Para ello tenemos que asegurarnos que informática nos ha dado permiso a la plataforma REGISTR@IMAS y a los tipos de documentos que vamos a notificar. De no tenerlo debemos a solicitarlo mediante GLPI. De disponer de estos permisos en nuestro sistema OAS en la elección de plataformas escogeremos REGISTRO. Y dentro de esta la opción «Relaciones de correo«.
Al pulsar esta opción nos mostrará dos nuevas posibilidades, una para crear relaciones de correo «Nueva» y otra segunda para consultar, modificar o conocer el estado de la relaciones realizadas «Consultar y modificar «.
NUEVA RELACIÓN DE CORREO.
Al pulsar esta opción el sistema nos lleva al formulario principal de gestión de Relaciones de correo, donde:
Filtros de selección de documentos:
1. Tipo de documento: elegiremos el tipo de documento del que pretendemos realizar la relación de correo, nos obstante tenemos un botón que nos muestra los tipos de documentos a los que tenemos permiso. Elegiremos el correcto.
2. Departamento: elegiremos nuestro documento con la finalidad que solo nos muestre aquellos que corresponden a nuestra gestión. Pulsaremos el botón para que nos saque el listado de posibles departamentos a los que tenemos permiso.
3. Tipo de Acuse: elegiremos el tipo de envio que vamos a realizar, dependiendo de este seleccionará aquellos documentos que serán enviados por correo ordinario o aquellos otros que llevarán prueba de entrega. Veamos los casos:
– Todos : nos mostrará todos los documentos sean para enviar por correo ordinario o sean para enviar con prueba de entrega (con acuse de recibo).
– Correo ordinario: Nos mostrará todos los documentos que serán enviados por correo ordinario, que no llevan un plazo establecido. Por ejemplo: comunicaciones, oficios de inicio de trámite. etc.
– Código con PEGATINA: (en desuso) para documentos con acuse de recibo que NO LLEVAN incorporado el código NT, de notificación telemática. Sistema por el cual se obtiene un excel final de la relación de correo, que subida a un página web de correo nos imprime una serie de pegatinas que pegaremos en los sobres. Por este sistema las pruebas de entrega, acuses de recibo, llegan de modo manual que hay que incorporar automáticamente a cada expediente manualmente.
– Códigos AUTOMÁTICOS: (habitual en caso de prueba electrónica) para documentos con acuse de recibo QUE LLEVAN incorporado el código NT, de notificación telemática. Sistema por el cual se comunica de modo electrónico a correos la notificación de todos estos códigos, permitiendo el reparto electrónico por correos: Los documentos firmados por correos de acuse de recibo de prueba electrónica, llegan de modo automático almacenándose en cada expediente.
4. Usuarios: Podremos elegir entre las siguientes posibilidades:
– Todos los usuarios: nos mostrará todos los documentos hayan sido elaborados por cualquier usuario del sistema OAS.
– Actual: Nos mostrará todos los documentos que haya sido elaborado por el usuario que esté conectado al sistema. Nosotros.
– Usuario: Nos permitirá indicar los documentos que haya elaborado otro usuario de nuestra organización.
9. Ordenar: podremos ordenar el resultado de la vista por los siguientes conceptos.
– Expediente: nos mostrará la vista ordenada por el código de expediente.
– Registro: nos mostrará la vista ordenada por el número de registro auxiliar de salida del Imas.
– Rosa: Nos los mostrará ordenado por el número de registro de documento de ROSA.
– Documento: Nos los mostrará ordenado por tipos de documentos a notificar.
Botones de funciones:
5. botón BUSCAR DOCUMENTOS: efectúa la búsqueda de los documentos que no estén incluidos en otra relación ya existente, que sean para notificar en papel y que cumplan los filtros que hemos puesto (1-4), cuyo resultado no lo muestra en la vista.
6. botón CREAR RELACIÓN: mediante este proceso crea de modo automatico una relación de correo que incorpora a todos los documentos que hemos preseleccionado, es decir que tengan la marcha check de incluir (17). Crea un nuevo número de relación para el año en curso.
