Cómo funcionan las bandejas de incoación.
Existen dos registros de entrada de la CARM, el registro presencial y el registro electrónico.
1. Registro presencial.
En el registro presencial se registran todas las solicitudes y otros trámites realizados en papel y donde el interesado se persona en las oficinas de registro de la CARM.
2. Registro electrónico.
Por este registro se registran todas las solicitudes o trámites electrónicos, tanto en formularios electrónicos específicos como genéricos.
De igual manera también se registra todos las operaciones de Intercambios entre los registros de las administraciones públicas SIR.
3. Funcionamiento.
Ambos registros dejan sus anotaciones y los documentos que lo acompañan en SANDRA EVENTOS, de donde los recogemos en nuestras bandejas de incoación.
Para recogerlos utilizamos dos sistemas configurables a petición de nuestros gestores:
1. Automáticamente durante la madrugada baja todo los registrado en el día anterior.
2. Pulsando un botón de la bandeja de incoación, que en ese momento invoca a los eventos y los baja a nuestra bandeja de incoación.
Cómo interpretar los documentos según su origen.
Existen dos grupos de origines a distinguir: Solicitudes o Trámites, siendo la Renuncia una solicitud o un trámite, dependiendo de si por cada renuncia abriremos un nuevo expediente, o si adjuntaremos este documento al expediente existente.
T1 solicitudes.
Nos indica una petición del interesado que generalmente dará a lugar a un nuevo expediente. Pero no siempre es así, en casos muy residuales, bajo solicitudes genéricas (no específicas) a veces adjuntan documentos de un expediente existente.
Cuando la solicitud viene de un formulario SEDE ESPECIFICO, siempre es una solicitud y los documentos nos vienen codificados.
En la Solicitudes VIA SIR, podemos encontrar algunos casos que nos vienen como solicitudes lo que son adjuntos de documentos.
Sistema Tradicional que ira desapareciendo.
Nuevo Sistema que se va implementado poco a poco. (En piloto en la oficia de registro de Infante).
Encontraremos los siguientes documentos:
De donde:
| Doc. DEXEL | Equiv. PITU | Descripción | Observaciones |
|---|---|---|---|
| DI005 | 0001 | Solicitud Interesado | B1. Documento del interesado firmado por él pero sin el sello de presentación por registro |
| JDI005 | 0001 | Justificante presentación | A2 y B2. Documento justificante de entrada en el registro de la solicitud del interesado que incluye en su contenido la solicitud del interesado |
| AN998 | 0001 | Solicitud Interesado | A1. Documento del interesado firmado por él pero sin el sello de presentación por registro. Solo lo encontraremos así si no encontramos un documento DI005, ya que el sistema del registro está cambiado poco a poco en cada oficina. |
T2 Trámites.
Trámites, documentos o solicitudes de adjuntar documentos que adjuntaremos a un expediente ya existente.
No siempre encontramos en trámites, presenciales, VIA SIR, o SEDE GENERICO, actos de trámite, en muchas ocasiones encontramos solicitudes adjuntadas, sobre todo, cuando los plazos de estas peticiones se han cerrado, y la sede solo permite entrega de documentos.
Encontraremos los siguientes documentos si se trata de un trámite de documentación:
Sistema Tradicional que ira desapareciendo.
Nuevo Sistema que se va implementado poco a poco. (En piloto en la oficia de registro de Infante).
De donde:
| Doc. DEXEL | Equiv. PITU | Descripción | Observaciones |
|---|---|---|---|
| DI009 | 0319 | Solicitud Interesado | TR1. Documento del interesado firmado por él pero sin el sello de presentación por registro |
| JDI009 | 0319 | Justificante presentación | TA1. TR2. Documento justificante de entrada en el registro de la solicitud del interesado que incluye en su contenido la solicitud del interesado |
| AN998 | 0319 | Solicitud Interesado | TA2. Documento del interesado firmado por él pero sin el sello de presentación por registro. Solo lo encontraremos así si no encontramos un documento DI005, ya que el sistema del registro está cambiado poco a poco en cada oficina. |
T3. Solicitudes o Trámites. Renuncia.
