Cuando gestionamos masivamente expedientes, en momentos puntuales en algunos de ellos encontramos errores, discrepancias o falta de documentos que requieren de una actuación particularizada con ese expediente, gestión nos la posponemos para un momento más tarde una vez hayamos acabado con la gestión masiva de los otros muchos expedientes que no requieren de un estudio o actuaciones particularizadas.

Pero no solo nosotros trabajamos con estos expedientes, también otros compañeros a la vez, o en diferido también trabajan con estos mismos expediente, por lo que corremos el riesgo, que ellos no conocedores de que ya ha sido revisado por nosotros, lo avancen o actúen con él sin que nosotros lo sepamos.

Por ello disponemos de un sistema para marcar en concreto ese expediente, clasificándolo sobre una lista personalizada por tipo de expediente, de «errores» que impedirá que este expediente avance de paso y pase a nuevos estados para gestionar.

Estos expedientes que marcamos los distinguiremos por que nos los mostrará de color rojo (A) indicándonos que este expediente está bloqueado y no nos dejará avanzarlo de paso.

Podremos bloquearlo desbloquearlo desde el formulario de detalle. Para ello pulsaremos el botón «D» (B) que nos llevará al formulario de detalle del expediente donde podemos ver de que error se trata, que posible solución tiene y bloquearlo con un error o desbloquearlo.

Efectivamente al penetrar en el detalle vemos un apartado de ERROR EXPEDIENTE (C) donde tenemos un código y una descripción. Este código y otros que tenemos disponibles están clasificados para cada tipo de expediente, y tendremos que elegir entre ellos o solicitarle a informática que nos abra uno nuevo.

Si por el contrario lo que deseamos es saber mayor detalle de ese error o bloqueo y sus posibles soluciones, pulsaremos el botón de mayor detalle (D) que nos mostrará la siguiente ventana de detalle.

Esta ventana nos hace un breve resumen de la causa del problema (4), la o las posibles soluciones (5) y en algunos casos nos ofrece un botón de ir a un enlace, que al pulsarlo nos llevará al blog a un artículo o video en concreto que versa sobre como solucionar este problema.

¿Cómo puedo saber cuantos expedientes tengo bloqueados y los diversos motivos?

Desde nuestra gestión de expedientes tenemos una posibilidad para que no indique un resumen de todos los expedientes que tenemos con «errores» o bloqueados.

Dependiendo de nuestro filtro inicial en GTS, por ejemplo este:

Al pulsar buscar nos aparecerán todos los expedientes que cumplen con el criterio que hemos marcado en la parte de filtros de búsqueda.

Sin necesidad de marcar ningún expediente, pulsaremos la el selector de posibilidades de la parte inferior izquierda, ACCIONES, donde encontraremos

un formulario resumen de todos los tipos de error y la cantidad de expedientes que incurren en ellas para poder saber sobre que expedientes tengo que comenzar a subsanar o evaluar los diversos bloqueos.

un formulario resumen de todos los tipos de error y la cantidad de expedientes que incurren en ellas para poder saber sobre que expedientes tengo que comenzar a subsanar o evaluar los diversos bloqueos.

¿Cómo puedo filtrar en la gestión de expedientes, todos aquellos que tienen un error?

Al entrar al gestor de nuestros expedientes disponemos en la parte superior de todos los motivos de filtros por los que podemos filtrar nuestros expedientes. Pero no solo podemos filtrar por los que tenemos a la vista, también existen más posibilidades de filtrado bajando la barra de desplazamiento.

En este caso la bajaremos hasta encontrar un filtro por código de error, donde podremos poner el error en concreto que buscamos, o de no saberlo disponemos de un botón pegado al código que nos desplegará todas las posibilidades de errores o bloqueos definidos para este tipo de expediente.

Una vez seleccionado un código en concreto, pulsaremos el botón de búsqueda que realizará de nuevo una búsqueda con el nuevo criterio de selección que hemos puesto.

El resultado serán todos los expediente que tengan ese tipo de error nos los mostrará en la selección para interactuar con ellos. Lógicamente todos aparecerán rojos.

¿Cómo puedo bloquear o desbloquear un expediente con un código de error o de bloqueo?

Para bloquear o desbloquear un expediente basta con situarnos en él, y siempre que tengamos permisos para realizar esta operación, podremos pulsar el botón de detalle del expediente (B).

Este botón nos mostrará la pantalla de detalle que en el apartado inicial explicábamos para ver con mayor detalle el tipo de error y solución.

Situados en el campo error expediente, podremos poner un código de error o quitarlo, (dejarlo vació), de no saber el código disponemos de un botón que al pulsarlo nos devuelve una lista de todos los posibles errores y bloqueos que hay definidos para ese tipo de expediente.