Consideraciones a la hora de realizar un documento

A la hora de revisar un documento, debemos tener en cuenta:

  1. Que el texto se ajuste a los establecido en la norma y consejo de lo emitido por el Ministerio de Sanidad y Servicios Sociales de LECTURA FÁCIL (que se anexa a este documento). No olvidemos que los destinatarios de nuestros documentos son interesados desfavorecidos intelectualmente, debemos redactar de modo que no tenga que verse obligados a acercarse a Centros de Servicios Sociales para que le indiquen el contenido de nuestra notificación.
  2. Evitar en nuestra Resoluciones hacer mención a datos de continua variación, ya que nos obliga a tener que volver a realizar una nueva resolución para actualizar formalmente su situación real. Así pues, detallar en la Resolución la capacidad económica o su copago, nos obliga a volver a emitir una nueva resolución cuando se produzca un cambio, tanto de revisión por nuestra parte (cada año con la nueva renta), como a petición del interesado por variación en su situación económica-social, o por modificaciones cuantías o formulas por Leyes de carácter general. Aconsejamos que el calculo de capacidades económicas, como su participación se ANEXE a la Resolución sin que forme parte de ella, ya que es una OBLIGACIÓN y no un derecho, y como tal, sufre continuos cambios.
  3. Eliminar todas las fechas del pie de documento, ya que la fecha real será la que ponga la cuadricula de firma electrónica que no deja ningún nivel de duda de día y hora en que se ha firmado el documento. Ya no es posible firmar un día con un pie de firma de días anteriores.
  4. No dejar espacio en blanco entre la ANTEFIRMA y la firma, ya que se firma electrónicamente en el margen izquierdo del documento. Si debe aparecer el cargo y el nombre y apellidos del firmante. Tal cual aparece a continuación:

                                       Documento firmado electrónicamente al margen                                                                                                                       <<CARGO>>                                                                                                                     <<NOMBRE Y APELLIDOS DEL FIRMANTE>>       

  5. Evitar ajustarse a el margen izquierdo, superior e inferior. Se aconseja un margen de 3 cm, ya que en margen izquierdo podrá el cuadro de firma electrónica, y el superior e inferior, podrá insertar los datos del registro electrónico de entrada o salida. No como en este mismo documento donde el margen izquierdo está preimpreso.
  6. Evitar en la medida de lo posible los adjuntos remito. Dejar en la resolución sitio para indicar los datos del interesado, con la finalidad de que sea el menor número de páginas posibles el documento. Esto además de permitir firmarlo electrónicamente por nuestro PORTAFIRMAS al tener tamaños menores a 2mb, ahorrará mucho espacio electrónico al ser millones de documentos los que emitimos.
  7. Revisar los textos para evitar lenguaje sexista. Utilizar la substantivación para evitar “os/as” en los textos.  Ejemplo: Los alumnos/as por el alumnado
  8. Revisar los textos para menciones a documentos que no se le van a adjuntar al interesado, y que tampoco puede ver el firmante. Ejemplo: “según la propuesta” por “vista la propuesta”. O en el caso de que es ineludible su mención, debe ser incorporada en el documento pdf de la propia Resolución.
  9. Se debe recordar en todo momento, que con el código CSV de la copia autentificada el ciudadano recuperará todo el documento, lo que significa, que no debemos incluir en el PDF de Resolución a firmar ningún otro documento que creamos no conveniente al interesado.
  10. No introducir varias resoluciones en un único pdf a la firma, pues el CSV es el mismo para todas las páginas, y cuando el interesado recupere su documento CSV, recuperará también el de todos los demás.
  11. Debe ser lo más breve, simple y claro posible, sin que ello signifique eliminar del documento la parte formal de elementos de hecho, fundamentos y elementos de derecho.
  12. Eliminación de documentos innecesarios que no tienen como destino el interesado. Debemos evitar crear documentos que utilizamos para el control del procedimiento entre nosotros: comunicaciones de interior, documentos de recepción, adjuntos remito,etc. Debemos apostar por comunicar todo lo que pueda ser enviado por correo electrónico (que también se puede automatizar en las aplicaciones). De necesitar el dato de que se ha recibido en entornos cerrados de programación (aplicaciones) debemos apostar por la validación (pantallas que exigen que la persona destinataria verifique su lectura, dejando constancia de ello), y como ultimo recurso la Comunicación de Interior a través de COMINTER.
  13. Debemos potenciar los entornos cerrados de programación mediante convenio. Para ello cualquier procedimiento o comunicación que tenga como destinatario los Servicios Sociales debe ser puesto en conocimiento del responsable funcional de SUSI (D. José Ríos Rex), para que se implemente en SUSI (Sistema Unificado con Siuss) y evitar trámites, tiempos y recursos electrónicos innecesarios.
  14. Debemos unificar documentos, debemos evitar tener un Informe Propuesta separado de una Resolución, donde nuestra resolución debe hacer referencia al informe propuesta, ya que el cargo que firma la resolución electrónicamente no es el mismo que firma la propuesta y no ve el contenido de esta. Para ello, nuestro documento informes-Resolución, donde sus primeras páginas sea el informe propuesta y las restantes la resolución, enviando a un FLUJO DE FIRMA ORDENADO, donde firme la persona que propone y el cargo que resuelve.

DEBEMOS QUITAR DOCUMENTOS no AÑADIR

Esta entrada fue publicada en Administración Electrónica, Trabajo en el IMAS. ¿Qué tengo que saber del Imas?. Guarda el enlace permanente.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

w

Conectando a %s