REGISTR@IMAS – ¿Cómo se efectúan los envíos por SIR desde OAS?

Para ello tenemos que asegurarnos que informática nos ha dado permiso a la plataforrma REGISTR@IMAS y al tipo de documento OSIR. De no tenerlo debemos a solicitarlo mediante GLPI. De disponer de estos permisos en nuestro sistema OAS en la elección de plataformas escogeremos REGISTRO. Y dentro de esta la opción «Envíos por SIR«. Subopción «Relaciones de envíos SIR«.

Al pulsar esta opción nos mostrará el siguiente formulario, donde previamente podremos filtrar de la cola de documentos pendientes de comunicar por SIR.

Filtros de selección de documentos:

1. Tipo de documento: elegiremos siempre el tipo OSIR, nos obstante tenemos un botón que nos muestra los tipos de documentos a los que tenemos permiso. Elegiremos el correcto.


2. Departamento: elegiremos nuestro documento con la finalidad que solo nos muestre aquellos que corresponden a nuestra gestión. Pulsaremos el botón para que nos saque el listado de posibles departamentos a los que tenemos permiso.

3. Otros filtros: podremos filtrar entre fechas de documentos, año de registro de salida y fechas de registro de salida de los documentos a enviar.

4. Usuarios: Podremos elegir entre las siguientes posibilidades:

Todos los usuarios: nos mostrará todos los documentos hayan sido elaborados por cualquier usuario del sistema OAS.
Actual: Nos mostrará todos los documentos que haya sido elaborado por el usuario que esté conectado al sistema. Nosotros.
Usuario: Nos permitirá indicar los documentos que haya elaborado otro usuario de nuestra organización.

5. Mostrar: podremos filtrar entre fechas de documentos, año de registro de salida y fechas de registro de salida de los documentos a enviar.

Todas: nos mostrará todos los documentos hayan sido enviados o no SIR, lo que nos permitirá recuperar o comprobar envíos realizados.
No enviadas: Por defecto, documentos pendientes de ser enviados por SIR.
Enviadas: Documentos que ya fueron enviados por SIR.

6. Otros filtros: podremos filtrar el numero de registro de salida de la CARM o por el identificador SIR en caso de haber sido enviado, con la finalidad de poder ver el histórico de sus estados.

7. Estados: Podremos elegir entre las siguientes posibilidades:

Pendientes de envío: nos mostrará todos los documentos pendiente de ser enviados.
Enviados: los documentos que han sido enviados pero que todavía no hemos obtenido algún tipo de respuesta del destinatario.
Enviados con error: Han sido enviado pero no ha sido completado por tener un error nuestro documento de origen o datos del envio (por ejemplo DIR3 inexistente).
Devuelto: Ha sido rechazado en destino.
Aceptado: Ha sido aceptado en destino y por consiguiente proceso completo.
Anulado: Hemos anulado el envio por diversos motivos.
Sin respuesta: Han trascurrido más de 10 días, y no hemos obtenido del destinatario contestación alguna, aceptando o rechazando (devuelto).


8. Ultima respuesta: dado que hemos podido reenviarlo en varias ocasiones, cuyo envío no pudo ser completado por diversos motivos, podremos filtrar por un motivo en concreto.

Botones de funciones:

9. botón BUSCAR DOCUMENTOS: efectúa la búsqueda de los documentos enviados o no enviados que cumplan los filtros que hemos puesto (1-8), cuyo resultado no lo muestra en la vista.

10. botón AÑADIR DOCUMENTOS: generalmente el documento que se notifica es el oficio de adjunto remito, por lo que este documento inicial de notificación puede o tiene que ir acompañado de otra serie de documentos que acompañan a la notificación, como por ejemplo: la resolución, un catalogo de residencias a elegir, etc… Las aplicaciones informáticas ya cuentan con ello, y cuando generan este documento de notificación le adjuntan los documentos adicionales que los gestores han indicado, no obstante, podemos añadir en el momento previo a su envio más documentos adicionales que creamos necesarios, como un modelo de solicitud. En un apartado más abajo dedicaremos una sección a explicar este manejo del formulario de adjunto documentos.

