¿Qué pretendemos?

Pretendemos disponer de un sistema por el que nos permita enviar por correo un enlace temporal para que el interesado destinatario del email pueda recuperar un documento electrónico.

Parte de una previa autentificación del interesado destinatario del correo a través de los protocolos aprobados de autentificación telefónica o presencial y no sustituye en modo alguno a la obligación de subir previamente las notificaciones legales a la SEDE ELECTRÓNICA o DEHu.

Se pretende facilitar con todas las garantías legales, el envío de documentos (comunicaciones o cualquier otro, por ejemplo certificados de respuesta inmediata),  basado en una autentificación del interesado previa, y quedando prueba inequívoca electrónica y fehaciente de la recepción de dicho documento para ser adjuntado a su expediente.

Esto da solución a aquellos interesados, que bien por no disponer de un certificado electrónico, estar imposibilitados físicamente para su desplazamiento a ventanillas únicas (hospitalizados, aislados), mal funcionamiento de su certificado electrónico, indisposición de pase o de los sistemas de autentificación previos a SEDE, o encontrarse tramitándose apoderamientos o representaciones legales, permita enviar este documento con las garantías suficientes al destinatario y la prueba de entrega para la entidad emisora.

¿Cuál es el problema a solucionar?

La escasa implantación del certificado electrónico o dni electrónico en la población de necesidad de atención de servicios sociales

Por desgracia, la población interesada destinataria de necesidades sociales, por su vulnerabilidad económica, y por su vulnerabilidad intelectual y cultural, apenas dispone de certificados o dni electrónicos. Este “hándicap “, hace que sea el papel se principal fuente de comunicación, y lo es, porque aunque la unidad familiar en la que se integra, por su edad generacional, (hijos, nietos, sobrinos), si dispongan de estos medios, estos nunca pueden actuar en su nombre, de no disponer de un poder notarial, o encontrarse recogido en apoder@ (con sus limitaciones actuales técnicas), o realizar un otorgamiento de poder de representación en trámite electrónico.

Añadimos también, que en estas familias vulnerables, su residencia habitual, varía frecuentemente, bien por desplazarse a otros municipios en busca de trabajo, bien por tener que abandonar su vivienda por impago de alquiler, o bien, por reagruparse en casas de otros familiares por falta de medios económicos.

Así pues, nos encontramos que el interesado necesitado de un apoyo social y con una frecuente variación de residencia, tiene muchas y verdaderas dificultades para recibir en papel y electrónicamente nuestra comunicación o documento, documento que establece plazos, y que solo el tiempo de entrega postal, sin que esta termine realizada, le suponer un gran perjuicio al interesado.

La autentificación y la identificación

Todo lo arriba expuesto,  fuerza a este interesado, a estar continuamente solicitando citas previas en los centros de servicios sociales para poder saber cómo va su expediente, y un muchos casos, por su edad, por sus propias discapacidades (sin llegar a estar incapacitado), es un familiar cercano el que habla o actual interactivamente con él. Estas visitas, además de sobrecargar el sistema presencial en la administración, terminan en la misma imposibilidad inicial, que los interlocutores que le representan, familiares habitualmente, no representan de un modo legal al interesado, y son los centros de servicios sociales o el propio 012, los que con sus protocolos de preguntas sobre el interesado y el expediente los que consiguen disponer de una cierta seguridad de la autenticidad del interviniente y su relación con el interesado.

Lo hemos podido comprobar y “sufrir” en dos situaciones no muy lejanas difíciles de olvidar, la reciente pandemia de Covid19, o el acogimiento a los exiliados ucranianos por la guerra, donde sus intérpretes interactúan telefónicamente o por correo con las administraciones para poder informar directamente al afectado, sin tener un poder de representación reglado.

Tampoco debemos olvidar, en cuanto a identificación y relación con el interesado, la Notificación en papel, esta se realiza a cualquier persona que se encuentre en el domicilio del interesado, y no se realiza una autentificación de la relación entre el recepcionario de la notificación que vive en ese domicilio con el interesado destinatario postal, sin embargo, lo damos por fehacientemente demostrada su entrega y recepción.

Por lo que, si estos sistemas de identificación protocolizados mediante preguntas y cotejo de la información facilitada, nos vale para darle una información sobre el expediente del interesado, o en nombre propio, nos debe valer para enviarle un documento o modelo que necesite a su correo.

¿Qué permite este sistema?

– Que puntos de información telefónica (012), órganos gestores, centros de servicios sociales municipales, tras identificar a la personas con el debido protocolo, puedan mandar a la descarga como notificación estos documentos al interesado o familiar autorizado, dejando constancia y prueba fehaciente de que lo ha recibido, evitando así, el desplazamiento del interesado y la reserva de cita previa en puntos de información.

– Permite a los puntos de información telefónica: 012, órganos gestores o centros de servicios sociales, enviar modelos, CERTIFICADOS DE RESPUESTA INMEDIATA, sin necesidad de que el interesado o familiar autorizado se persone físicamente en puntos de información con cita previa.

– Permite que en oficinas de información presencial, impriman los documentos a entregar al interesado o familiar autorizado, personado allí, realicen el justificante de entrega, lo escaneen y los registren de entrada para que llegue a su correspondiente expediente, como prueba de entrega. Ya que lo envía electrónicamente con el presente y le ayuda a obtenerlo.

¿Qué supone para el interesado?

– Evita su desplazamiento presencial a cualquier punto de información especializada, ventanilla única o centro de servicios sociales.

– Evita los problemas de stress que le causa poder realizar una cita previa por lo saturadas que están.

– Acaba en un breve de plazo de tiempo con su situación de angustia de saber de qué documento se trata y si este le concede el derecho que con gran ansiedad espera.

– Mayor satisfacción del interesado con la gestión de la administración.

¿Qué supone para la administración?

– Tener saturadas sus citas previas.

– Concentrar la atención presencial en la ayuda al ciudadano para el estudio de su caso o para completar sus solicitudes o peticiones, y no actuar como agentes informadores de notificaciones sin prueba de entrega presencial.

– Reducir esfuerzos administrativos, la entrega de estos documentos dejando prueba de entrega electrónica en oficinas de información o centros de servicios sociales, reduce los plazos y costos, al no volver a enviar la misma notificación por correo postal, cuando el interesado ya ha sido informado por el profesional de información.

– Ampliar el catálogo de servicios ofrecidos al ciudadano.

– Acortar los plazos de gestión, al no esperar hasta dos meses para obtener la prueba de entrega electrónica por correo postal para continuar con la tramitación del expediente.

– Evitar quejas y reclamaciones.

– Eficiencia y celeridad.

¿Cómo y desde dónde se invoca?

La propia gestión de expedientes, los visores de la Historia Social o la propia gestión de los archivos electrónicos en el gestor de documentos ROSA nos lo permiten. (más información pincha aquí)

¿Cómo descargar los envíos y documentos?

El destinatario recibe un correo con un enlace que le lleva a un formulario para recuperar el documento, y un PIN a su móvil, la combinación de antes permite la recuperación del documentos. (más información pincha aquí)

PREMIO A LA MEJOR ESTRATEGIA DE IGUALDAD DIGITAL SOSTENIBLE del XV CONGRESO NACIONAL DE INNOVACION Y SERVICIOS PÚBLICOS CNIS 2025