Actualizado a 17/05/2021

En el diseño de nuestras aplicaciones informática y proyectos del Imas,  determinamos que la petición de documentación al interesado o la solicitud de verificación de sus datos a través de interoperabilidad, era una taréa administrativa repetitiva en todos los programas de gestión y con las mismas necesidades y prestaciones. Con la finalidad de que nuestro usuario Gestor (técnico del Imas) dependiendo de la aplicación de gestión informática tuviese que realizar estas operaciones de una manera distinta, se pensó en crear un módulo común, que se manejase igual y tuviese las mismas prestaciones en cada una de las aplicaciones motoras que recurrieran a este trámite. De esta manera garantizábamos:

• igual manejo en cualquier aplicación, lo que le permite al gestor adaptarse con rapidez a un nuevo encargo de gestión.
• un mismo protocolo de actuación para todos los técnicos del imas en la petición de documentación.
• y las mismas funcionalidades y prestaciones para todas las aplicaciones motoras en la gestión de petición de documentación.

    El que nos permita utilizar un mismo protocolo siempre para la elaboración de petición de documentos, nos permite de igual modo, tener un mismo protocolo para la recepción y entrega de estos documentos por el interesado. Para saber más cómo recepcionar estos documentos lea el artículo ¿Cómo recepcionar los documentos entregados por el interesado?.

    Para realizar la petición de documentos en todas las aplicaciones, una vez situados en el expediente del interesado en concreto, tendremos una opción en los desplegables de acciones del gestor, y una de ellas podremos leer la opción de «Realizar Petición de Documentos».

¿Cómo realizar una petición de Documentos?

       Definimos como petición de documentos el trámite de solicitar al interesado o a otras entidades administrativas (oficio), documentación necesaria para la gestión del trámite necesario para atender la solicitud del interesado. No se nos debe olvidar en modo alguno, que la Ley 39/2015 establece la obligación de la administración de no solicitar al interesado aquellos documentos que pueda obtener ella de otras administraciones o que obren en cualquier otro procedimiento de esa misma administración.

     De ahí, que una vez que pulsemos realizar una petición de documentación, el aplicativo nos mostrará la siguiente pantalla:

