Botón directo para ver la Ficha del Expediente
Con la finalidad de hacer más ágil la plataforma en la consulta de las fichas o solicitudes, hemos quitado la opción del desplegable de Consulta llevándolo directamente a un botón de F (Ficha) junto al de VISI y ROSA.
¿Qué son expediente Padres e Hijos? ¿Cómo verlos?
En algunas gestiones se tienen diversos tipos de expedientes (especialmente subvenciones) donde existe un expediente principal la Convocatoria y de este existen diversos expedientes relacionados con esta Convocatoria (solicitudes), en incluso de estos tipos de expedientes de Solicitudes, pueden colgar otros tipos de expedientes de justificación y seguimiento, hijos del expediente de la Solicitud, nietos del expediente de la Convocatoria. Así pues podríamos tener:
| Padre | Hijo | Nieto | Tipo de expediente |
|---|---|---|---|
| Convocatoria | Expediente de convocatoria donde se recogen los datos y gestiones de bases, convocatoria y resolución final. | ||
| Solicitudes | Expedientes de solicitudes incoadas contra la convocatoria publicada | ||
| Justificaciones | Documentos exigidos para la justificación de la solicitud concedida | ||
| Atención Temprana | Expediente inicial de valoración de atención temprana ATIN | ||
| Revisiones | Expedientes de Revisiones sobre la valoración inicial realizada ATRV | ||
| Parejas de Hecho | Expedientes de Inscripción de Parejas de Hecho PHE | ||
| Cancelaciones | Expedientes de Cancelación de inscripción PHEC | ||
| Certificados | Expedientes basados en la inscripción de certificación CPHE | ||
| Convocatoria Bono Social Digital | Expediente de Convocatoria del Bono Social Digital BBSD | ||
| Operadoras | Expedientes de solicitud de entidades registradas para trabajar con el bono social digital OBSD | ||
| Bono Social Digital | Solicitudes de ciudadanos solicitando el bono social digital con una operadora concreta BSD | ||
| Empleabilidad | Expediente de convocatoria EM | ||
| Solicitud | Expedientes de solicitudes de entidades interesadas EMIN | ||
| Justf. Técnica | Expediente de justificación técnica de la solicitud concedida EMJT | ||
| Just. Económica | Justificación económica de la solicitud concedida EMJE | ||
| Seguimiento | Documentación del seguimiento de la solicitud concedida EMSG | ||
| 07 Sofia | Expediente de Bases Reguladoras y Convenio SF | ||
| Solicitudes | Solicitudes cursadas por los interesados para esa convocatoria SFIA | ||
| Justificaciones | Documentos de justificación de las actuaciones realizadas JSF | ||
| Seguimiento | Expedientes de documentación del seguimiento |
Se podrían tener más niveles, de Biznietos, Tataranietos, etc…
Siguiendo con nuestro ejemplo, supongamos que estamos situados en la gestión de los expedientes de Bono Social Digital de Registro de Entidades Colaboradoras (expedientes OBSD) y queremos ver todos sus expedientes Hijos (nietos del expediente convocatoria) que tiene colgando. Estos expedientes de solicitudes de ciudadanos que han pedido esta operadora (expedientes BSD).
Al pulsar este botón, de HIJOS, nos llevará directamente a la gestión de todos aquellos expedientes HIJOS, que tengan como padre el expediente seleccionado, por lo que nos mostrará todos los expedientes BSD que tienen como elección el expediente de la operadora seleccionada.
¿Cómo conseguir más filtros sobre nuestros expedientes para seleccionarlos?
Los filtros iniciales que encontramos en la gestión son: el identificador del interesado, el estado en que se encuentra el expediente, y el click de expedientes en curso o Terminados. Sin embargo tenemos más filtros a nuestro alcance que podemos usar. Para ello, pulsaremos el botón de más filtros (1).
El sistema nos abrirá la posibilidad de filtrar por CENTRO (expedientes gestionados por centros como Atrasos, Bonificaciones de Copago, Atención Temprana desde ICC-SANSONET); SERVICIO: Personas Mayores, Residencias de Personas Mayores, Residencias de Personas con Discapacidad Intelectual, Centros de Día de Personas Mayores, Centros de Día de Personas con Discapacidad, Inmigración, Exclusión Social, etc..; GRUPO: grupos de Servicios como Residencias (incluye Personas Mayores, Personas con Discapacidad, Menores, Exclusión social), Centros de Día, etc..; ORIGEN: procedencia del expediente Subvenciones, Justificaciones, etc.. (2)
Entre este grupo encontramos DETALLE: Nos permite buscar un trozo de texto común en el apartado de Detalle/Observaciones de todos los expedientes gestionados (3).
Por otro lado tenemos otro grupo de filtros destinados a los documentos contenidos en el expediente (4). Desde estos podemos seleccionar aquellos expedientes que en su documentación tengan un tipo de documento concreto y que este haya sido incorporado al expediente entre unas fechas determinadas.
¿Cómo realizar anotaciones a determinados expedientes en su detalle/observación de modo masivo?
A menudo nos gustaría realizar una serie de anotaciones iguales para un grupo de expedientes que conste en su detalle u observaciones, y no ir haciéndolas de una en una. Para ello debe realizar una selección de los posibles expedientes a los que desea realizar la anotación masiva utilizando los filtros arriba expuestos. Una vez tenemos los posibles candidatos, procederemos de la siguiente forma:
Marcaremos con un clik (1) aquellos expedientes que queremos que esta observación le sea incluida, lo haremos con el ratón o en el caso de ser todos, pulsaremos la casilla de Seleccionar todos.
Una vez seleccionados, procederemos a escribir el texto deseado a añadir en la casilla Añadir a Observaciones (2) y desplegaremos el menu de Acciones (3).