8. botón CONSULTA Y MODIFICACION RELACION CREADA: nos lleva de modo directo a la opción, (explicada más abajo) de CONSULTA Y MODIFICACION DE RELACIONES con la relación creada del paso anterior (6).
7. botón SALIR: abandona este formulario y sale de este proceso.
Resultados de la vistas:
10. Datos del Registro auxiliar de salida del Imas: Pulsando el botón de la lupa nos detallará el apunte realizado en registro de salida, en él podremos ver los datos de dirección de envio, el documento a enviar, si ya existe este documento en una relación de correo anterior y si ha sido abierto en sede con que fecha, o entregado manualmente.
11. Número de Registro de Salida IMAS: nos muestra el año y número del registro auxiliar de salida propio del IMAS.
12. Fecha de Registro de Salida: fecha en que se registró de salida.
13. Expediente: nos muestra el código del Expediente Imas que aporta este documento para ser notificado.
14. Tipo de Documento: nos muestra el código del tipo e documento a enviar: oficio tramite, notificación resolución, etc…
15. Interesado destinatario: nos muestra el dni y nombre de la persona interesada del documento a notificar.
16. Dirección: nos muestra los datos de la dirección a donde será enviada.
17. Check selección o deselección: casilla que marcaremos o desmarcaremos con el ratón, para seleccionar ese documento de la vista.
18. Opciones de configuración: permite definir los parámetros de número de documentos máximo dentro de una relación, o que muestres totales. Esto es debido a que más de ese número de documentos en una única relación produce problemas de espacio en el fichero comprimido resultante. El máximo de documentos posible a la vez es de 10.000.
a. determinaremos el número de documentos por relación.
b. Valor máximo permitido. (10.000)
c. botón para guardar nuestras preferencias.
CONSULTA Y MODIFICACIÓN
Al pulsar esta opción el sistema nos lleva al formulario principal de consulta, gestión y tratamiento de una relación de correo concreta, ya creada o recién creada desde la opción anterior.
Filtros de selección de documentos:
1. Relación: Año y número de la relación creada a la que vamos a consultar o modificar.
2. Número de Registro de salida: introduciremos un número de registro de salida de un determinado documento si lo que queremos es localizar la remesa donde está incluido.
Botones de funciones:
3. botón BUSCAR RELACION: buscará la relación deseada bien porque le hemos indicado el año y número de la relación, o bien, porque le hemos indicado el número de registro de salida de un documento que contiene.
4. botón SALIR: abandona este formulario y sale de este proceso.
8. barra de OPCIONES: nos permite elegir las diversas actuaciones que podemos realizar con esta relación, para su envío y preparación de reparto.
– 1. Documento de relación: obtiene un documento donde van relacionadas todos los documentos a enviar, el interesado y el destino. Este formato es el exigido por correos para la recepción de todas las cartas. Existen dos formatos, cuando es ordinario o pegatina, o cuando es por medio automatizado. Este último lleva por cada envio en la relación el código de barras del código NT. Este documento forzosamente lo obtendremos para entrega a correos si lo hacemos mediante medios propios y no a través de la Imprenta Regional.
– 2. Pre-Registrar en correos: solo permitido si está la relación cerrada y si el tipo de envío es de prueba electrónica de entrega automática, códigos NT. Por este proceso se le envía electrónicamente a correos la orden de entrega para que la procese electrónicamente. Este proceso siempre lo haremos, con independencia de que vayamos a enviarlo a la imprenta o lo hagamos por medios propios.
– 3. Estado de Acuses de Recibo: obtenemos un documento donde nos reproduce la relación de correos enviada, donde envío a envio, nos indica en que estado está: si está pendiente de entrega, si ha sido entregada, si la ha rechazado, si ha sido devuelta por destinatario desconocido, etc.. Esta opción solo obtendrá resultado si la relación está cerrada y ya ha sido distribuida, bien por la imprenta o por medios propios.