11. botón ENVIAR A SIR: enviará a SIR todos los documentos que hayamos seleccionado en la vista y marcados en la casilla check de seleccionado (22).

12. botón EXCEL: Obtiene un excel de todos los envíos mostrados en la vista resultado de la selección por filtros realizada.

13. botón SALIR: abandona este formulario y sale de este proceso.

Resultados de la vistas:

14. Histórico de estados: en el caso de envíos ya realizados nos muestra el histórico por los diversos estados que ha ido pasando el documento enviado.

Pulsando el botón final de la lupa nos detallará en cada estado los datos obtenido en la operación de notificación de esa operación concreta.

15. botón individual de envio: pulsándolo intenta de nuevo el envio en caso de estar pendiente de ese documento exclusivamente, con independencia de los marchados en el check (22).

16. Número de Registro de Salida IMAS: nos muestra el año y número del registro auxiliar de salida propio del IMAS.

17. Número de Registro ROSA: número del registro de archivos de ese documento en ROSA. Pulsando con el ratón dos veces sobre él nos muestra el contenido del documento a enviar.

18. Expediente: nos muestra el código del Expediente Imas que aporta este documento para ser notificado.

19. Interesado destinatario: nos muestra el dni y nombre de la persona interesada del documento a notificar.

20. Tipo de Documento: nos muestra el código y la descripción del tipo e documento a enviar: oficio tramite, notificación resolución, etc…

21. Documentación ANEXA: nos indica si tiene o no documentación anexa que va acompañando al oficio de envio. Podremos ver el detalle de estos documentos con el botón de documentación anexa (10).

22. Check selección o deselección: casilla que marcaremos o desmarcaremos con el ratón, para seleccionar ese documento de la vista.


COLORES Y ESTADOS

Para distinguir a simple vista los envíos que han sido aceptados, de los que están pendientes de recepcionar o de aquellos otros que han sido rechazados, usaremos una paleta de colores.

En verde veremos aquellos envíos que han sido aceptados por el destinatario. En color sepia, veremos los que han sido enviados sin respuesta hasta el momento, y por ultimo de color rojo veremos aquellos que han sido rechazados.


10. AÑADIR DOCUMENTOS.

Generalmente el documento que se notifica es el oficio de adjunto remito, por lo que este documento inicial de notificación puede o tiene que ir acompañado de otra serie de documentos que acompañan a la notificación, como por ejemplo: la resolución, un catalogo de residencias a elegir, etc…

Las aplicaciones informáticas ya cuentan con ello, y cuando generan este documento de notificación le adjuntan los documentos adicionales que los gestores han indicado, no obstante, podemos añadir en el momento previo a su envio más documentos adicionales que creamos necesarios, como un modelo de solicitud.

Al pulsar este botón nos muestra la siguiente pantalla:


1. Tipo de documento: Nos indica el código del documento que adjuntará con la notificación.

2. Documento: nos muestra la descripción del documento que vamos a adjuntar con la notificación.

3. Número de Orden y tamaño: el orden del documento de como será adjuntado y su tamaño.

4. Flechas de abajo/arriba: con ellas podemos visualizar todos los documentos adjuntos en el caso de haya varios y ocupen todo el visor.

5. botón de AÑADIR DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE: botón que al pulsarlo nos muestra todos los documentos ROSA del expediente relacionado para elegir otros documentos que adjuntar a la notificación.


a. Check de marcado: con el ratón marcaremos o desmarcaremos esta casilla dependiendo si queremos que el documento obrante en ROSA del expediente finalmente sea anexado a la notificación.

b. botón Añadir documento: al pulsar este botón todos los documentos que se encuentren marcados (a) serán automáticamente incluidos en la lista de documentos anexos a la notificación.

c. Botón SALIR: al pulsarlo abandonaremos este formulario de anexar documentos volviendo al de documentos anexados.


6. botón ELIMINAR DOCUMENTO: botón por el que quitamos documentos que están previsto adjuntar con la notificación. Situándonos encima del documento a eliminar y pulsando el botón, el documento anexo desaparecerá.

7. botón de SALIR: abandonamos el formulario de añadir documento volviendo al formulario principal.


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