Pulsaremos la opción de Añadir Observaciones y el sistema anotará ese texto de detalle u observación a cada uno de los expedientes seleccionados.
¿Cómo detectar las solicitudes duplicadas que solicitan lo mismo para realizar una acumulación de expedientes?
Otro de nuestros problemas en la entrada masiva de solicitudes es cuando el interesado presenta varias solicitudes al mismo procedimiento solicitando lo mismo. Veamos un ejemplo:
1. Juan Perez el día 01/01/2023 solicita el Bono Social Digital con la operadora TELECOM IMAS S.A.
2. Pasados unos días al ver que no le contestan vuelve a presentar su solicitud el día 10/01/2023 solicitando de nuevo el Bono Social digital con la operadora TELECOM IMAS S.A.
3. Meses después, cambia de idea y con fecha 04/04/2023 presenta solicitud de Bono Social Digital, pero esta vez con la Operadora ONDAS Y SONIDOS S.L.
En este caso donde ha presentado dos solicitudes que pedían los mismo (1 y 2), ya que la 3 solicita otra operadora, pueden ser Acumuladas. Lo correcto es acumular la 2 a la 1, dado que la primera es de fecha anterior y será beneficiado en caso de resolverse por orden cronológico.
¿Cómo deberíamos hacer esta acumulación de modo manual? Deberíamos compartir todos los documentos de la solicitud (2) a la primera de ellas (1), para que esta tenga toda la documentación presentada por el interesado. Acto seguido, deberíamos emitir una resolución/comunicación al interesado indicándole que su solicitud (2) le ha sido acumulada a la (1). Este documento expedido lo notificaríamos y dejaríamos copia en ambos expedientes de la solicitud (1 y 2), dejando la solicitud (2) como terminada, en espera de que sea resuelta por el procedimiento habitual la (1), todo ello sin perjuicio de lo que posteriormente pueda resolverse con su solicitud (3) donde cambia de petición.
¿Cómo deberíamos hacer esta acumulación de modo automatizada? Para ello la plataforma nos ofrece una nueva utilidad. Debemos seleccionar con los filtros todos los expedientes sobre los que vamos a revisar para ver si se ha producido un caso de Acumulación de Expedientes. Una vez los tenemos todos a la vista, desplegaremos el menu de Acciones y escogeremos la opción de Acumulación de Expedientes.
El sistema investigará buscando solicitudes coincidentes de la misma persona y procederá a mostrarnos un nuevo formulario para la gestión de las acumulaciones.
(1) Nos mostrará de modo ordenada por solicitante los expedientes que se repiten, mostrándolos por orden cronológico, siendo siempre el primero de ellos, el más antiguo la base sobre la que acumularemos de darse la cinscuntancia.
(2) Nos muestra los códigos de los diversos expedientes y los datos del interesado (3). En caso de que sean hijos de un expediente superior, nos muestra su expediente superior para detectar en caso de subvenciones si se trata de la misma convocatoria o de un convotaria distinta, en cuyo caso no acumularemos ya que no se trata de la misma solicitud presentada dos veces.
Cada vez que nos situemos en uno de los expedientes candidatos a ser acumulados el sistema, abajo nos muestra el expediente origen al que acumularía en caso de estar seguros (4 y 5).
Con el botón ROSA (6) podremos ver los diversos documentos de cada uno de los expedientes que nos muestra, de igual manera que con el botón FICHA (7) podemos comprobar los datos del expediente que tenemos en su ficha. Esta información es básica para poder comprobar que se trata de una solicitud repetida por el interesado y que no solicita a la vez otra cosa distinta en el mismo procedimiento.
Con el ratón marcaremos un clik (8) sobre aquellos expedientes que una vez revisados serán acumulados a su original, marcaremos y desmarcaremos repitiendo el mismo proceso. No dejará marcar como acumulable el expediente origen, la primera solicitud.
Una vez tengamos seleccionados todos aquellos que deseamos acumular (marcados con un click), pulsaremos el botón de ACUMULAR (10). A partir de aquí el sistema hará los siguientes procesos por expediente seleccionado:
– Compartirá los documentos del expediente a acumular sobre el origen en donde acumulará.
– Emitirá un documento de ACUMULACION de expediente, que sellará con el sello de entidad DUMAS, dejándolo pendiente de Notificar electrónicamente y/o en papel según haya manifestado el interesado. Lo encontraremos en Notificaciones Electrónicas y Relaciones de correo con el tipo de documento NOTR.
– Pasará al estado 9903 Resuelto por Acumulación al expediente que hemos acumulado.
– Le pondrá al expediente acumulado como expediente padre el expediente sobre el que ha acumulado.
Con el botón (9) RECARGA, volveremos a aplicar la selección de posible acumulaciones una vez realizada la operación anterior de acumulados, para que se nos quede el formulario actualizado sin los casos que ya hemos acumulado.
¿Cómo saber los expedientes que tengo en los diversos estados de la gestión de mis expedientes?
Al gestionar masivamente expedientes es necesario ir realizándolo por estados. Al tenerlos por estados nos vemos obligados a recorrer todos los estados posibles para comprobar si tenemos algún expediente parado en uno de los estados predefinidos. Para evitar esto, disponemos de una utilidad, que nos informará de la situación de los diversos expedientes existentes, terminados y no terminados por estado.
De no haber seleccionado un año concreto en el filtro principal, este recuento lo hará sobre el total de todos los expedientes gestionados, de haber puesto un año en concreto, lo hará sobre los expedientes de ese año concreto.
Para hacer uso de esta utilidad nos iremos al menú de acciones, y escogeremos la opción de Expedientes por Estado.
En este caso vemos los estados repetidos varias veces, una vez por año de tramitación distinto, ya que en este ejemplo no hemos puesto un año en concreto.
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