¿Qué es CARMEN?
CARMEN es un módulo para la creación de comunicaciones automatizadas a interesados, UTS u otras administraciones, mediante plantillas prediseñadas donde podemos editar su contenido y personalizarla.
¿Quién podrá usar CARMEN?
Todos los gestores del Imas en sus distintas aplicaciones informáticas.
¿En que aplicaciones se puede usar?
En GTS (Atención temprana, Parejas de Hecho, Familias Numerosas, Bonificaciones, Impagos, Expedientes Jurídicos, etc..)
En PNC (Pensiones No Contributivas)
En GUAPA (Dependencia)
Crear una plantilla o generar un nuevo documento CARMEN (2), o ver los documentos generados, eliminar o editar uno creado (sin notificar) opción 3.
En GPAS (Pensiones y Ayudas Sociales)
¿Cómo se maneja?
Este módulo dispone de las siguientes prestaciones:
- Conectividad al aplicativo informático destinado al Control de la Atención Temprana del Imas (CATI), que permita la generación libre de documentos de comunicación con el interesado, y que estos documentos sean almacenados en ROSA-SANDRA.
- Uso de plantillas predefinidas (plantillas con marcadores de cabecera y pie diferenciado).
- Permite firmar comunicaciones por sello de entidad y por un responsable a través del portafirmas.
- Permite que el documento quede pendiente de su envío automatizado por SEDE, en caso de ser en papel por correos, debe utilizar la Prueba Electrónica de Entrega y de ser el destinatario una Administración debe utilizar SIR de modo integrado.
- Permite la visualización / edición del documento previa a su comunicación definitiva.
Funcionamiento general de CARMEN
Si bien CARMEN persigue gestionar de la misma forma el envío de comunicaciones hacia el módulo de gestión de atención temprana (CATI), el propósito real de este módulo es aprovechar esta funcionalidad y hacerla troncal hacia los sistemas que gestionan los procedimientos administrativos dentro del IMAS.
El módulo consta de los siguientes formularios:
- Formulario de consulta de comunicaciones realizadas. Permite consulta de comunicaciones, por una parte, y crear nuevas comunicaciones, Por otra parte, permitirá ver documento de comunicación generado en el caso de que la comunicación esté cerrada (generada carta). Este documento se obtiene directamente desde ROSA. Desde este formulario, se permitirá eliminar comunicaciones no enviadas, con los permisos necesarios para ello.
- Configuración de comunicaciones. Basándonos en los cuerpos genéricos de plantillas que tenemos, cabeceras y pies, se permitirá configurar una comunicación, como la mezcla de estos tres elementos. Sobre esta configuración de la comunicación, se podrá definir de forma adicional : tipo de firma (sello de órgano, asignación de flujo de firma), tipo de documento PITU para su registro en ROSA, y tipo de forma de envio (correo ordinario, SIR, con código NT(prueba electrónica)). Otra de las funcionalidades de las que dispone el módulo de comunicaciones, es la de guardar las configuraciones de plantillas, para poder utilizarlas en un uso posterior. Sobre una comunicación generada, se establece un árbol de operaciones realizables en función del estado en el que se encuentre la misma.
Formularios / Procesos
En el siguiente apartado se describen los formularios / procesos de los que consta el módulo:
Formulario de consulta de comunicaciones
Permite buscar y consultar las comunicaciones realizadas.
Dispone de la siguiente funcionalidad:
1 .Criterios de búsqueda.
- Expediente. Formado por los 4 campos que lo componen
- Usuario: login del usuario del sistema que ha realizado la comunicación
- Fecha: Fecha de creación de la comunicación.
- Aplicación. Sistema desde el que se realiza la comunicación.
- Tipo de comunicación: Establece el destino al que va dirigida la comunicación (Interesado, UTS o SIR)
- Código de procedimiento: Procedimiento administrativo sobre la guía de servicios
- Unidad Tramitadora: DIR3
- Tipo de documento PITU. Muestra los distintos tipos de documentos disponibles en PITU. Este tipo de documentos serán documentos de oficio.
- Estado: Estado de la comunicación. Una comunicación podrá estar en los siguientes estados:
- Abierta: La comunicación se ha creado (estado inicial), pero todavía no ha sido generada, ni editada.
- Generada: La comunicación se ha creado. Es editable y todavía no se ha enviado a firma.