– 4. Imprimir Destinatarios. saca un documento sencillo con el detalle de todos los destinatarios, expedientes y direcciones.
– 5. Enviar a Imprenta. Envía la relación cerrada y preregistrada en correos para su impresión, ensobrado y entrega a la Imprenta Regional. Conecta con el aplicativo INMA dejando la orden de trabajo en la Imprenta Regional. Solo se hace cuando trabajamos a través de la Imprenta Regional.
– 6. Imprimir documentos de la relación seleccionada. utilizada cuando trabajamos con medios propios. Nos imprime por la impresora todos los documentos de notificación de manera ordenada acompañada de la documentación a adjuntan, con la finalidad de que vayamos ensobrando con nuestros medios propios. Solo se hace cuando trabajamos con medios propios y no a través de la Imprenta Regional.
– 7. Descargar para enviar a la imprenta. Descarga todos los archivos y sus anexos a notificar, junto con la relación de correo en una carpeta elegida para posteriormente enviarla a la Imprenta. Al descargar estos archivos pone la marcas de ensobrado para que las máquinas ensobradoras actúen en consecuencia. Se utiliza para los departamentos que tienen en tramitación el Encargo de Tareas y por consiguiente no tiene conectividad a INMA. Solo se hace cuando trabajamos a través de la Imprenta Regional.
Resultados de la vistas:
5. Ordenar: podremos ordenar por los siguientes conceptos.
– Expediente: nos mostrará la vista ordenada por el código de expediente.
– Registro: nos mostrará la vista ordenada por el número de registro auxiliar de salida del Imas.
– Rosa: Nos los mostrará ordenado por el número de registro de documento de ROSA.
– Documento: Nos los mostrará ordenado por tipos de documentos a notificar.
6. Tipo de Relación: nos indica que tipo de envío hemos seleccionado para esta relación. Recordemos:
– CORREOS-000. Envió con prueba de entrega electrónica mediante pegativa (no habitual).
– CORREOS-001. Envío con prueba de entrega electrónica automática, códigos NT (habitual).
– CORREOS. Correo ordinario, sin prueba de entrega electrónica.
7. ESTADOS: los posibles son ABIERTO y CERRADO.
– ABIERTO. El estado abierto nos indica que esta relación no está terminada, podemos eliminar documentos o añadir nuevos.
– CERRADO. La situación cerrada nos indica que dicha relación ya la hemos tramitado, por lo que no es posible añadir o eliminar documentos que incluyese.
7. SITUACION: Dentro de la situación de CERRADA nos indicará en que parte del proceso de cerrado se encuentra. Estas situaciones son diferentes según el tipo de entrega definido para esta relación: ordinario, con pegatina o automático. Estos son:
Dentro de los envíos automáticos electrónicos con correos tenemos:
– a. CERRADA. Pendiente de PREREGISTRO EN CORREOS: La Relación se encuentra cerrada pero todavía no se ha enviado a correos la ORDEN de registro electrónico con prueba electrónica. Las cartas no pueden ser repartidas.
– b. PRE-REGISTRADA. ENVIADO, PENDIENTE DE CARGA: Nos indica que el fichero ha sido enviado para prueba de entrega electrónica pero todavía no ha sido procesado por correos y por consiguiente no está apto para reparto en correos.
– c. REGISTRADA. EC00-CARGA CORRECTA: Nos indica que el fichero enviado para prueba de entrega electrónica ha sido procesado por correos y por consiguiente los envíos están listos para el reparto en correos.
