Este artículo está referido exclusivamente a los pasos a realizar en los sistemas informáticos de la Consejería de Mujer, Igualdad, LGTBI, Familias, Política Social y Trasparencia y del IMAS bajo la plataforma OAS.

Conceptos y terminología de Notificación.

(1). SIR. Sistema de Intercambio Registral.

Mediante este canal se notificará documentos a cualquier administración Pública (Local, Autonómica y Estatal).

¿Qué podemos notificar? se notificará aquellas comunicaciones y documentos donde esa misma administración no sea interesado por motivo de ser solicitante. Es decir, todos aquellos trámites, comunicaciones o peticiones de documentos que esa administración actúa como colaborador en el procedimiento, y que la competencia de ese procedimiento no es suya. Ejemplos:

– Traslado de la solicitud de un ciudadano de un procedimiento de competencia de esa administración. Le damos traslado a la TSS de la solicitud de Ingreso Mínimo Vital que ha presentado un ciudadano en nuestro registro.

– Solicitud de certificados o informes sobre un tercero, verdadero interesado el procedimiento. Por ejemplo: solicitamos el Padron de un ciudadano, solicitamos un informe social de Dependencia, solicitamos un informe de extranjería.

– Comunicaciones como posible interesado en procedimientos de otros terceros. Como por ejemplo: comunicación de corte de suministros a personas vulnerables, comunicaciones de concesión o denegación de ayudas sociales a terceros.

En estos casos notificaremos por el canal SIR a la unidad Tramitadora según su código DIR3

¿Qué NO podemos notificar? No podremos notificar comunicaciones, peticiones de documentos o notificaciones de trámites o resoluciones, donde el interesado y solicitante sea esa propia administración. Ejemplos:

– Cualquier trámite de solicitudes cursadas por esa administración a nuestra administración regional. Ejemplo sería: subvenciones solicitadas del ámbito que sean.

– Aportaciones, tasas, tributos, devoluciones o reintegros de esa administración con respecto a esta.

– Cualquier procedimiento económico y de contratación con esta administración: Convenio, conciertos, contratos, etc…

En estos casos los haremos mediante el canal DHEu (Dirección Electrónica Habilitada única) al CIF de esa administración.

¿Cómo ve sus notificaciones el interesado a través de este sistema? Serán los registros de cada administración o de cada unidad tramitadora las que tendrán un aplicativo informático para recepcionar todo lo llegado por SIR.

¿Cómo lo envío a través de OAS? Lo haré mediante el aplicativo informático REGISTR@IMAS, opción «Envíos Sir». Para saber más pinche aquí.

(2). DHEu. Dirección Electrónica Habilitada única .

Mediante este canal se notificará documentos a cualquier Entidad Jurídica y Administración (excepto los casos contemplados en SIR). Recordemos que todas las entidades jurídicas (incluida la administración) tienen la obligación de relacionarse con la administración por medios electrónicos.

¿Qué tenemos que notificar? Cualquier trámite, comunicación y notificación que el interesado es una Entidad Jurídica. En el caso de administración, notificaremos por este sistema todos los casos excluidos de SIR.

Ejemplos (dependiendo de la letra inicial de sus CIF):

– A. Sociedades Anónimas
– B. Sociedades Limitadas
– C. Sociedad Colectiva Laboral.
– D. Sociedades comanditarias.
– E. Comunidades de Bienes.
– F. Sociedades Cooperativas
– G. Asociaciones, Fundaciones, ONG.
– H. Comunidades de Propietarios.
– J. Sociedades Civiles.
– N. Entidades no residenciales en el país.
– P. Entidades Locales y Ayuntamientos
– Q. Organismos Públicos.
– R. Organizaciones Religiosas
– S. Comunidades Autónomas y organismos el estado.
– U. Unión temporal de empresas.
– V. empresas no definidas o que no están en las anteriores categorías.
– W. Entidades permanentes que no son residentes de España. (Multinacionales, embajadas).

No debemos confundirlo con NOTIFICACION ELECTRÓNICA EN SEDE PROPIA. Este sistema, basado en la notificación electrónica de trámites que el interesado recoge de la WEB oficial de la CARM es solo para personas físicas, no es para Entidades Jurídicas.

En los casos que notificaremos directamente desde la plataforma elegiremos el modo canal DHE .

¿Qué NO podemos notificar? No podremos notificar por este sistema, ninguna comunicación, tramite y notificación que vaya a una persona física.

¿Cómo ve sus notificaciones el interesado a través de este sistema? Será por internet a través de una plataforma creada por el gobierno que exige cualquier sistema de CL@VE como identificación. Para saber como pinche aquí.

¿Cómo lo envío a través de OAS? Lo haré mediante el aplicativo informático REGISTR@IMAS, opción «Notificaciones Electrónicas». Para saber más pinche aquí.

(3). Sede Electrónica Propia.

Mediante este canal se notificará documentos de cualquier persona física.

¿Qué tenemos que notificar? Cualquier trámite, comunicación y notificación que el interesado es una persona física, es decir, tenga NIE o DNI.