- Enviada a firma. La comunicación se ha enviado a firma (bien a flujo de firma, bien a sello de órgano).
- Cerrada. La comunicación se ha firmado y está disponible para notificar o incluir en relación de correo, si es el caso.
- DNI interesado: en el caso de comunicación a un interesado
- Destino SIR: en el caso de comunicación con otra administración
2. El resultado de la consulta del buscador devolverá la siguiente información:
- Nº identificación. Número único de identificador de la comunicación
- Fecha de creación
- Usuario: login del usuario que crea la comunicación
- Expediente: expediente sobre el que se realiza la comunicación
- Estado: estado de la petición (abierta, cerrada, enviada a firma, cerrada)
- Procedimiento de la guía
- Unidad de tramitación
- Registro de salida (año y número de salida).
- Aplicación: Código y descripción sobre la que se realiza la comunicación
3. Desde el formulario se permite :
- Acceder al detalle de la comunicación, haciendo doble click en la comunicación seleccionada.
- Crear nueva comunicación, nos llevará a formulario de alta de una nueva comunicación, haciendo click sobre el botón
- Consultar una comunicación, permitirá consultar el detalle de una comunicación. Esta operación no permite la edición de la misma.
- Ver documento. Visualiza el informe generado en el caso de que la comunicación esté cerrada (generada carta). Este documento se obtiene directamente desde ROSA.
- Eliminar una comunicación. Permite borrar comunicaciones en estado Abierta o Generada (comunicaciones que no han sido enviadas a firma ni completadas). Al borrar la comunicación, es anulada del registro de salida IMAS. Esta opción solamente es accesible por los usuarios con un rol específico.
Salir. Salir de la consulta de registro de comunicaciones.
Formulario de mantenimiento de comunicaciones
A este formulario se podrá acceder en modo de alta y edición para poder crear o cambiar datos a una comunicación abierta.
Este formulario podrá ser invocado desde las propias aplicaciones del IMAS. Así pues, los siguientes datos vendrán informados desde la propia aplicación origen:
- Aplicación
- Expediente completo
- DNI del interesado
- Procedimiento administrativo
- Unidad Tramitadora
De forma adicional, los siguientes campos, figuran por defecto en el alta de una nueva comunicación:
- Fecha: SYSDATE, aunque permite su edición
- Usuario (el que esté conectado)
- Estado inicial (ABIERTA)
Se solicita la siguiente información:
Cabecera de la comunicación
- Número de comunicación (autonumérico)
- Aplicación sobre la que se crea la comunicación
- Expediente IMAS vinculado a la comunicación
- Usuario: el que da de alta la comunicación
- Nif del interesado sobre el que se realiza comunicación,
- Fecha de alta de comunicación, por defecto la del día
- Procedimiento administrativo, sobre lista de procedimientos administrativos de la guía de servicios
- Unidad tramitadora, DIR3
- Aplicación sobre lista de aplicaciones disponibles del IMAS.
- Estado: Estado de la comunicación (cuando se crea la comunicación, el estado es abierto), sobre lista de estados (ABIERTA, GENERADA, ENVIADA A FIRMA, CERRADA). Dato no editable.
- Tipo de comunicación: Lista de valores de tabla con distintos tipos de destino final (interesado, UTS, SIR). El sistema realiza las siguientes comprobaciones:
- En el caso de seleccionar SIR, se precarga por defecto el destino SIR asociado al centro de servicios sociales que tiene el interesado en su ficha de NATI. Este destino puede ser modificado. El tipo de envío se establece a SR – Envío por SIR. Este campo se deshabilita.
- En caso de seleccionar UTS, se precarga por defecto el destino SIR asociado al centro de servicios sociales que tiene el interesado en su ficha de NATI. Este destino NO puede ser modificado. El tipo de envío se establece a SR – Envío por SIR. Este campo se deshabilita.
- Destino SIR para envío a otras administraciones vía SIR, con lista de valores de destinos SIR. Habilitado solamente en el caso de que el tipo de comunicación sea SIR o UTS
Configuración de la comunicación
- Plantilla cuerpo sobre lista de plantillas disponibles.
- Plantilla membrete de cabecera, sobre lista de cabeceras disponibles.
- Plantilla imagen pie sobre lista de pies disponibles.