1. NUMERO DE PETICIÓN. Nos muestra en pantalla el nuevo número consecutivo que asignará a esta petición como referencia única. Nos nos permite cambiar dato alguno lo asigna de modo automático.
2. APLICACIÓN. Nos muestra la aplicación motora de la gestión del expediente (GUAPA, GVAMIN, ICC, etc) tampoco es operable por el gestor, nos viene dada y no puede ser cambiada.
3. EXPEDIENTE. Nos muestra la referencia del expediente sobre el que vamos a realizar la petición de documentos. Nos viene dada al habernos previamente situado encima de ella y no puede ser modificada por el gestor.
4. USUARIO.  Login y nombre del Gestor que está realizando este trámite de petición de documentos. No podemos cambiarlo ya que asigna automáticamente al profesional que se ha identificado para gestionar este expediente.
5. INTERESADO. DNI y nombre del interesado y solicitante de este tipo de expediente. No puede ser modificado ya que viene unido inexorablemente a la referencia del expediente.
6. FECHA DE ACUSE. Nos mostrará la fecha de cuando el interesado recepcionó  en su domicilio la notificación de la petición de documentos, y desde cuya fecha correrán los plazos de entrega para el interesado, aplicando Archivo en el caso de subsanación y Caducidad en el caso de una petición normal de documentación. Esta fecha viene facilitada electrónicamente por el sistema informático de correos.
7. UNIDAD TRAMITADORA. DIR3 y denominación del departamento tramitador del expediente, no puede ser cambiado ya que viene relacionado con el procedimiento de la guía de servicios que se está tramitando y que establece el órgano competente para la gestión.
8. PROCEDIMIENTO. Este expediente corresponde a un tipo de solicitud concreto (valoración de grado, reconocimiento de prestaciones, valoración grado discapacidad, pensiones no contributivas, etc..) estos tipos de solicitud están codificados como códigos de procedimientos accesibles al ciudadano en la guía de servicios al ciudadano, y por consiguiente no es un valor que pueda ser cambiado, está relacionado con el tipo de expediente y gestión que se está realizando.
9. REGISTRO DE SALIDA. De ser una petición destinada al usuario, una vez cerrada y completada, el documento generado para el interesado será registrado de salida a través del registro auxiliar secundario del Imas. Su numeración no las mostrará con la finalidad de poder localizar el documento en el registro de salida de ser necesario. Este dato tampoco es intraducible por el gestor, lo devuelve automáticamente el programa.
10. ESTADO. No indica el estado en que se encuentra la petición realizada. Los estados posible son:
    – ABIERTA. Que se encuentra confeccionándose, aún no se ha generado el documento de petición.
    – CERRADA. Que se ha cerrado el documento de petición y se ha tramitado.
    – INCOMPLETA. (Solo en la de oficio). Que se ha cerrado y generado la petición pero no se ha obtenido respuesta por interoperabilidad por algún error técnico.
    – COMPLETADA. Se han recibido todos los documentos pedidos, de ser de oficio se ha obtenido la respuesta a todo lo pedido, y de ser al interesado, a entregado todos los documentos.
    – TRAMITADA. Se encuentra tramitada la petición en espera de recibir los documentos solicitados en la petición.
    – REITERADA. Se ha realizado de nuevo la petición que quedó en modo incompleto tras un fallo técnico.
11. Gráfico de los distintos estados.
12. TIPO DE PETICIÓN.  elegiremos una opción según sea el caso:
    – IS . Petición al interesado para la subsanación de la solicitud, generalmente dispone de 10 días. Trascurrido el tiempo se Archiva.
    – IN. Petición al interesado de documentación no destinado a la subsanación de su solicitud y que trascurrido el tiempo se aplica la Caducidad.
    – OF. De oficio, destinado a otras administraciones, bien por interoperabilidad o mediante SIR.
13. PLAZO DE DÍAS. Dependiendo del tipo elegido en el apartado anterior, el programa nos mostrará por defecto un plazo de días, pero pudiendo tratarse de un expediente de tramitación de urgencia o de emergencia social, estos plazos pueden ser reducidos, por lo que nos deja poner los días correctos a aplicar.
14. DOCUMENTOS. (antes habremos pulsado el botón 24 de añadir una línea). Nos solicitará el código del documento a pedir y nos mostrará su denominación. Aquí nuevamente debemos distinguir si hemos elegido un tipo de petición de oficio o al interesado. Según una u otra, nos mostrará un grupo de documentos posible a elegir que antes han sido definidos en PITU/DEXEL para ese procedimiento en concreto. De no saber el código del documento a elegir pulse F9 y se le saldrá una lista de los documentos posibles según sea:al interesado.O de Oficio:

    

