Antes de todo tenemos que distinguir dos clases de documentación que a lo largo del tiempo tendremos que adjuntar a través de ICC (utilizando ROSA Registro Obligatorio del Sistema de Archivo). Debemos distinguir:

1. Documentos asociados al ASISTIDO O USUARIO del Servicio.(2743)

         Los documentos asociados a nuestros asistidos o usuarios, serán adjuntados a su expediente en ICC., siempre que este solo se refiera al usuario exclusivamente, no a cualquier otro documento en el que se encuentre relacionado (junto a otros usuarios) propia de la gestión del contrato. Encontraremos los documentos de resoluciones del usuario, diligencias de ingresos, ausencias, incidencias, renuncias o solicitudes del interesado.

¿Cómo subo este tipo de documentos asociados al interesado por ICC?

• Acta o certificado de defunción  (Sin firma electrónica de la entidad)
• Ausencias o incidencias (firmadas de modo manuscrito por el usuario o familia del usuario ingresado).
• Bajas en ICC por incomparecencia en el centro. Baja que se produce al no hacer efectivo el ingreso el usuario. (Firmada electrónicamente por la entidad).
• Bajas por Renuncia. Baja producida por la renuncia del interesado a la plaza del Centro. (Firmada electrónicamente por la entidad). Recuerde que antes de admitir la firma de esta baja debe haberse completado el procedimiento de renuncia.
• Bajas en ICC por Traslado. Bajas realizadas en el Centro por Traslado a otro centro. (Firmada electrónicamente por la entidad)
• Diligencias de inicio del Servicio/Ingreso. (Firmados electrónicamente por la entidad y firmado de modo manuscrito por el usuario o familia del usuario ingresado)
• Certificado/Acreditación de REPRESENTANTE. Subido por los gestores de los contratos. Sentencia, Acreditación o documento público por el que ostenta la representación voluntario o legal. Será representación legal cuando se trate de una persona incapacitada. (sin firma electrónica)
• Mandato Bancario Sepa. Documentos subidos por los gestores de los contratos, de aquellos contratos que lleven el cuaderno 19b Sepa a través de ICC. Firmados electrónicamente.
• Notas informativas. Informes de proposiciones de ocupación o notas sociales subidas por los gestores de lo contratos. Firmados electrónicamente.
• Documento ICC de Renuncia del Interesado. Documento emitido de ICC de renuncia de servicio, firmado por el usuario y firmado electrónicamente por el centro. Lo subirán los gestores del contrato.
• Resoluciones. Copias originales de Resoluciones del Imas emitidas al usuario . Lo subirán los técnicos del Imas.
• Informes técnicos emitidos por el Imas. Copias originales de informes del Imas emitidas al usuario . Lo subirán los técnicos del Imas.
• Autorizaciones del Usuarios a ser vacunado
• Oposición de usuario a ser vacunado

LA RENUNCIA DEL INTERESADO A SU DERECHO DE DEPENDENCIA . No puede ser presentada por el Centro debe ser PRESENTADA POR EL INTERESADO en el Registro o por medios electrónicos, pero siempre el interesado.

Para subirlos lo hacemos desde ICC, seleccionando la opción de nuestro menú de Operaciones Diarias, y dentro de esta la subopción Usuarios del Centro.

             Una vez pulsada esta opción nos llevará a la siguiente pantalla de búsqueda de usuarios. Tras haber pulsado el botón de búsquedas, nos aparecerán todos los usuarios que tenemos introducidos en nuestro centro. Nos situaremos encima del usuario que deseamos y desplegando la barra de OPCIONES, seleccionaremos «Documentos del usuario en ROSA».

         Desde aquí nuestro programa viajará a la ROSA (Registro Obligatorio del Sistema de Archivos) que le mostrará los documentos asociados a este contrato. Estos documentos se encuentran alojados en nuestro sistema documental Docuware y posteriormente se almacenaran en SANDRA. (pinche aquí para saber ¿como manejar ROSA?).