- Tipo de documento. Código documento asociado sobre lista de tipos de documentos registrados en PITU que generará la comunicación con el que se registrará en ROSA. El sistema valida y muestra como tipos de documento disponibles, los tipos de documentos dados de alta para aplicación, procedimiento y unidad tramitadora considerados de oficio.
Datos de registro, firma y envío
- Sello de órgano. En caso de seleccionar esta opción, el sistema aplicará sello de órgano asociado a la unidad tramitadora (Dirección general correspondiente) seleccionada en la comunicación. Deshabilita la opción de flujo de firma.
- Flujo de firma sobre lista de flujos de firma disponibles.
- Tipo de envío, solamente editable en el caso de que el tipo de la comunicación sea a INTERESADO, en el que se podrá elegir las opciones correo con acuse, o correo sin acuse. En el caso de que el tipo de comunicación sea SIR o UTS, el tipo de envío será SR-Envío por SIR, y un dato no editable.
Operaciones disponibles:
- Selección o creación de plantilla de configuración:
- Seleccionar. Permite seleccionar una plantilla sobre la lista de plantillas guardadas.
- Crear nueva plantilla de comunicación. Crea, a partir de la información de la comunicación, una nueva plantilla, para poder ser utilizada en la creación de nuevas comunicaciones.
- Opciones de tramitación de la comunicación. Lista desplegable de opciones en función del estado de la comunicación. Las opciones disponibles y acciones que se realizan, son las siguientes:
| Estado | Opciones disponibles | Acciones |
| Abierta | Generar comunicación | Genera la comunicación en el sistema GENDOC a partir de la plantilla definida. Realiza la combinación de marcadores definidos para la plantilla. Los marcadores que se pasan a GENDOC son: SE (generar, cargar en repositorio y editar). Asigna documento en el sistema GENDOC a la comunicación para su edición posterior. Invoca al registro de salida del IMAS Cambia de estado la comunicación a Generada. |
| Generada | Editar comunicación | Abre la plantilla generada en modo edición, asociada a la comunicación. No regenera documento (no regenera marcadores). La comunicación generada es editable por el usuario gestor. No cambia de estado la comunicación. |
| Enviar a firma | Invoca proceso de firma (bien por sello de órgano, bien por flujo de firma seleccionado). Cambia de estado la comunicación a Enviada a firma | |
| Enviada a firma | No tiene opciones disponibles. Revisa el método de firma elegido (sello o flujo de firma) y deja a la comunicación preparada para su firma, bien a través de flujo de firma seleccionado o bien a través del sello de órgano. Invoca a ROSA para registrar en el expediente asociado, el documento que se ha generado, quedando pendiente de envío. De forma interna se ejecuta periódicamente un proceso (job) para comprobar si la comunicación ya ha sido firmada. En el caso de que esté firmada, cambia el estado de la comunicación a Cerrada | |
| Cerrada | Ver documento | Abre el documento de comunicación generado en modo consulta. El documento entra en circuito de notificación del IMAS. Una vez generada comunicación, se determina a través del módulo de NATI, si la notificación debe de realizarse en papel, solo electrónicamente, o por ambos sistemas. De ser notificado electrónicamente, conecta con el servicio de eA Notific@ para realizar de modo automático la notificación electrónica. Esta conexión se realiza como una invocación al servicio de Notific@ desde el módulo de registro obligado del sistema de archivo (ROSA). De tratarse de envío a una UTS o una Administración, utiliza la forma de envío SIR integrada de forma troncal en los sistemas del IMAS. Una comunicación cerrada es aquella que está confirmada su firma. La comunicación no se puede editar en este estado. |
Mantenimiento de configuraciones
El sistema dispone de un mantenimiento de configuraciones, para permitir el alta de comunicaciones de una forma más rápida y sencilla para el usuario.
El mantenimiento de configuraciones dispone de la siguiente configuración:
- Descripción de configuración.
- Procedimiento (código)
- Unidad tramitadora (código)
- Tipo (itegrado / uts /sir) (código)
- Plantilla (código)
- Membrete (código)
- Pie (código)
- Tipo de documento (código)
- Sello (código)
- Flujo de firma (código)
Todos los campos, a excepción de la descripción, son opcionales, y cargan en el formulario de mantenimiento de comunicaciones, la codificación seleccionada.
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