Resultados de la vistas:
9. Número de Registro de Salida IMAS: nos muestra el año y número del registro auxiliar de salida propio del IMAS.
10. Número de Registro ROSA: número del registro de archivos de ese documento en ROSA.
11. Fecha Registro de Salida: muestra la fecha en que fue registrada la salida en nuestro registro auxiliar de registro.
12. Expediente: nos muestra el código del Expediente Imas que aporta este documento para ser notificado.
13. Tipo de Documento: nos muestra el código y la descripción del tipo e documento a enviar: oficio tramite, notificación resolución, etc…
14. Interesado destinatario: nos muestra el dni y nombre de la persona interesada del documento a notificar.
15. Dirección del destinatario: nos muestra la dirección postal de entrega del documento al interesado seleccionado
16. Documentos asociados: nos indica si este documento a notificar lleva otros documentos anexos a notificar.
17. botón : nos muestra el contenido del documento a enviar.
18. Check selección o deselección: casilla que marcaremos o desmarcaremos con el ratón, para seleccionar ese documento de la vista.
19. Opciones de configuración: permite definir los parámetros de número de documentos máximo dentro de una relación, o que muestres totales. Esto es debido a que más de ese número de documentos en una única relación produce problemas de espacio en el fichero comprimido resultante. El máximo de documentos posible a la vez es de 10.000.
a. determinaremos el número de documentos que queremos que como máximo exista en una relación.
b. Valor máximo permitido. (10000)
c. botón para guardar nuestras preferencias.
COLORES Y ESTADOS
Para distinguir a simple vista los enviados de los pendientes, utilizaremos dos colores.
– Salmon: no se ha enviado aún la notificación electrónica por lo que no nos deja seleccionarla para enviarla en papel.
– Amarillo claro o Sepia: la notificación ha sido enviada, pero no han trascurrido los 7 días desde su envío electrónico y la relación de correo que estamos confeccionando. No la selecciona la primera vez, pero si insistimos nos permite seleccionarla y saltarnos los 7 días.
– Roja: dicha notificación ya ha sido entregada, bien porque el interesado la ha abierto en sede electrónica o bien porque la ha recogido presencialmente. No permite seleccionarla para evitar el gasto de notificación.
AÑADIR DOCUMENTOS.
Encontraremos esta opción en la Consulta/Modificación de relaciones, bajo el símbolo:
Generalmente el documento que se notifica es el oficio de adjunto remito, por lo que este documento inicial de notificación puede o tiene que ir acompañado de otra serie de documentos que acompañan a la notificación, como por ejemplo: la resolución, un catalogo de residencias a elegir, etc…
Las aplicaciones informáticas ya cuentan con ello, y cuando generan este documento de notificación le adjuntan los documentos adicionales que los gestores han indicado, no obstante, podemos añadir en el momento previo a su envio más documentos adicionales que creamos necesarios, como un modelo de solicitud.
Al pulsar este botón nos muestra la siguiente pantalla:
1. Tipo de documento: Nos indica el código del documento que adjuntará con la notificación.
2. Documento: nos muestra la descripción del documento que vamos a adjuntar con la notificación.
3. Número de Orden y tamaño: el orden del documento de como será adjuntado y su tamaño.
4. Flechas de abajo/arriba: con ellas podemos visualizar todos los documentos adjuntos en el caso de haya varios y ocupen todo el visor.
5. botón de AÑADIR DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE: botón que al pulsarlo nos muestra todos los documentos ROSA del expediente relacionado para elegir otros documentos que adjuntar a la notificación.
a. Check de marcado: con el ratón marcaremos o desmarcaremos esta casilla dependiendo si queremos que el documento obrante en ROSA del expediente finalmente sea anexado a la notificación.
b. botón Añadir documento: al pulsar este botón todos los documentos que se encuentren marcados (a) serán automáticamente incluidos en la lista de documentos anexos a la notificación.
c. Botón SALIR: al pulsarlo abandonaremos este formulario de anexar documentos volviendo al de documentos anexados.
6. botón ELIMINAR DOCUMENTO: botón por el que quitamos documentos que están previsto adjuntar con la notificación. Situándonos encima del documento a eliminar y pulsando el botón, el documento anexo desaparecerá.
7. botón de SALIR: abandonamos el formulario de añadir documento volviendo al formulario principal.
IMAS "Online" 