REGISTR@IMAS – ¿Cómo se efectúan los envíos a SEDE ELECTRONICA o DHEu desde OAS?

Para ello tenemos que asegurarnos que informática nos ha dado permiso a la plataforrma REGISTR@IMAS y a los tipos de documentos que vamos a notificar. De no tenerlo debemos a solicitarlo mediante GLPI. De disponer de estos permisos en nuestro sistema OAS en la elección de plataformas escogeremos REGISTRO. Y dentro de esta la opción «Notificaciones Electrónicas«.

Al pulsar esta opción nos mostrará dos nuevas posibilidades, una para realizar los envíos «Mantenimiento de Notificaciones Electrónicas» y otra segunda para conocer el estado de la notificaciones realizadas «Estado de las Notificaciones Electrónicas «.

MANTENIMIENTO DE LAS NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS.

Al pulsar esta opción el sistema nos lleva al formulario principal de gestión de Notificaciones, donde:

Filtros de selección de documentos:

1. Tipo de documento: elegiremos el tipo de documento que pretendemos notificar, nos obstante tenemos un botón que nos muestra los tipos de documentos a los que tenemos permiso. Elegiremos el correcto.


2. Departamento: elegiremos nuestro documento con la finalidad que solo nos muestre aquellos que corresponden a nuestra gestión. Pulsaremos el botón para que nos saque el listado de posibles departamentos a los que tenemos permiso.

3. Otros filtros: podremos filtrar entre fechas de documentos, año de registro de salida y fechas de registro de salida de los documentos a enviar.

4. Usuarios: Podremos elegir entre las siguientes posibilidades:

Todos los usuarios: nos mostrará todos los documentos hayan sido elaborados por cualquier usuario del sistema OAS.
Actual: Nos mostrará todos los documentos que haya sido elaborado por el usuario que esté conectado al sistema. Nosotros.
Usuario: Nos permitirá indicar los documentos que haya elaborado otro usuario de nuestra organización.

5. Ordenar: podremos filtrar entre fechas de documentos, año de registro de salida y fechas de registro de salida de los documentos a enviar.

Expediente: nos mostrará la vista ordenada por el código de expediente.
Registro: nos mostrará la vista ordenada por el número de registro auxiliar de salida del Imas.
Rosa: Nos los mostrará ordenado por el número de registro de documento de ROSA.
Documento: Nos los mostrará ordenado por tipos de documentos a notificar.

6. Mostrar: podremos filtrar entre fechas de documentos, año de registro de salida y fechas de registro de salida de los documentos a enviar.

Todas: nos mostrará todos los documentos hayan sido enviados o no SIR, lo que nos permitirá recuperar o comprobar envíos realizados.
No enviadas: Por defecto, documentos pendientes de ser enviados por SIR.
Enviadas: Documentos que ya fueron enviados por SIR.


Botones de funciones:

7. botón BUSCAR DOCUMENTOS: efectúa la búsqueda de los documentos enviados o no enviados que cumplan los filtros que hemos puesto (1-8), cuyo resultado no lo muestra en la vista.

8. botón AÑADIR DOCUMENTOS: generalmente el documento que se notifica es el oficio de adjunto remito, por lo que este documento inicial de notificación puede o tiene que ir acompañado de otra serie de documentos que acompañan a la notificación, como por ejemplo: la resolución, un catalogo de residencias a elegir, etc… Las aplicaciones informáticas ya cuentan con ello, y cuando generan este documento de notificación le adjuntan los documentos adicionales que los gestores han indicado, no obstante, podemos añadir en el momento previo a su envio más documentos adicionales que creamos necesarios, como un modelo de solicitud. En un apartado más abajo dedicaremos una sección a explicar este manejo del formulario de adjunto documentos.

9. botón NOTIFICAR ELECTRÓNICAMENTE: enviará a SEDE todos los documentos que hayamos seleccionado en la vista y marcados en la casilla check de seleccionado (18).

10. botón SALIR: abandona este formulario y sale de este proceso.

Resultados de la vistas:

11. Estado de la notificación: Pulsando el botón de la lupa nos detallará en cada estado los datos obtenido en la operación de notificación de esa operación concreta, solo en aquellas que han sido enviadas nos devuelve el histórico de los diversos estados por los que ha pasado.


12. Número de Registro de Salida IMAS: nos muestra el año y número del registro auxiliar de salida propio del IMAS.

13. Número de Registro ROSA: número del registro de archivos de ese documento en ROSA. Pulsando con el ratón dos veces sobre él nos muestra el contenido del documento a enviar.

14. Expediente: nos muestra el código del Expediente Imas que aporta este documento para ser notificado.

15. Interesado destinatario: nos muestra el dni y nombre de la persona interesada del documento a notificar.

16. Tipo de Documento: nos muestra el código y la descripción del tipo e documento a enviar: oficio tramite, notificación resolución, etc…

17. Documentación ANEXA: nos indica si tiene o no documentación anexa que va acompañando al oficio de envio. Podremos ver el detalle de estos documentos con el botón de documentación anexa (10).

18. Check selección o deselección: casilla que marcaremos o desmarcaremos con el ratón, para seleccionar ese documento de la vista.