En los casos que notificaremos directamente desde la plataforma elegiremos el modo canal SEDE o PAPEL-SEDE .

Debemos distinguir entre solo SEDE o PAPEL-SEDE. Esta distinción se basa en que el interesado haya manifestado explícitamente que solo sea notificado en modo electrónico, en tal caso solo se le subirá a SEDE y no se le enviará papel alguno a su domicilio.

SEDE. Solo se le enviará por medios electrónicos y no se le enviará papel alguno a su domicilio. Se entenderá por notificado, en el momento que abra en la sede el documento o hayan trascurrido 10 días desde su subida a SEDE sin que este lo haya abierto.

PAPEL-SEDE. En este caso además de subirse a la Sede electrónica se le enviará en papel al domicilio. Se entenderá como notificado con la fecha más antigua en que haya recibido la comunicación, bien porque la ha abierto en SEDE o bien cuando la entidad de correos comunique formalmente el acto de notificación. En este caso no se aplican los 10 días de caducidad desde la subida a SEDE .

¿Qué NO podemos notificar? No podremos notificar por este sistema, ninguna comunicación, tramite y notificación que no sea una persona física, En definitiva que no sea un NIE o DNI.

¿Cómo ve sus notificaciones el interesado a través de este sistema? Será por internet a través de la SEDE ELETRÓNICA de la CARM. Para saber como pinche aquí.

¿Cómo lo envío a través de OAS? Lo haré mediante el aplicativo informático REGISTR@IMAS, opción «Notificaciones Electrónicas». Para saber más pinche aquí.

(4). BORM. Imprenta Regional..

Solo para aquellos departamentos que tienen un Encargo de Tareas con el BORM y solo para los casos de envío de papel, ya que la persona física no ha elegido solo el modo electrónico. No enviaremos carta alguna a Entidades Jurídicas o Administraciones.

En estos casos, desde la plataforma OAS, prepararemos una relación de correo, para ello pulsaremos la opción de ENVIO A LA IMPRENTA, llegando esta solicitud de trabajo al BORM mediante el proyecto de aplicativo informático INMA. Para la preparación de este envio el personal de la plataforma OAS preparará una Relación de correos mediante el aplicativo REGISTR@IMAS, opción «Nuevas Relaciones de Correo». Para saber más pinche aquí.

INMA. Aplicativo informático por el que la Imprenta Regional recibe la petición de trabajo. En esta orden recibe la entidad tramitadora, el tipo de sobre, el modo de notificación (PEE prueba de entrega electrónica, conocida como NT) o franqueo ordinario. También recibe, el código de cliente de la empresa postal, el número de páginas por sobre.

Desde INMA los profesionales de la Imprenta lanzan a sus sistemas impresión y ensobrado el trabajo encargado, el cual ya viene preparado con todos los documentos a imprimir y las marcas de ensobrado para que la máquina las ensobre de modo automático.

De igual modo, el personal de la Imprenta llamará la entidad de entrega postal correspondiente haciéndole entrega de todos los sobres y la relación de documentos a entregar que será firmada por la empresa postal.

Finalmente la Imprenta introducirá en la entidad postal el albarán correspondiente a la entrega de los documentos, actualizando estas fechas en el sistema, de modo que desde los sistemas OAS, se sabe el estado del trabajo, pendiente, impreso y la fecha de cuando fue impreso, ensobrado y su fecha, y su entrega a correos.

(5). Medios Propios.

Aquellos otros departamentos que no tienen un Encargo de Tareas con el BORM, tendrán que realizar todo el proceso de impresión, ensobrado y entrega a correos con su propios medios o personal. Lo harán solo para personas físicas que no hayan escogido la opción de modo electrónico, bajo ninguna circunstancia se le enviará a Entidades Jurídicas ni otras administraciones.

Para ello tendrán que preparar una relación de correo, que posteriormente imprimirá, ensobrará y llamará a la empresa postal para su entrega. Todo ellos lo harán desde la plataforma OAS preparará una Relación de correos mediante el aplicativo REGISTR@IMAS, opción «Nuevas Relaciones de Correo». Para saber más pinche aquí.

Procedimiento de Notificación.

Una vez tenemos claros estos conceptos, procedemos a detallar el procedimiento a seguir para la notificación electrónica y en papel desde la plataforma REGISTRO@IMAS en OAS, .

¿Cómo sabe el sistema si ese documento tiene que ser notificado y de qué modo o canal?

Para ello utilizamos una plataforma propia de definición de documentos y procedimientos PITU (Procedimientos Informatizados de Tratamiento Unificado). Es PITU el que sabe por cada procedimiento, unidad tramitadora, que tiene que hacer con el documento recibido en ROSA (Registro Obligado del Sistema de Archivos). Veamos un ejemplo:

En este caso, para el procedimiento 061100 (Solicitudes de PNC de invalidez y jubilación) hemos definido un documento tipo «Comunicación al interesado» (1). A este documento le hemos dicho que no será firmado por portafirmas, sino sellado mediante sello de organismo DUMAS(2), que será almacenado en SANDRA(3), que será Notificado (4) y que será enviado a IMPRENTA (5).

