrega hemos usado nuestro sistema informático, y dentro de este, si hemos utilizado el Proyecto INMA, de envío a la imprenta Regional. Para ello es necesario que veamos el recorrido de este documento de modo postal.
1. Recorrido interno de un envío postal.
Comencemos pues, cuando generamos un documento en nuestro sistema que llevará prueba de entrega electrónica el sistema genera un localizador del documento para envíos postal, lo llamamos vulgarmente código NT.
Este localizador lo incluimos en el cuadro de nombre y dirección del interesado del documento que coincide con la ventanilla de nuestro sobre. Es lo que le permite a la entidad de correos postal el escanearlo con sus sistemas y hacer el reparto a través de clasificadoras a las bandejas de reparto de los carteros (recordemos que previamente le hemos cargado en sus sistemas informáticos estos localizadores, el destinatario y la dirección).
Este documento junto a otros más de iguales características se incluyen en una relación de cartas de correo que vamos a entregar a la entidad postal, lo que llamamos relaciones de correo.
Estas relaciones de correo son enviadas a la imprenta a través del proyecto INMA. De nuestra trazabilidad ya tenemos dos datos: el día que se generó el documento y el día que se envío el trabajo a la Imprenta Regional.
La imprenta a través del proyecto INMA, recibe este trabajo, lo imprime para ensobrar y nos anota la fecha, lo ensobra y nos anota la fecha de ensobre y por último llama a la entidad postal y le hace entrega, anota la fecha.
De nuestra trazabilidad ya tenemos dos datos: el día que se generó el documento, el día que se envío el trabajo a la Imprenta Regional, el día que se imprimió en las máquinas de la imprenta, el día que se ensobró y el día que se entregó a correo postal. De ahí la importancia de enviarlo a través del proyecto INMA.
2. Recorrido externo de un envío postal.
En el apartado anterior hemos detallado el trazado que el documento ha realizado en nuestra gestión interior hasta que es entregado a la entidad postal para su entrega a domicilio, en este apartado veremos la trazabilidad desde que la carta se le entrega a la entidad postal.
Si recordamos, con anterioridad explicábamos que cada carta tenía un localizador conocido como código NT.
Pues bien, tenemos una opción que nos explicará donde se encuentra ahora nuestra carta en su trazado exterior.
Desde el menú de registro tenemos la opción de localizar el código NT en correos.
Al pulsarlo, nos llevará a una página de correos donde nos solicitará el localizador de la carta.
Introducido el localizador (1) y pulsando la tecla de buscar (2) el sistema de correos nos devolverá:
El punto exacto donde se encuentra nuestra carta, en este ejemplo ya está entregada, pero puede estar en las siguientes situaciones:
– Oficina Postal
– En la oficina de destino
– De reparto,
– Primer intento, destinatario no se encuentra en el domicilio.
– Entregada,
– Rechazada por el destinatario,
– Segundo intento el destinatario no se encuentra en el domicilio,
– para recoger en oficina,
– dirección inexistente,
– destinatario desconocido
