ICC – NUEVA NORMALIDAD – ¿Cómo liquidar en proporción a los días de asistencia?

Las resoluciones dictadas por la Directora Gerente del IMAS por las que se aprueban las condiciones excepcionales de financiación y de prestación de los servicios de centro de día y de promoción de la autonomía personal en los sectores de personas mayores y personas discapacidad con motivo de la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19, establecen lo siguiente respeto a la aportación de las personas usuarias:

“En aquellos casos en que la aplicación de las medidas de prevención y protección establecidas implique la asistencia parcial al centro de las personas usuarias, la aportación de las personas usuarias se calculará de forma proporcional a los días de asistencia prevista.”

Resolución dictada por la Directora Gerente del IMAS de 17 de julio de 2020.

Por tanto, es necesario establecer el procedimiento para el cálculo del copago en los supuestos en que el centro  haya establecido turnos para la asistencia de las personas usuarias.

Para el cálculo de su copago correspondiente es necesario tener en cuenta que el copago del USUARIO es siempre igual mensualmente, con independencia de los días hábiles del mes de apertura del centro, o de los fines de semana que incluye ese mes. No debemos confundirlo con la liquidación del coste de plazas o pago al centro por el servicio. En caso del pago al centro por el servicio prestado sí se realiza por los días hábiles del mes excluidos los fines de semana en el caso de Centros de Día de Personas con Discapacidad, o por 30 días matemáticos mensuales (con independencia de los días naturales del mes) en el caso de Centros de Día de Personas Mayores.

Por lo que el copago de nuestro usuario tiene que ser proporcional al servicio recibido en la proporción de su importe mensual sobre 30 días matemáticos.


¿Cómo lo haremos?

Para ello nos quedan dos posibilidades:

Primera. Indicar mediante incidencias en ICC de entrada el día que asiste y de salida cuando no asiste de cada usuario, para que luego la máquina calcule su copago en proporción a los días de presencia. Esta posibilidad la descartamos por el inmenso trabajo que supondría para cada centro el llevar y cargar estos datos diariamente de sus usuarios, además de las posibilidades de error en las liquidaciones.

Segunda. Si lo que establecemos es un descuento personal en su copago, proporcional a los días que no asiste al centro. Esto evitaría tener que introducir todos los días las entradas y salidas de los usuarios que hacen o no hacen presencia en el centro.

Por lo que apostamos por esta segunda opción.


¿Cómo calcularemos esta proporción de asistencia?

Si el copago del usuario se calcula sobre 30 días matemáticos mensuales, la proporción de su asistencia será proporcional entre estos 30 días matemáticos. Pero para simplificar nuestro calculo dado las dudas que nos generan los fines de semana, lo proporcionaremos por los 5 días hábiles semanales (de lunes a viernes). De donde podemos decir sin equivocarnos que:

5 días son al 100%, como cada día es el 20% (100/5)

Así pues, si nuestro usuario del servicio acudirá 2 días en semana, podemos decir que su presencia es del 40% (2 x 20), o si nuestro usuario acude 3 días en semana, su asistencia es del 60% (3 x 20%).


¿Entonces cuál será su bonificación?

Su bonificación será por los días no asistidos, sin embargo nosotros lo que hemos calculado es la proporción de días que asiste. Así pues, si no asistiese su bonificación sería del 100%, por lo que la bonificación será el resultado de restar al 100% el tanto por ciento de asistencia que hemos calculado.

Por lo que podemos establecer la siguiente relación por semanas de asistencia:

Días Asistencia% asistencia% BonificaciónTotal
51000100
36040100
24060100

Pero nuestro mes matemático de 30 días también lo es de 4 semanas por lo que el resultado de esta bonificación será la media de las bonificaciones ocurridas en cada semana. Veamos varios supuestos:

SUPUESTO 1. Mi usuario viene todas las semanas solo dos días.

nº SemanaDías Asistencia%Asistencia%BonificaciónTotal
124060100
224060100
324060100
424060100
Totales8160240

De donde 240 de Bonificación dividido entre 4 semanas = 240 / 4 = 60% de Bonificación.


SUPUESTO 2. Mi usuario viene una semana 2 días y otra 3 días.

nº SemanaDías Asistencia%Asistencia%BonificaciónTotal
124060100
236040100
324060100
436040100
Totales10200200

De donde 200 de Bonificación dividido entre 4 semanas = 200 / 4 = 50% de Bonificación.