Así pues, cuando las aplicaciones informáticas propias de cada procedimiento (Backoffice) almacenen el documento resultante en ROSA, PITU le indicará que hay que hacer con él.

Procedimiento a seguir en OAS para Notificar.

Emplearemos este sistema con la frecuencia que queramos, cada día, cada dos días, semanalmente. Cualquier frecuencia siempre que garantice que no hayan pasado más de 10 días desde la fecha de firma del documento y la actuación de notificar el documento (no que lo haya recibido el destinatario). Sin embargo aconsejamos diariamente, para notificar electrónicamente lo realizado durante el día, y para realizar los envíos en papel de lo realizado la semana anterior. Veamos el siguiente gráfico que aclararemos más abajo.

1. Los programas informáticos generan los documentos, los envían al portafirmas, o son firmados con sello de entidad, almacenándose previamente en ROSA antes que en SANDRA.

2. Una vez ROSA recibe el documento, lo manda al análisis de PITU, este determina si debe ser notificado o no, y si debe ser enviado finalmente a la Imprenta en caso de papel.

3. En caso de que sea para notificar, analizaremos el identificativo del interesado. si este no es un DNI, NIE, CIF, no es posible la notificación electrónica pasando directamente a notificar en papel, a partir del paso 10.

4. En el caso de ser un CIF se trata de una administración electrónica y PITU nos ha dicho que debe ser realizada mediante SIR, nos dejará el documento preparado junto a otros para ser enviado desde OAS a SIR. Proceso Terminado canal SIR.

5. En el caso de ser un CIF pero no será enviado por SIR, el sistema lo dejará preparado junto a otros documentos para ser enviado desde OAS a DHEu. Proceso Terminado canal DHE.

6. De no ser un CIF (será un NIE o DNI), el sistema consultará la ficha social única de la persona física (NATI) y comprobará el modo de notificación elegido.

7. De haber elegido SOLO MEDIOS ELECTRÓNICOS, el sistema preparará este documento junto a otros para ser enviado desde OAS a SEDE ELECTRÓNICA. Proceso Terminado canal SEDE.

8. De no haber elegido MODO ELECTRÓNICO, el sistema preparará este documento junto a otros para ser enviado desde OAS a SEDE ELECTRÓNICA. Debe ser notificado también en papel. Canal PAPEL-SEDE.

9. El sistema comprobará que este documento que tiene que ser notificado electrónicamente previo a papel, lo ha sido, y que al menos han trascurrido 7 días desde que se subió a SEDE y se pretende realizar su envío en papel. Este plazo es para dar lugar a que el ciudadano que tenga gran urgencia, advertido de su documento subido a SEDE, finalmente lo abra en la SEDE o lo recoja con cita previa en cualquier oficina de la CARM. De hacerlo, habremos ahorrado 6 euros de notificación en papel, además de haber conseguido que tenga conocimiento en el menor tiempo posible.

10. Con la frecuencia que estimen los gestores, aconsejamos al final del día, los gestores preparan la relación de documentos a enviar en papel para su entrega postal. Lo harán desde OAS creando Relaciones de Correo.

11. El sistema determinará si la impresión, ensobrado y entrega a correos debe ser realizada por la Imprenta Regional, por lo que a través de INMA se le enviará este encargo de tareas a la Imprenta. Proceso Finalizado BORM.

12. En caso contrario, los gestores imprimirán desde ARBOL los documentos a notificar, los ensobrarán. Una vez acabada toda la relación de correos, imprimirán el resumen, introducirán el albarán de entrega postal de la entidad, y los llamarán para hacerle entrega de los documentos a notificar. Proceso terminado finalizado Medios Propios.

¿Con cada documento tengo que hacer esto?

No, CLARO QUE NO. El sistema dispone de unos formularios para efectuar las notificaciones en SIR, DHEu-SEDE ELECTRÓNICA y correo postal.

Las notificaciones quedan en una cola pendientes de hacerse según el modo, y desaparecen de esta cola una vez realizadas. Dado que pueden ser miles de ellas desde los diversos departamentos, servicios, secciones, de todos los procedimientos y tipos de expedientes, el gestor, en cada uno de estos formularios tiene la posibilidad de filtrar por:

– Tipo de documento: oficio de inicio de tramite, petición de subsanación, petición de documentación, notificación de trámites de audiencia, comunicaciones, notificaciones de resoluciones, etc…

– Departamento a nivel de Sección, es decir lo elaborado por una determinada sección concreta.

– Tipo de envío: los documentos que serán enviado postalmente sin prueba de notificación es decir sin acuse de recibo, o aquellos otros que requieren ser notificados mediante acuse de recibo.

– Tipo de expediente: los documentos de un tipo de expediente concreto: parejas de hecho, bono social térmico, ingreso en centros residenciales dependientes, etc…