15. INTERESADO. Nos propondrá por defecto el DNI del interesado en el expediente puesto que generalmente es al solicitante al que se le pide en mayor número de ocasiones, documentación, pero podemos solicitarlo a otro miembro de la unidad familiar del interesado. Se pueden introducir aclaraciones de partes concretas que se piden del documento o motivos por lo que se piden, estos aparecerán en el texto de la carta de petición de documentos. Para introducir estas observaciones, las haremos situando el ratón en el cuadro de observaciones (20) por cada documento que pedimos.
16. FECHA DE RECEPCIÓN. Nos indicará en un futuro cuando ha sido entregado ese documento concreto que hemos pedido al ser recepcionado desde nuestro módulo de recepción de documentos.Para saber más cómo recepcionar estos documentos lea el artículo ¿Cómo recepcionar los documentos entregados por el interesado?.
17. OK. En el caso de interoperabilidad nos indicará que ese documento en concreto ha llegado sin inconvenientes técnicos.
18. Botón de DATOS ADICIONALES DE PETICIÓN.  (Solo en caso de peticiones de oficio). Determinadas peticiones de oficio, requieren de un dato más adicional para poder ser tramitadas. Por ejemplo: la petición de certificado de matrimonio requiere de la fecha de registro, la comprobación de nacimiento requiere la fecha de nacimiento. De hecho cuando seleccionamos un documento de inteoperabilidad que requiere de este dato adicional, el sistema no los advierte y no lo pide.
19. Botón VER DOCUMENTO RECIBIDO. Mediante este botón podremos ver en pantalla del documento recepcionado, bien el obtenido por interoperabilidad o el entregado por el interesado.
20. OBSERVACIONES. (referido en el punto 14 de este mismo apartado). Texto adicional aclaratorio sobre el documento pedido, como por ejemplo: tipo de documento: solicitud, texto aclaratorio: «falta firmarlo por los miembros de la unidad familiar».
21. Botón TRAER CERTIFICADOS. (Solo en tipo de peticiones de oficio). Al pulsar este botón nos solicita un DNI, por defecto pone el del interesado del expediente, pero nos permite poner cualquier otro que forme la unidad familiar. Lo que hará es solicitar de modo automático todas las operaciones de interoperabilidad definidas como OBLIGATORIAS EN PITU/DEXEL para el DNI indicado. De tener que pedirlas a varios miembros de la unidad familiar, repetiremos pulsar el botón cada vez un DNI del solicitado distinto.
22. Botón FINALIZAR LA PETICIÓN. Este botón pasa del estado de ABIERTO a CERRADA la petición, siendo ya imposible el abrirla de nuevo, ni añadir nuevos documentos a esta petición, de necesitarse habría que generar una nueva petición. Cuando se pulsa este botón y es de tipo de OFICIO, se queda en estado de TRAMITADA y realiza de modo automático y de modo inmediato la petición de interoperabilidad. En el caso de que sea al interesado, recoge número de salida del documento y genera el documento carta de petición de documentos que vemos en la imagen de abajo.
    
23. Botón GUARDAR. Guarda lo que se lleva hecho hasta el momento sin cerrar la petición de documentos.
24. Botón SALIR. Abandona la petición de documentos sin guardar y sin cerrar la petición.
25. Botón AÑADIR (+). Referenciada antes en el punto 14 de este mismo apartado. Mediante esta opción nos permite añadir una nueva línea de documento a pedir siempre que la petición se encuentre en estado de ABIERTA.
26. Botón ELIMINAR (-).  Elimina una línea de petición de documentos por no creerla oportuna siempre que el estado de la petición de documentos esté ABIERTA.

¿Cómo interpretar la carta de petición de documentos?

Nuestra carta de petición de documentos dispone unas referencias con las que nos permite trabajar de modo electrónico, fuera del detalle concreto de los documentos que se piden, en su cabecera nos muestra:

1. NUMERO DE PETICIÓN. Este es la referencia de la petición, con este número el interesado podrá entregar los documentos. Para más información de como recepcionar documentos leer el articulo de este mismo blog ¿Cómo recepcionar documentos entregados por el interesado?.
2. CÓDIGO NT DE CORREOS. Referencia electrónica para el envió de documentos por notificación telématica con correos.  Mediante esta referencia y lectores de códigos de barras la entidad postal correos realiza la notificación al usuario, comunicándonos electrónicamente la recepción.
3. DATOS de DIRECCIÓN POSTAL. Datos de nombre y dirección del interesado destinatario.

Si desea saber como consultar las peticiones de documentos realizadas a un determinado expediente lea el artículo de este blog PETIDOC – ¿Cómo consultar los documentos pedidos en un expediente?

Otros artículos relacionados con este:

PETIDOC – ¿Cómo anular una petición para modificarla?

PETIDOC – Nuevas prestaciones