19. Opciones de configuración: permite definir los parámetros de número de notificaciones máximas de una sola vez, o que muestres totales. Esto es debido a que el envío masivo de notificaciones bloquea los sistemas. El máximo de notificaciones posible a la vez es de 1.000.

a. determinaremos el número de notificaciones que queremos hacer de una sola vez.
b. Valor máximo permitido. (1000)
c. botón para guardar nuestras preferencias.


ESTADO DE LAS NOTIFICACIONES.

Al pulsar esta opción el sistema nos lleva al formulario principal de gestión de Notificaciones, donde:

Filtros de selección de documentos:

1. Canal: No permitirá buscar las notificaciones a DHEu (DHE), las enviadas exclusivamente a SEDE ELECTRÓNICA porque el interesado así lo ha indicado explícitamente (SEDE), de no ser así, lo encontraremos bajo las siglas (PAPELSEDE), lo que significa que además de ser notificado electrónicamente se le enviará en papel.

2. Justificante: nos filtrará aquellas operaciones de las que hemos obtenido el justificante de haber sido enviadas a notificar.

3. Acuse: nos filtrará aquellas operaciones de las que hemos recibo ya el justificante de haber sido aceptadas o rechazadas por el interesado.

4. Usuarios: Podremos elegir entre las siguientes posibilidades:

Todos los usuarios: nos mostrará todos los documentos hayan sido elaborados por cualquier usuario del sistema OAS.
Actual: Nos mostrará todos los documentos que haya sido elaborado por el usuario que esté conectado al sistema. Nosotros.
Usuario: Nos permitirá indicar los documentos que haya elaborado otro usuario de nuestra organización.


Botones de funciones:

5. botón BUSCAR DOCUMENTOS: efectúa la búsqueda de los documentos enviados o no enviados que cumplan los filtros que hemos puesto (1-4), cuyo resultado no lo muestra en la vista.

6. botón SALIR: abandona este formulario y sale de este proceso.

Resultados de la vistas:

7. Número de Registro ROSA: número del registro de archivos de ese documento en ROSA. Pulsando con el ratón dos veces sobre él nos muestra el contenido del documento a enviar.

8. Canal: DHE, SEDE o PAPELSEDE.

9. Estado: nos indica en que estado se encuentra la notificación enviada.

EN_CADUCADA: se trata de una notificación DHE o en SEDE que han transcurrido los 10 días para su apertura por el interesado.
EN_LEIDA: el interesado la ha visto pero no la ha abierto.
EN_ENTREGADA: El interesado la leído y ha aceptado su contenido.
EN_ENVIADA: ha sido enviado pero el interesado no tiene conocimiento que la tiene pendiente de abrir.
EN_RECHAZADA: El interesado ha rechazado su contenido.

10. Fecha: Fecha en que fue enviada a SEDE.

11. Expediente: nos muestra el código del Expediente Imas que aporta este documento para ser notificado.

12. Interesado destinatario: nos muestra el dni y nombre de la persona interesada del documento a notificar.

13. Número de Registro de Salida IMAS: nos muestra el año y número del registro auxiliar de salida propio del IMAS.

14. Justificante: indica si hemos recibido el justificante de haber sido enviado.

15. Acuse: Indica si hemos recibido el acuse de haber sido abierto o rechazado por el interesado, incluso la caducidad.


COLORES Y ESTADOS

Para distinguir a simple vista los enviados de los pendientes, utilizaremos dos colores. Verde indica que ha sido enviado y blanco indica que se encuentra pendiente.


8. AÑADIR DOCUMENTOS.

Generalmente el documento que se notifica es el oficio de adjunto remito, por lo que este documento inicial de notificación puede o tiene que ir acompañado de otra serie de documentos que acompañan a la notificación, como por ejemplo: la resolución, un catalogo de residencias a elegir, etc…

Las aplicaciones informáticas ya cuentan con ello, y cuando generan este documento de notificación le adjuntan los documentos adicionales que los gestores han indicado, no obstante, podemos añadir en el momento previo a su envio más documentos adicionales que creamos necesarios, como un modelo de solicitud.

Al pulsar este botón nos muestra la siguiente pantalla:


1. Tipo de documento: Nos indica el código del documento que adjuntará con la notificación.

2. Documento: nos muestra la descripción del documento que vamos a adjuntar con la notificación.

3. Número de Orden y tamaño: el orden del documento de como será adjuntado y su tamaño.

4. Flechas de abajo/arriba: con ellas podemos visualizar todos los documentos adjuntos en el caso de haya varios y ocupen todo el visor.

5. botón de AÑADIR DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE: botón que al pulsarlo nos muestra todos los documentos ROSA del expediente relacionado para elegir otros documentos que adjuntar a la notificación.


a. Check de marcado: con el ratón marcaremos o desmarcaremos esta casilla dependiendo si queremos que el documento obrante en ROSA del expediente finalmente sea anexado a la notificación.

b. botón Añadir documento: al pulsar este botón todos los documentos que se encuentren marcados (a) serán automáticamente incluidos en la lista de documentos anexos a la notificación.

c. Botón SALIR: al pulsarlo abandonaremos este formulario de anexar documentos volviendo al de documentos anexados.


6. botón ELIMINAR DOCUMENTO: botón por el que quitamos documentos que están previsto adjuntar con la notificación. Situándonos encima del documento a eliminar y pulsando el botón, el documento anexo desaparecerá.

7. botón de SALIR: abandonamos el formulario de añadir documento volviendo al formulario principal.


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