Trámites, solicitudes de Renuncia que adjuntaremos a un expediente ya existente, o que por el contrario lo consideraremos un nuevo expediente.
Encontraremos los siguientes documentos si se trata de un trámite de Renuncia:
Sistema Tradicional que ira desapareciendo.
Nuevo Sistema que se va implementado poco a poco. (En piloto en la oficia de registro de Infante).
De donde, de considerarlo un trámite que adjuntaremos a un expediente ya existente:
| Doc. DEXEL | Equiv. PITU | Descripción | Observaciones |
|---|---|---|---|
| DI042 | 0319 | Solicitud Interesado | DN1. Documento del interesado firmado por él pero sin el sello de presentación por registro |
| JDI042 | 0319 | Justificante presentación | DN2. Documento justificante de entrada en el registro de la solicitud del interesado que incluye en su contenido la solicitud del interesado |
| AN998 | 0319 | Solicitud Interesado | Documento del interesado firmado por él pero sin el sello de presentación por registro. Solo lo encontraremos así si no encontramos un documento DI005, ya que el sistema del registro está cambiado poco a poco en cada oficina. |
De considerarlo una solicitud que da a lugar un nuevo expediente en nuestro sistema:
| Doc. DEXEL | Equiv. PITU | Descripción | Observaciones |
|---|---|---|---|
| DI042 | 0001 | Solicitud Interesado | DN1. Documento del interesado firmado por él pero sin el sello de presentación por registro |
| JDI042 | 0001 | Justificante presentación | DN2. Documento justificante de entrada en el registro de la solicitud del interesado que incluye en su contenido la solicitud del interesado |
| AN998 | 0001 | Solicitud Interesado | Documento del interesado firmado por él pero sin el sello de presentación por registro. Solo lo encontraremos así si no encontramos un documento DI005, ya que el sistema del registro está cambiado poco a poco en cada oficina. |
La diferencia entre la solicitud del interesado (DI) y el justificante de entrada con la solicitud del interesado (JDI).
Como decíamos anteriormente los DIxxx (DI005, DI009, DI042) significan Documentos del Interesado, y encontraremos en este archivo la solicitud firmada por el interesado, pero no el justificante de entrada en registro de esta solicitud.
Sin embargo, Justificante de Documento del Interesado (JDIxxx) si contiene en su interior la solicitud del interesado, además del justificante de entrada en el Registro, por lo que es el documento habitual que revisamos, ya que en un DIxxx no podremos ver en su interior si ha entrado dentro de plazo, que día, que hora, con destino a que departamento ha sido tramitado. De ahí, que siempre aconsejemos que sea al menos este documento el que esté codificado con un 0001 si se trata de un nuevo expediente o de un 0319 si es un acto de trámite.
La importancia de la codificación.
Dependiendo de la codificación que realicemos en los documentos JDIxxx y DIxxx, el sistema entenderá que se trata de una solicitud que debe crear un nuevo expediente o de una solicitud de acto en trámite, que debe adjuntar documentos a un expediente ya existente.
Código PITU 0001 Solicitudes. Crear expedientes.
Al codificar con un 0001 un documento de la bandeja prevalece sobre todas las demás codificaciones del resto de documentos, es decir, que en el momento que encuentre un solo documento que lleve el 0001, entenderá que lo que deseamos es abrir un nuevo expediente.
Aunque el sistema está preparado para dejarnos por defecto codificado con un 0001 tanto el DI005 como el JDI005, nosotros en todo momento podemos cambiarlo a un 0319, y de hacerlo, no creará ningún expediente y tenderá a adjuntar todos los documentos existentes a un expediente del mismo interesado que nos solicitará o propondrá.
De igual manera, en un acto de trámite DI009 o JDI009, podríamos codificarlo con un 0001 en lugar de un 0319, y el sistema entenderá que lo que deseamos es abrir un nuevo expediente y no adjuntar la documentación a otro expediente existente.
De ahí, que cuando se trata de una Renuncia (DI042) tendremos que plantearnos si nuestra gestión exige la creación de un tipo de expediente distinto de Renuncia, o por el contrario los gestores han decidido que se funda con el expediente al que Renuncia, el que se comporte de un modo u otro dependerá de que le codifiquemos como un 0001 o un 0319.
