PILAR – Bandeja de Incoación

    Bajo el proyecto PILAR (Puntos de Incoación de modo Local o por Accesos Remotos), se encuentra unificada toda la incoación de todos los procedimientos del Imas., con independencia del aplicativo informático que se utilice.

     Este proyecto se basa en desarrollo e implantación de PAECARM, concretamente las prestación SANDRA-EVENTOS, conectada a Registr@-RM.  Mediante este procedimiento, cualquier apunte entrante en el registro de la CARM (por sede electrónica o de modo presencial), llega hasta nuestras bandejas de incoación.

     Por lo que cada 30 minutos, evalúa los asientos entrantes transportándolos a la bandeja de incoación (en lo sucesivo BI), también podemos recoger estos apuntes en el momento que deseemos pulsando la tecla de actualización (8).

         Antes de comenzar debemos revisar el gráfico de los pasos a realizar para realizar una incoación, dependiendo de la procedencia de la solicitud a incoar.

20200303 Grafico incoación

(descargar el documento desde aquí)

LA BANDEJA DE INCOACIÓN.

01 bandeja incoacion

  1. PROCEDIMIENTO. Número de procedimiento que estamos incoando.
  2. DEPARTAMENTO. Departamento asignado a este procedimiento.
  3. USUARIO. Sin usuario muestras todos los apuntes, de poner un usuario mostrará todos los asientos de registro que tiene asignado el usuario incoador.
  4. ORIGEN. Vacío muestra todos. Se puede elegir el origen concreto de los asientos de registro. Los posible origines:
    SOLICITUD PRESENCIAL (solicitudes presentadas en papel por el interesado o recibidas por ORVE, SIR). Rojo.
    SOLICITUD SEDE GENÉRICA (Presentación por formulario genérico de SEDE). Verde.
    SOLICITUD SEDE ESPECIFICA (presentación por formulario específico en SEDE). Verde.
  5. ESTADO. Situación del proceso de incoación en el que se encuentra.
    0102 Estados incoación* Error Incoación: (Rojo). Apunte que se encuentra con un fallo que no permite su incoación hasta que no se corrija.
    * Reasignado: (Verde). Apunte que fue reenviado a otro procedimiento y departamento al que correspondía.
    * Completar: (Rojo). Apuntes de registro que falta completar los datos necesarios para la incoación automatizada (formularios asistidos, o asignación de expediente asociado). Situación en la que quedan los expedientes de origen PRESENCIAL.
    Preincoar: (Verde) .Expediente listo para realizar la fase final de incoación.
    * Incoar: (Verde). Pendiente de validar como comprobación de los datos. Situación en la que queda los apuntes de origen de SEDE ELECTRÓNICA.
    * Incoado: (Verde). Expediente que ha terminado la fase de incoación y tiene asociado el expediente al que ha creado o ha asociado su actuación.
  6. CLICK NO INCOADOS. Selecciona exclusivamente aquellos que no están en la situación de INCOADOS  o REASIGNADOS y por consiguiente no están finalizados.
  7. Botón BUSCAR. Selecciona aquellos apuntes de registro que cumple con las condiciones de los filtrados indicados, Estado, usuario, origen, evento, número de registro, identificador del solicitante, etc.. (aquellos campos vacíos equivale a todos).
  8. Botón REFRESCAR. Botón que sincroniza los registros entrantes en SANDRA-EVENTOS, con los existentes en la BI.
  9. Botón ASIGNAR INTERESADO. Asigna un DNI de un solicitante al apunte de registro seleccionado con el botón 10.ponerdni
  10. Botón check. Marca o Desmarca los apuntes del registro con los que queremos trabajar.
  11. SITUACIÓN: (Rojo) pendiente de actuar. (Verde) Incoado o listo para incoar.
  12. REFERENCIA DE ORIGEN. Referencia del registro del Evento en el Registro.
  13. USUARIO. usuario que tiene asignado el apunte para su incoación.
  14. ESTADO. Estado en que se encuentre al apunte, según los indicados en el punto 5.
  15. NIF. Del interesado del apunte del Registro.
  16. ORIGEN. Procedencia del traslado, los origines posibles están descritos en el punto cuarto.
  17. FECHA DE PRESENTACIÓN. Fecha de lectura del evento, fecha de trasferencia del apunte de registro a la BI.
  18. INICIACIÓN. Valores posibles Si o No. Nos indica según el tipo de documento elegido si se trata de una solicitud inicial de un procedimiento, o por el contrario de un proceso para anexar documentos a un expediente.
  19. ANEXOS. Nos indica el número de documentos que lleva anexado el apunte del registro.
  20. botón DETALLE DE DOCUMENTOS. Nos llevará al proceso de evaluación y clasificación de documentos que explicaremos más abjo.
  21. botón VISI. Nos lleva a su historial social de expedientes del interesado del apunte de registro.
  22. Botón para ASIGNAR INCOADORES. Permite asignar un usuario a uno a varios apuntes de registro, según hayamos marcado en el punto 10. Tenemos un botón que nos permite buscar entre los trabajadores del imas al incoador a asignar.02 bi asignar incoadores
  23. botón CONTAR REGISTRO. Contar el número de apuntes de registro que tenemos seleccionados.
  24. Desplegable de OPCIONES. Nos despliega los pasos a realizar para incoar dependiendo del estado del expediente. Mas abajo hay un gráfico de los diversos caminos y traza de los pasos de incoación.