SUPUESTO 3. Mi usuario va a realizar una adaptación progresiva. La primera semana 2 días, 3 días la siguiente semana, 4 días la tercera y por último en la cuarta 5 días.

nº SemanaDías Asistencia%Asistencia%BonificaciónTotal
124060100
236040100
348020100
451000100
Totales14280120

De donde 120 de Bonificación dividido entre 4 semanas = 120 / 4 = 30% de Bonificación.


¿Pero cómo lo reflejaremos en la liquidación mensual?

Icc es un aplicativo con múltiples posibilidades, entre ellas tiene la posibilidad de definir una cantidad dada o un % de descuento sobre el copago de una persona concreta para poder ajustarnos a su individualidad, circunstancias especiales y particulares que establecen la equidad sobre las diferencias particularizadas de una misma igualdad. Así pues en la ficha de nuestro usuario disponemos:

Como es lógico este campo no es accesible a los gestores, este campo solo es accesible a los técnicos responsables que supervisan las liquidaciones. Por lo que pondremos esta bonificación anteriormente calculada y personal, a cada uno de ellos en la proporción anteriormente calculada de su asistencia.


Entonces, ¿Que tengo que hacer para que se aplique?

Lo que necesitaremos será un excel, donde consten todos los DNI y nombre de los usuarios con una columna con el % de asistencia que hemos calculado, para que firmado y enviado a informática este lo procese y ponga de manera automatizada a cada usuario su % de Bonificación.

Entendemos que este trabajo puede ser muy pesado en caso de Centros de Día de decenas de usuarios, además de los grandes riesgos de que alguno de los datos esté erróneo, DNI por ejemplo, o que no estén todos los usuarios.

Y si hemos empezado este artículo buscando la opción menos disruptiva y más respetuosa con el trabajo de todos, con este caso no veníamos a ser menos.


¿Cómo generar un excel con todos los usuarios y comunicar su % de asistencia?

Para ello seguiremos los siguientes pasos:

Primero. En ICC escogeremos la opción de OPERACIONES DIARIAS.

Segundo. Una vez dentro del menú de OPERACIONES DIARIAS, escogeremos la opción de USUARIOS DEL CENTRO.

Tercero. Le daremos a BUSCAR para que nos aparezcan todos, y una vez los tengamos a la vista en la pantalla, desplegaremos la lista de OPCIONES y escogeremos EXCEL.

Cuarto. Como resultado de esta opción nos generará un excel con todos los usuarios y muchos datos en muchas columnas. Desde la columna F (fecha de ingreso), hasta la última columna que tenga datos, las iluminaremos y las eliminaremos.

Quinto. Añadiremos la columna PRESENCIA, y le iremos cargando por usuario su % de presencia en el centro, como anteriormente habíamos explicado.

Sexto. Finalmente guardaremos este fichero excel, en nuestro ordenador con el nombre de archivo que deseemos.


Ya tengo el excel ¿Qué hago con él?

Una vez tengamos este excel debemos imprimirlo en una impresora (para escanearlo después como un PDF) o en una impresora virtual PDF, para firmar este documento electrónicamente. Ya que está será nuestra proposición y declaración de asistencia de nuestros usuarios.

Una vez tengo el PDF firmado (puede firmarlo con autofirma), debo subirlo a ICC como un documento más de mi contrato (no del usuario).(Cómo hacerlo).

Una vez ya lo he subido a ICC, enviaré el archivo excel por correo de la siguiente manera:


¿Qué pasa si durante el mes varía la asistencia de algunos de mis usuarios?

Debe tenerla en cuenta y antes del día 25 de cada mes. Esta es la fecha máxima que tenemos para poder hacer los ajustes necesarios. El procedimiento es muy parecido. Sobre el excel inicial que teníamos haremos las correcciones, los volveremos a imprimir para firmarlo y lo subiremos a ICC documetnos del contrato a través de ROSA.

NO ENVIAREMOS ESTA VEZ EL EXCEL a informática (GEAS-IMAS@listas.carm.es),dirigiremos un correo electrónico a nuestro técnico asignado comunicándole los cambios ocurridos y él adaptará estas particularidades en la ficha del usuario concreto.

¿Cómo actuar en caso de plazas compartidas?

En caso de las plazas compartidas, la asistencia equivale al 100% tal y como tenía su presencia antes del confinamiento, por lo que el % por día de asistencia estará proporcionado a su asistencia máxima. Recuerde que la proporción la establecemos por días de asistencia en una semana estandar matemática de 5 días, no por las horas de asistencia en cada día.

En caso de dudas consulte a tu técnico.

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