Sin Necesidad de un asistido. SOLICITUD SEDE ESPECIFICA.
Cuando nuestro asiento de bandeja entrante se trata de una SOLICITUD SEDE ESPECIFICA, significa que ha sido realizado por un formulario electrónico específico para ese fin, donde se recoger de modo ordenado y separado cada uno de los datos que componen la solicitud.
Esto agiliza la incoación de manera muy notable, ya que no es necesario generar un asistido en el que transcribamos todos los datos de la solicitud en modo papel a modo electrónico para que al crear el expediente rellene todos los datos necesarios para la gestión del expediente.
El sistema el que trascriba directamente sobre el expediente, sin necesidad de que intervenga el incoador, el contenido de la solicitud en los datos necesarios de la ficha del expediente, así como clasificará todos los documentos de modo automático (salvo que haya añadidos otros que no sean los exigidos) ya que el propio solicitante los clasificó al adjuntarlos.
Necesidad de un asistido. SOLICITUD PRESENCIAL O VIA SIR.
Por el lado contrario, cuando esta solicitud no ha sido realizada desde un formulario en sede específico, sino en papel.
Tenemos que distinguir SOLICITUD SEDE ESPECIFICA de SOLICITUD SEDE GENERICA, ya que este último ha sido presentado electrónicamente pero no en un formulario específico para este procedimiento, por lo que no lleva cargado los datos necesarios para la instrucción del expediente, lleva documento anexos en papel que habrá que interpretar y transcribir al asistido.
En estos casos, SEDE GENERICA , PRESENCIAL o VIA SIR, los datos no vienen aportados electrónicamente, habrá que hacer forzosamente una transcripción del contenido del papel a los datos necesarios de la ficha del expediente (Incoar), y eso lo hacemos siempre a través de un Formulario Asistido.
En un momento dado de la incoación el sistema nos pedirá crearlo (Cr2) o cargar un asistido realizado con anterioridad a nuestro sistema (Cr1).
Cr1. Cargar un asistido creado previamente significa, que puede que la solicitud escaneada presentada en papel, ha sido confeccionada desde los formularios asistidos disponibles para los trabajadores sociales. De esta manera, son los trabajadores sociales al preparar la presolucitud los que cargan los datos, aprovechando nosotros este esfuerzo para transportar esos datos del asistido al asistido que estamos generando. Para saber más sobre este tema pulsa aquí.
Cr2. Lo pulsaremos cuando se trate de una solicitud en papel donde tenemos que introducir los datos de la solicitud en nuestros sistema (la mayoría de casos), una vez generemos la nueva referencia del asistido, el sistema nos desplegará un formulario con una serie de pestañas que corresponderá en orden a los datos recogidos en la solicitud y que tendremos que cargar.
Código PITU 0319 (anexar a otro expediente existente).
Al codificar con un 0319 o al no haber ni un solo documento que esté codificado con el 0001, el sistema entenderá que se trata de un Trámite y por consiguiente nos solicitará el expediente del interesados sobre el que queremos anexar esta documentación.
En algunos casos hasta no lo propone directamente, como son los casos de presentación de documentación solicitada a través de PETIDOC, ya que el sistema sabe que se trata de un acto en trámite y sabe sobre que expediente se realizó la petición, por lo que nos lo propone directamente.
También encontraremos como confirmaciones sobre presolicitud de expediente ya abiertos, como sería el caso de:
– Aceptaciones totales o parciales de Subvenciones Directas,
– Confirmación del Programa Básico,
– Confirmación o Renuncia del Bono Social Digital,
– otros casos
Otras consideraciones al incoar expedientes.
En este apartado veremos las diferentes dudas que nos pueden surgir al incoar expedientes desde la bandeja de incoación (PILAR).
Acumulación de expedientes.
Debemos tener claro que la acumulación de expedientes debe ser generada desde el programa de gestión correspondiente, es decir, debe abrir un nuevo expediente y será en la aplicación de gestión desde se haga la acumulación de expediente, ya que para ello hay que emitir un documento dirigido al interesado indicándole la acumulación y sobre que expediente se acumula. Por lo que debemos codificarlo como 0001 para que nos genere un nuevo documento.
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