20. DETALLE DE DOCUMENTOS.

   Si pulsamos el botón 20, detallaremos los documentos, para disponemos de las siguientes pantallas sobre este formulario.

04 bi Detalle documentos

  1. CÓDIGO DOCUMENTO DEXEL. Código de clasificación del documento en DEXEL.
  2. NOMBRE DOCUMENTO DEXEL. Nombre del documento codificado en DEXEL.
  3. NUMERO DE REGISTRO. Número con el que fue registrado,
  4. CÓDIGO DOCUMENTO PITU. Clasificación de los documentos según PITU, código, descripción y botón de búsqueda.
  5. Botón CHECK DOCUMENTOS CORRECTOS. Check que marca como correctos todos los documentos anexados.
  6. Botón CHECK DOCUMENTO CORRECTO. Check para marcar o desmarcar un documento concreto.
  7. Botón VISUALIZAR DOCUMENTO. Permite abrir el documento anexo para su correcta catalogación.
  8. Botón para MODIFICAR ÓRGANO GESTOR.  permite modificar el órgano gestor de todos los documentos, para adecuarlo al procedimiento en que está.
  9. Botón de REASIGNAR. Cuando revisamos los documentos y determinamos que se trata de un apunte de registro realizado a un procedimiento no adecuado, nos permite.0402 bi detalle reasignar
    (1) Botón para elegir el procedimiento de no saber el código asignado. (2) Botón para elegir el departamento en el caso de que el procedimiento pueda estar asignado a varios departamentos. (3) Motivo de la reasignación es obligatorio. (4) Ejecuta la instrucción de reasignar. Los procedimientos habituales de Reasignación los puede (consultar usted aquí).

    RECUERDE: En ocasiones solo encontramos un único documento que suele ser el justificante de entrega. NO ES CONVENIENTE reasignarlo inmediatamente al procedimiento 3330 de la subdirección concreta, ya que suele ser asientos de registro que posteriormentemente nos llega la documentación en papel. Es conveniente aguantar el apunte del registro al menos dos meses, para asegurarnos que esa documentación no está pendiente de entrega.

  10. OBSERVACIONES. Anotaremos las observaciones que creamos conveniente sobre este apunte de registro.

04 bi detalle tasas

Nos muestra el documento de tasa pagado en el caso de que el procedimiento requiera tasa, además con el botón de lupa podremos ver el documento de la tasa.

04 bi detalle certificados

Muestra el código de certificado, descripción del certificado y check que indica el consentimiento de interesado para las diversas consultas de interoperabilidad definidas para ese procedimiento.

04 bi detalle notificación

Muestra los datos de dirección y notificación recogidos en el Registro. De faltar algunos de ellos, población, provincia. De corregirlos pondremos la marca en el check Dirección Correcta.

04 bi detalle parametros

No muestra diversos datos de la propiedades de la anotación del Registro.

20bis. CLASIFICADO DE LOS DOCUMENTOS.

   La clasificación de los documentos. Cuando entramos por primera vez en el detalle de los documentos de un asiento, este nos muestra de color naranja aquellos documentos que no hemos clasificado.

0402 bi detalle codificar documento

Primero procederemos al visionado del documento para poder clasificarlo, para ello pulsaremos el botón (2). Una vez visualizado el documento procederemos a su clasificado pulsando el botón de documentos PITU (1). Al pulsar nos mostrará una ventana con todos los documentos definidos para ese procedimiento.

0402 bi detalle codificar listas documento

Elegiremos el documento adecuado, procediendo con la clasificación del siguiente.

RECUERDE: En muchas ocasiones los documentos desde SANDRA ya vienen asociados, por lo que no tenemos en color naranja indicándonos que es necesario clasificar el documento. Estos documentos ya clasificados de modo automático, es necesario el visionado del documento, ya que la maquina lo asocia por razones de codificación del documento por no haberlo visualizado. Si el solicitante se equivoca y envía un documento que no es el pedido, el sistema no lo detecta si usted no ha visionado el documento para comprobar su veracidad.

otros artículos que actualizan a este.

   Cómo utilizar las Bandejas 3331 y 3357 del Registro.

Esquema de trazado en Bandejas de Incoación

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