     Una vez en ROSA veremos los documentos asociados a nuestros contrato y podremos incluir una nuevo pulsando la opción ADJUNTAR DOCUMENTO.

      Desde aquí y siguiendo las instrucciones de ROSA adjuntaremos el documento determinado:

 Desde ROSA podremos bajarnos en fichero PDF el justificante de haberse subido este documento en el momento que deseemos. NO OLVIDE ENVIAR ESTE JUSTIFICANTE A SU TÉCNICO DE REFERENCIA por correo electrónico.

2. Documentos asociados  al CONTRATO, CONCIERTO o CONVENIO. (2750)

Son todos los documentos que están relacionados con el contrato/concierto o convenio que tenemos. Estos documentos no son de un asistido/usuario al que le prestamos  servicio en nuestro centro, si no, son los documentos que están relacionados con la gestión burocrática o administrativa del contrato como el propio Contrato, Concierto o Convenio, las memorias anuales que hay que entregar, los contratos laborales exigibles del personal del servicio, y otros muchos que con el tiempo iremos solicitando.

¿Cómo subo este tipo de documentos asociados al contrato por ICC?

Los documentos a anexar desde ICC hasta el momento (sin perjuicio de que esta lista de documentos se vaya incrementando con el tiempo) son:

• Contrato laborales o TC2. de las personas que prestan servicio, o TC2 de Seguridad Social donde aparezcan los trabajadores, con sus categorías y antigüedad. No se pueden enviar contratos de trabajadores que ya no estén de alta en la entidad.  Puede subir un PDF con varios contratos laborales a la vez, según tamaño. (Sin firma electrónica de la entidad). 
• Los documentos que son Contratos, Convenios o Conciertos. (Firmados electrónicamente por ambas partes)
• Memorias anuales, trimestrales o informes de seguimiento de gestión del Centro (firmadas electrónicamente por la entidad)
• Solicitud de Devolución de Garantía (Firmada electrónicamente por la entidad).
• Certificado cumplimiento Servicio Mensual, certificación emitida por los Ayuntamientos de los servicios prestados (Exclusivo ayuntamientos). (Firmada electrónicamente por la entidad).
• Liquidaciones de Estancias mensuales. Es el informe global de cada mes. (Firmada electrónicamente por la entidad). Aquellas entidades que no realicen sus facturas por FACE (ayuntamientos o importes menores a 5.000) es obligatorio subirlo a ICC mediante ROSA. 
• Certificado de ausencias mensualess. El certificado de ausencias de cada mes. (Firmada electrónicamente por la entidad).
• Documentación relacionada con el Impago. Cualquier documento emitido o recogido del usuarios relacionado con el  impago que se solicita.
• Factura o Certificado de IMPAGO. Certificado o Factura con el importe final de la relación de impagos presentada.(Firmada electrónicamente por la entidad).
• Plan de contingencias. Documento PDF firmado electrónicamente del Plan de contigencias del centro. Subido por los responsables del contrato.
• Autorización de trabajadores a ser vacunados
• Titulaciones, Diplomas y Certficado de Cualificación profesional de los trabajadores.
• Oposición del trabajador a ser vacunado.

Para subirlos lo hacemos desde ICC, seleccionando la opción de nuestro menú de Utilidades del usuario, y dentro de esta la subopción ACTUALIZAR LOS DATOS DE SU CONTRATO.

     Una vez pulsada esta opción nos llevará a la siguiente pantalla donde usted seleccionará con el ratón la pestaña DOCUMENTOS.

      Desde aquí nuestro programa viajará a la ROSA (Registro Obligatorio del Sistema de Archivos) que le mostrará los documentos asociados a este contrato. Estos documentos se encuentran alojados en nuestro sistema documental Docuware y posteriormente se almacenaran en SANDRA. (pinche aquí para saber ¿como manejar ROSA?).

     Una vez en ROSA veremos los documentos asociados a nuestros contrato y podremos incluir una nuevo pulsando la opción ADJUNTAR DOCUMENTO.

      Desde aquí y siguiendo las instrucciones de ROSA adjuntaremos el documento determinado: