El módulo CECI (Comunicaciones Electrónicas y CItaciones) consiste en un proyecto destinado a la mayor y mejor aprovechamiento de las citas y de la atención al ciudadano a través de medios electrónicos.

En cualquier gestión los recursos son limitados y depende de la gestión, eficiencia y el uso adecuado de estos recursos, que seamos efectivos y llegar a todos los ciudadanos lo antes posible y con las mayores garantías de su atención.

En procedimientos donde es necesario una valoración del interesado, tanto sea citándolo a una edificio administrativo de valoración, o programando una visita a su domicilio (Valoración Grado de Dependencia, Valoración Grado de Discapacidad, Valoración de Atención Temprana, Actos de Comparecencia de Parejas de Hecho, Actos de comparecencia del Menor, etc..), requiere de uno o varios técnicos especializados en ese tipo de valoración, por lo que la reserva de ese día y hora para atender al ciudadano se hace con uno o dos meses de anticipación y con arreglo del horario de los profesionales destinados a esta valoración.

Esto supone, que si el ciudadano no acude a su cita, este tiempo reservado de estos profesionales es inaprovechable, no pueden ver en su lugar a otro interesado, ya que no se le ha citado ni informado de esta visita no programada. Sin embargo en tareas administrativas, esto no supone un problema, donde no acude un ciudadano, por que en su lugar se resuelve otros expedientes ya que no requiere de la presencia del interesado. Por ello es muy importante en la gestión tener la seguridad de la asistencia del interesado a esta cita, porque de no producirse y saberse con tiempo se puede citar al siguiente de la lista.

Pero no sabemos con seguridad, algunas veces a pocas horas de la cita, si el ciudadano vendrá, y no lo sabemos por lo siguientes motivos:

– No le ha sido distribuida el oficio de citación todavía en su domicilio, ha tardado demasiado en la entrega la empresa postal, o ha ido en varias ocasiones al domicilio sin encontrar presencia en el domicilio.
– El interesado no reside temporalmente en ese domicilio de residencia, se encuentra hospitalizado o en caso de unos familiares para que lo atiendan adecuadamente.
– La dirección de Residencia o Notificación no está actualizada, ya no vive ahí.
– En caso de que tenga correo electrónico, no sabemos si el mensaje a llegado al destinatario, la tiene bloqueada, tiene activos los spam, o no sale utilizarla adecuadamente.
– El mensaje que se le envía por sms no nos aporta seguridad de que lo ha recibido y tiene conocimiento de la cita, o el número de móvil al que se le ha enviado ya no está activo,
– etc..

Necesitamos de un sistema por el que al poco tiempo de haber programado esa cita, tengamos constancia de que la ha recibido, de que la ha aceptado, o por el contrario no le será posible acudir y la anula para volver a ser citado, o que nos advierta que para esa fecha no se encontrará en su domicilio sino en otro de un familiar.

De tener estas seguridades, conseguiríamos el mejor aprovechamiento de este espacio entre el interesado y los técnicos valoradores.

No debemos olvidar que como humanos, nuestras circunstancias en cualquier momento pueden cambiar, y aunque en un principio esa hora y día de cita nos venía bien, nos encontremos que a pocos días de la fecha, por motivos sobrevenidos, no podremos acudir, o finalmente no estaremos en ese domicilio, ya que nuestro estado de salud aconseja alojarnos con un familiar.

Por lo que debemos tener algún sistema por el que pongamos en conocimiento de la administración este hecho, para que nos reprogramen la cita, o acudan a otro domicilio.

Pero no solo la anulación de esa cita/visita puede o es por motivo del interesado, también ocurre por indisposición profesional, ya que nuestro profesionales pueden no poder atender a esa cita por:

– Enfermedad del profesional, en especial en visitas, ya que en citas en un lugar las cubre otro profesional.
– Siniestro o evento que no permita el desplazamiento de ese profesional al lugar acordado (avería de su vehículo o cualquier otro evento que limite trasladarse a esa vivienda, a la hora acordada o todo el día).
– Convocatorias de Huelgas.
– Estados de Alerta (DANAS u otros fenómenos meteorológicos)

Así pues, es necesario que nuestros profesionales dispongan de una herramienta electrónica para poder comunicar estas situaciones a los interesados citados, indicándole la imposibilidad de acudir a esa cita o el retraso, de modo ONLINE, y a su vez reciba cualquier variación por parte del interesado en tiempo real.

Es por ello por lo que el proyecto CECI tiene dos objetivos, se útil para el ciudadano y permita un mejor aprovechamiento de las citas/visitas, y utilizado en los dispositivos móviles de nuestros profesionales, poder saber y mantener un dialogo por mensajería entre el profesional y el interesado, a la vez, que cualquier momento nuestros profesionales puedan lanzar una situación de ALERTA.

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